A Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, que aprovou o Orçamento do Estado para 2013, alterou o artigo 119.º do Código do IRS, determinando que as entidades devedoras de rendimentos do trabalho dependente passam a estar obrigadas a entregar mensalmente uma declaração de modelo oficial, referente àqueles rendimentos e respetivas retenções de imposto, de contribuições obrigatórias para regimes de proteção social e subsistemas legais de saúde, bem como de quotizações sindicais relativas ao mês anterior.


1. Entrega
A Declaração mensal de remunerações deve ser submetida no Portal da AT até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que respeitam os rendimentos, as retenções na fonte e as outras deduções.

2. Alterações
A Declaração Mensal de Remunerações - AT considera-se apresentada na data da respetiva submissão, sob condição da correção de eventuais erros no prazo de 30 dias.
Se findo o prazo referido no número anterior não forem corrigidos os erros detetados, a declaração é considerada sem efeito.

3. O que fazer no Software PHC CS Pessoal desktop (versão 2013)
3.1 Actualização do campo NIPC da Segurança Social da Ficha Completa da Empresa.
3.2 Validar na ficha dos Funcionários o campo Zona p/ decl. ret. IRS
3.3 Identificar quais os funcionários Não residentes
3.4 Verificar a configuração dos Códigos para vencimento principalmente para os códigos não sujeitos.
3.5 Como na declaração apenas devem ser incluídos recibos pagos deve no recibo de vencimento dar os recibos como pagos.




O que fazer no Software PHC CS Pessoal desktop (versão 2013)?

1. Configurações necessárias

a) Na ficha completa da empresa é necessário preencher, por estabelecimento, o NIPC da Segurança Social;



b) Na ficha dos funcionários existem também alguns campos a ter em consideração antes de emitir os Recibos de vencimento.

i. Para identificação do Local de obtenção do rendimento (devendo para efeitos desta declaração, considerar-se o Local onde é prestado o trabalho), é necessário preencher, no separador Classificação, o campo "Zona p/ decl. ret. IRS" com uma das seguintes opções:
Continente - C
Açores - C
Madeira - M
Estrangeiro - E



Ainda no que respeita ao Local de obtenção do rendimento, é necessário ter em atenção que aquando da produção da referida declaração, esta informação vai ser lida pelo Software PHC no Recibo de vencimento. Como tal, caso necessite de atualizar esta informação na ficha dos funcionários depois de emitidos os recibos, deverá ter o cuidado de responder afirmativamente à questão colocada pelo Software PHC "Alterou dados que também se encontram nos recibos de funcionário! Quer atualizar os respetivos recibos?"

ii. Tendo em conta que a declaração mensal de remunerações (AT) se destina a declarar os rendimentos do trabalho dependente (categoria A) auferidos por sujeitos passivos residentes no território nacional, é necessário, no caso de funcionários não residentes, ativar a opção "Não residente" no separador de Dados Principais, para que não sejam considerados na respetiva declaração.






c) Na configuração dos Códigos para Vencimentos foi criado um novo campo, que permite classificar os rendimentos não sujeitos a impostos, como seja por exemplo o subsídio de refeição (na parte não sujeita de descontos).
Este campo chama-se "Categoria de Rendimentos não sujeitos" e permite selecionar, de uma lista, o código a aplicar de acordo com a Portaria 6/2013.





Outro exemplo de um código de vencimento com classificação própria para efeitos desta Declaração, é o código de "Remunerações acessórias" que poderá ser utilizado para processamento de remunerações isentas mas sujeitas a englobamento.






2. Processamento

a) São considerados para a Declaração Mensal de Remunerações, os valores dos Recibos de vencimento processados no mês anterior ao da entrega da mesma.
Importa no entanto salientar que deverão ser incluídos na Declaração em causa apenas os rendimentos de trabalho dependente pagos ou colocados à disposição.
Como tal, o Software PHC apenas considera os Recibos de vencimento dados como Pagos.





E como dar um Recibo de vencimento como Pago?

i. Para colmatar o facto de existirem recibos emitidos e pagos aquando da atualização do executável, foi desenvolvido um automatismo, que tem como premissa, os recibos que tiverem sido incluídos numa transferência bancária, são marcados como pagos.

ii. Quando é lançada a transferência bancária e fica registada a mesma no Recibo de Vencimento, é igualmente marcada a opção "pago". Pressupõe-se que se foi incluído numa transferência, está efetivamente pago.

iii. Existem no entanto outras formas de pagar os vencimentos, sem passar por uma transferência bancária. Como tal, foi desenvolvida uma nova opção no ecrã de Mapas habituais que permite dar como "Pagos" os Recibos de vencimento incluídos em determinado filtro.

iv. Os recibos de vencimento são também dados como pagos caso sejam incluídos numa impressão de cheques.





b) Até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que respeitam os rendimentos, a entidade patronal deverá produzir o ficheiro relativo à Declaração mensal de remunerações.
Para esse efeito, no ecrã "Mapas Habituais" separador "Mapas Mensais", passa a estar disponível uma nova opção intitulada "Declaração Mensal de Remunerações AT".



Ao clicar na opção "Listagem" é apresentado um novo ecrã, onde é possível definir o "Mês" e "Ano" (por defeito o mês anterior à data do sistema), assim como outros dados que devem constar na declaração, nomeadamente informação relativa ao tipo de declaração:
- 1.ª Declaração
- Declaração de Substituição
- Declaração apresentada nos termos da alínea d) do n.º1 do art.º 119º do CIRS, assim como a data do facto que determinou a obrigação de declarar ou alterar os rendimentos já declarados.





Ao clicar no botão "Calcular" é apresentado um ecrã com uma grelha editável e onde é possível adicionar, alterar e eliminar registos, com a informação que constará da Relação dos titulares dos rendimentos na Declaração mensal de remunerações.





É importante salientar que poderão existir várias linhas para o mesmo Sujeito passivo tendo em conta que a Declaração mensal de remunerações divide a relação de rendimentos em diferentes categorias (Rendimentos sujeitos, Rendimento isentos sujeitos a englobamento e Rendimentos não sujeitos) com vários códigos para cada categoria.


E como são calculados os valores apurados pelo Software PHC?

Os valores são calculados da seguinte forma:

Valores de retenção:
São tidos em conta os valores de descontos cujo código de vencimento tenha uma das seguintes opções ativas:
- "Este é um código de IRS" (inclui também os descontos da sobretaxa);
- "Este é um código de contribuições obrigatórias" (nestes códigos deve ser especificado se é de Segurança Social relacionar com o NIPC da Segurança Social);
- "Este é um código de Quota Sindical";

Valores sujeitos:
- É o somatório dos valores sujeitos do recibo de Vencimento.

Valores "Isentos mas sujeitos a englobamento":
- São incluídos os valores das remunerações do recibo, cujos códigos de vencimento tenham a opção "Código de remunerações isentas mas sujeitas a englobamento" ativa, e que a opção "os movimentos deste código estão sujeitos a IRS" inativa.

Valores não sujeitos:
- É o diferencial entre o valor total e o sujeito, cujo código de vencimento tenha a opção "categoria de rendimentos não sujeitos" preenchida, e "os movimentos deste código estão sujeitos a IRS" inativa.

(Os valores são depois agrupados pela categoria de rendimentos e pela Zona p/ decl. ret. IRS.)


Após as eventuais alterações efetuadas neste ecrã, ou aceitando os valores calculados pela aplicação, basta clicar na opção "Gravar" para que a aplicação regresse ao ecrã da Declaração mensal de remunerações AT mas já com a opção de "Produzir" o ficheiro a entregar no portal da Autoridade Tributária.





Ao Produzir, a aplicação pede a identificação da diretoria onde o ficheiro será colocado, bem como o nome com que será criado.





3. Validação
A Autoridade Tributária disponibiliza uma aplicação de validação offline e entrega da Declaração mensal de remunerações.
Nessa aplicação é possível importar o ficheiro gerado pelo Software PHC.





Confirmar a informação importada.





Validar o ficheiro para detetar eventuais erros e Submeter a entrega do Ficheiro à AT.





A aplicação permite ainda o cálculo e a produção da Declaração com valores negativos, de acordo com o Oficio Circulado nº 20.173.

Uma funcionalidade que é muito útil para situações em que seja necessário o processamento de remunerações em que seja necessário fazer, por exemplo, acertos para poder declarar faltas dadas por um trabalhador ou ajudas de custo entregues a um trabalhador que não foram descontabilizadas do recibo. Ora atentemos aos seguintes exemplos:

1) Um funcionário dá um determinado número de faltas num determinado período de tempo, no qual não se encontrem contempladas as faltas no recibo do mês anterior, o qual serão então registadas no recibo posterior.





2) Um funcionário incorre de viagens em trabalho em trabalho para o território nacional e para o estrangeiro, no qual não se encontrem contempladas nos respetivos recibos essas mesmas ajudas, o qual serão então registadas no recibo posterior.





De seguida, ao Calcular a Declaração Mensal de Remunerações será possível visualizar os valores a negativo dos acertos processados





Ao Produzir e posteriormente abrir o ficheiro criado na aplicação offline disponibilizado pela AT, será possível observar os valores negativos mostrados quando foi feito o cálculo.





Notas: Caso o utilizador tenha rendimentos do ano positivos e valores de retenção ou descontos negativos, a aplicação offline da DMR dá o seguinte erro: "66J : Campo Rendimentos do Ano não preenchido ou preenchido com valor positivo e pelo menos um dos campos C06, C07, C08 ou C09 preenchido com valor negativo". Desta forma, podemos verificar que a aplicação offline da AT ainda não aceita na totalidade os valores a negativo. Uma vez que a aplicação já está preparada para produzir a DMR com valores negativos, é da responsabilidade do utilizador alterar os valores de negativo para zero.

Para utilizar esta funcionalidade apenas é necessário produzir a Declaração Mensal de Remunerações e a aplicação automaticamente passa a efetuar as seguintes validações:

1) Se existirem recibos de vencimentos com rendimentos e descontos negativos, passa a ser contemplado na Declaração Mensal de Remunerações essas mesmas remunerações, salvaguardando as seguintes exceções:
- Os rendimentos de anos anteriores não podem ser inferiores a zero;
- Quando existem remunerações do tipo A3, A4 ou A5 sujeitos a descontos obrigatórios;
- O total dos descontos obrigatórios da categoria A não pode ser inferior a zero.

2) Se existirem recibos de vencimento com rendimentos e descontos negativos superiores ao somatório dos valores acumulados dos meses anteriores, a aplicação passa a colocar zero na respetiva remuneração\desconto.

Só é possível a inserção de valores negativos na DMR para as situações em que os acertos efetuados aos rendimentos, pagos em meses anteriores do mesmo ano, originam valores negativos no mês em que ocorrem.
Nesta situação (rendimentos negativos) também os eventuais acertos negativos correspondentes às retenções na fonte, às contribuições obrigatórias, às quotizações sindicais e à sobretaxa podem ser preenchidos no respetivo campo com sinal negativo (-).
Na DMR só é possível a inserção de valores negativos nos campos 06, 07, 08 e 09, se o rendimento do ano for negativo.
Os acertos negativos relativos a rendimentos pagos em anos anteriores devem ser declarados através da substituição da declaração ( DMR e declaração do titular-mod.3).

Esta funcionalidade não é suportada pelo SQL 2000.