A definição de documento é o conceito básico de contabilidade. Qualquer movimento em contabilidade deve possuir um suporte, o qual está identificado por um número e está arquivado de modo a ser rapidamente consultado.

A maior parte dos documentos poderão ser agrupados em alguns tipos, o que levará a uma tabela de tipos de documentos relativamente reduzida. Para realizar movimentos é imprescindível que exista o respetivo tipo de documento predefinido, pelo que deve estudar quais os tipos de documentos mais utilizados pela sua Empresa, formatando depois este sistema em função dessas conclusões.

Designação
Designação do documento predefinido.

Número
Número sequencial atribuído automaticamente pela aplicação.

Abreviatura
Abreviatura da designação do documento.

Dados do Documento

Na medida em que cada tipo de documento apresenta frequentemente uma classificação contabilística invariável, ou de características muito similares, é possível associar a um tipo de documento, uma grelha de classificação que ajude ao lançamento ou substituição, mesmo em certos casos, da própria digitação das contas e alguns valores.

Cada documento poderá utilizar um fator multiplicativo, o qual permite, na posterior introdução do movimento, o cálculo automático do valor das diversas linhas, sendo apenas necessária a introdução de um valor base.

Exemplo da utilização do fator multiplicativo para o cálculo dos valores a imputar às respetivas contas de um documento com IVA:



Rúbrica
A designação do campo "Rúbrica" é definida nos parâmetros gerais da aplicação PHC CS Desktop e permite ser utilizado como campo de observações ou como número de documento interno.

Conta
Para efetuar uma procura de contas ao SNC, poderá, digitar os primeiros números e no fim colocar o ponto de interrogação (?). Desta forma irá obter as contas do plano cujo número começa por esse conjunto de números digitados.
O utilizador pode optar pela identificação total ou parcial da Conta. Caso opte pela identificação parcial, o restante não identificado, a ser preenchido na altura do lançamento, deve ser substituído nesta ficha pelo caracter "-" (menos).

Exemplo:

12-

em que num lançamento de Bancos, o caracter " - " poderá ser substituído por 1 ou 2 caso se refira à conta:

• 121 Banco 1


• 122 Banco 2

Valor Fixo
De forma a facilitar o posterior lançamento contabilístico, poderá ser atribuído um valor fixo a cada conta do documento predefinido.

Fator Multiplicativo
É o fator que irá ser automaticamente multiplicado pelo valor base introduzido em cada lançamento.

Debita ou credita
Deverá apenas ser validada a opção de débito para as respetivas contas a débito.

Conta de Tesouraria
O campo Conta de Tesouraria é muito importante para os Documentos de Tesouraria, caso possua na aplicação PHC CS Desktop o módulo de Gestão, pois permite indicar que os movimentos devem ser lançados na conta do banco indicado no documento, ignorando dessa forma a conta patente no Documento pré-definido.

Centro Analítico
Corresponde ao centro analítico, anteriormente definido, a selecionar.

Descritivo para Tesouraria
Será a descrição do movimento a realizar na tesouraria.


Adiciona uma conta a movimentar no documento. Esta opção permite a consulta de contas de acordo com a definição das opções de consulta:

Procura contida.
Esta opção permite-lhe listar determinadas contas a partir de algo digitado pelo utilizador num dos campos de pesquisa, sempre que o correspondente campo na listagem contenha esses dados.

Conta
Conta do plano de contas a listar.

Descrição
Nome ou descrição da conta pretendida.

Nº Contribuinte para Mapa Recapitulativo
Nº de contribuinte para o mapa recapitulativo atribuído à conta pretendida.

Conta de I.V.A. se movimentada
Conta de IVA associada à conta pretendida, se esta movimentar IVA, para o lançamento automático do IVA nos movimentos contabilísticos.

Ano
Ano do plano de contas.

Ordenar por
O utilizador tem a possibilidade de visualizar a sua listagem de contas ordenada por "Conta" ou por "Designação".

Contas por página
Permite definir quantas contas o utilizador pretende listar por página.

Deverá, depois de escolher as opções de consulta, clicar em Ver as Contas.



Na listagem apresentada, através do botão Adicionar, é introduzida a conta respetiva na linha do documento predefinido.

Em qualquer momento pode retornar à página anterior clicando no botão .


Adiciona uma linha ao documento. Nesta linha o utilizador poderá introduzir os dados pretendidos no que se refere ao futuro movimento a efetuar.

Em qualquer uma das linhas do documento predefinido, existe sempre a opção "Apagar" , que possibilita apagar a linha respetiva.

Pede um valor para aplicar o fator multiplicativo
Caso tenha optado pela utilização de fator multiplicativo na introdução do documento, esta opção ativa originará, logo que selecione o documento, que lhe seja solicitado o valor base a aplicar, atribuindo automaticamente os valores às respetivas Contas SNC.

Arredonda se utilizar o fator
Serve para arredondar os resultados da multiplicação do valor base pelo fator multiplicativo, a lançar em cada Conta SNC.

No lançamento deste documento não são pedidos os dados para os mapas recapitulativos
Serve para definir se não pede os dados para os mapas recapitulativos. Caso tenha esta opção ativa, não serão registados os dados provenientes deste documento para os mapas recapitulativos.

Ligação à Tesouraria

Está disponível para documentos de tesouraria no Programa Gestão
Permite definir se este documento aparece na lista de documentos disponíveis nos documentos de tesouraria, caso possua na aplicação PHC CS Desktop o módulo de Gestão.

No documento de tesouraria pede ao utilizador os valores por movimento
Permite ao utilizador definir a introdução de valores na tesouraria linha a linha.

Classificação de tesouraria e descrição na tesouraria
Serve para indicar informação sobre a integração na tesouraria. Caso não tenha a descrição do movimento de tesouraria preenchido, os movimentos de tesouraria criados ficam com a descrição do lançamento da contabilidade.
Neste campo aparece o Código de Classificação de Tesouraria, a descrição do respetivo grupo e subgrupo.

É um documento de transferência interna ( i.e. de depósito )
Permite definir o documento como sendo de transferência interna.

Os movimentos introduzidos neste documento lançam automaticamente na tesouraria
Permite definir se os movimentos introduzidos neste documento lançam automaticamente nos movimentos de tesouraria.
Para que esta opção funcione é necessário que as contas tenham configuradas as opções de lançamento na tesouraria