1ºPasso

Nos parâmetros das Compras, Dossiers Internos, Facturação, Recibos e Pagamentos, devem ser activadas as opções de envio e recepção de documentos via XML.


2ºPasso

Na ficha de cada entidade (Ficheiro de clientes, Ficheiro de Fornecedores, Ficheiro de Contactos e Ficheiro de Entidades) interveniente nestes processos deve ser preenchido o campo do Endereço Electrónico para Documentos, este campo serve para preencher com o endereço para enviar documentos por via electrónica.

Podem-se escolher três métodos de envio:
Mail - Neste caso o endereço deve ser preenchido com o endereço de mail (Envio dos documentos por E-mail como attachment);

Ficheiro - Neste caso o endereço deve ser preenchido com a directoria para exportar os ficheiros (A exportação dos documentos é feita para ficheiros numa determinada directoria);

Web Service - Neste caso deve ser preenchido com o endereço Url do Serviço para onde deve ser enviado o documento (Envio dos documentos para um site que disponibilize a recepção utilizando um Web Service)


3ºPasso

Deve ser criada uma configuração de ficheiro externo para o cabeçalho e outra para as linhas do documento que se pretende enviar ou receber.
Esta configuração deve ser do tipo XML.
A nomenclatura utilizada para esta configuração é a linguagem XSL (Linguagem utilizada para definir elementos de um documento XML).

Deve ser feito o mapeamento entre os campos do documento nas tabelas do software e os elementos do documento XML.

No caminho para o elemento base, deve indicar o caminho para se encontrar o elemento que se repete no documento XML. Por exemplo no caso do cabeçalho de uma Factura o elemento que se repete é: //Invoice
No caso dos detalhes das facturas já é: //Invoice/InvoiceLine

O caminho para cada campo deve ser qualquer coisa como:

InvoiceTax[1]/Taxrate/Amount
(Valor do IVA à 1ª Taxa)

De referir que os nomes de elementos em XML são Case Sensitive, ou seja é diferente escrever um caracter em minúscula ou maiúscula.


4ºPasso

Deve ser criado uma configuração de documento XML para cada documento a ser transferido.


5ºPasso

Deve associar a cada Tipo de Documento Configuração de Documentos de Facturação Configuração de Dossiers Internos Configuração de Códigos de Conta-Corrente e Configuração de Recibos de Conta-Corrente para Clientes o documento XML respectivo, definido como foi explicado acima.


6ºPasso

Para enviar um documento, deve aceder ao respectivo documento e clicar no botão do lado direito que se refere à opção de enviar o documento.
Para receber documentos, deve seleccionar a opção (no menu de opções do ecrã do documento que pretende receber) "Receber Documentos Via XML"

Via ficheiro:
No caso de envio via ficheiro para uma directoria, o ficheiro será criado na directoria com o seguinte nome:

FT00100000004122000.XML

Neste caso trata-se de uma factura (documento nº 1) com o nº 412 e do ano de 2000.

No momento da leitura, serão lidos todos os documentos com a extensão XML que existirem na directoria definida, serão importados e depois renomeados para o nome que tinham com a extensão .LIDO

Via mail:

No momento da leitura serão importados os attachments que contenham documentos XML que se encontrem no Inbox e estejam como Não Lidos.

Nota: No envio e recepção de documentos via XML, relativamente aos campos mapeados, o Cliente/Forncecedor pode ser definido através dos seguintes campos:

Nº de Cliente (Campo NO);
Nº de Cliente e Estabelecimento (Campos NO e ESTAB). A pesquisa por estes campos não se aplica no entanto à importação/exportação de Dossiers Internos de Entidades e de Contactos.
Nº de Contribuinte (Campo NCONT)
Código EAN (EAN); Para utilizadores que possuam o módulo de Documentos Electrónicos Licenciado;

O funcionamento da aplicação relativamente aos campos descriminados é o seguinte:
Se o campo NO estiver preenchido no documento de origem este é utilizado pela aplicação, caso contrário é necessário mapear o campo NCONT.
No que diz respeito ao Estabelecimento, a aplicação faz a procura pelo Nº de Cliente (NO) mais o campo Estabelecimento (ESTAB), ou Nº de Contribuinte (NCONT) e (ESTAB), pelo que, se este último não se encontrar preenchido, a pesquisa é feita à sede.

Considerando agora o campo EAN, num documento que utilize a tabela de clientes como por exemplo, documento de facturação ou dossiers internos, uma vez criado na tabela de clientes é denominado por EANCL, no entanto o comportamento é igual mapeando qualquer um dois.
Assim, se o EAN estiver preenchido, o cliente só poderá ser encontrado por este campo, nunca pode ser encontrado por Nº ou Nª de Contribuinte (NO e NCONT respectivamente).
Se o Estabelecimento vier igualmente preenchido então será utilizado na procura, caso contrário, será procurada a sede.
Para os dossiers internos de Entidades, de Contactos e Fornecedores a regra é a mesma, no entanto os campos são EANEM, EANAG e EANFL respectivamente.
É por fim importante referir que o campo EAN na origem dos dados tem de ser obrigatoriamente do tipo caracter.