A Portaria nº 363/2010 de 23 de Junho, regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de Faturação. A partir de 1 de Janeiro de 2011, as empresas abrangidas por esta portaria terão que possuir programas de faturação certificados.

Para responder a estas necessidades a PHC teve de certificar-se junto da DGCI e adicionou mais alguns campos à aplicação para que possa ter os documentos certificados.

Sendo assim, vou passar a explicar o que terá de fazer para que a aplicação passe a ter os documento certificados.

1º PASSO - Documentos de Faturação
No ecrã de Configuração de Documentos de Faturação deve definir que documentos devem ser certificados e ativar a opção Série de documento a ser assinada digitalmente.

2º PASSO - Documentos de Compras
No ecrã de Códigos de Movimentos de Conta Correntes deve definir que documentos de Autofaturação devem ser certificados e ativar a opção Tipo para SAFT.

3º PASSO - Dossiers Internos
Os Dossiers Internos que sejam suscetíveis de entrega aos clientes, também devem ser assinados digitalmente. Por esse motivo, na Configuração dos mesmos deve ativar a opção Série de documento a ser assinada digitalmente e definir o Tipo para assinatura digital.

4º PASSO - Impressões Definidas do Utilizador (IDUs)
No IDU de todos os documentos certificados deve ser substituído o texto "Documento Processado por Computador" pelo campo Texto com nº de certificação para IDU.
Este campo está disponível no IDU, no ecrã de Campos Disponíveis na página Cabeçalho.
No desenho de IDUs de Documentos de Faturação, Dossier Internos, Recibos c/c e Compras em Autofacturação este campo apenas pode ser colocado no Cabeçalho ou Rodapé das Linhas. No desenho de IDUs dos Recibos de Adiantamento este campo não não pode ser o primeiro nem o último campo obrigatório presente no desenho.
Este campo contém quatro caracteres da assinatura correspondentes às posições 1ª,11ª,21ª e 31ª mais a expressão "Processado por programa certificado nº y".


Nos IDU's de documentos de faturação foram criados dois novos campos com a descrição:
"Texto com nº de certificação para IDU - parte 1" e "Texto com nº de certificação para IDU - parte 2".
Estes campos contêm o texto para certificação dividido em dois textos com o comprimento de quarenta carateres cada um, permitindo desta forma incluir essa informação em idus desenhados para impressoras que permitem quarenta carateres de largura.
Exemplo:
O texto do campo "Texto com o nº de certificação - parte 1" é "Software PHC - 1234-Processado por", em que 1234 são os carateres da assinatura do documento.
O texto do campo "Texto com o nº de certificação - parte 2" é "programa certificado nº 0006/DGCI".

Nota: Se o IDU tiver a opção "IDU POS Simples" ativa aparece "programa certificado n. 0006/DGCI".

Com a publicação do Despacho nº 8632/2014, para além dos campos acima referidos serem obrigatórios no IDU, muitos outros campos passaram a ser obrigatórios. Para saber quais são os campos obrigatório para cada tipo de documento, assim como saber a ligação dos mesmos no PHC Gestão CS, clique aqui. Se pretender saber como se comporta a aplicação nos IDUs certificados, clique aqui

É importante referir que os Documentos de Faturação, Compras (autofaturação) e Dossiers Internos que estejam configurados para assinar digitalmente:
- não permitem anular/eliminar documentos que assinem, mesmo sendo o último documento;
- não permitem alterar campos que entrem para a assinatura mesmo que seja o último documento (campos que alterem o valor do documento e data).
Estas regras também se aplicam à importação de documentos. Os documentos devem ser renumerados.
O número dos documentos apenas devem conter números e devem ser sequenciais.

Quando se grava Documentos de Faturação, Dossiers Internos e Compras que estejam configurados para assinar digitalmente, surge a pergunta "Este documento é assinado digitalmente quando gravar e não poderá ser alterado. Tem a certeza que quer gravar?". Deste modo pretende-se minimizar o número de vezes que terá que anular ou creditar um documento.

As operações de alterar/apagar um documento ficam gravadas no Log de Registos em todas as gamas, mesmo que não tenham o respetivo parâmetro ativo.
Sendo assim, pode consultar o Log de Registos a partir da opção de menu Log de Registos (Alterados/Apagados).

Se tiver PHC ON saiba como fazer o Log de registos apagados aqui.

5ª PASSO: Ficheiro SAF-T (PT)
No ecrã de produção do Ficheiro SAF-T (PT) deve escolher a opção Formato a usar.


Atenção, que a criação de assinaturas digitais não é suportada na Emissão de Rappel a Fornecedores (compras), Emissão Automática de Compras a partir de Gastos do Frota, Imóveis (contratos, recibos de renda e emissão automática de recibos de renda), Ligações com o software PHC, Integração de Dados, Templates e Integração entre sede-loja.