Este módulo tem como objetivo primário a transferência de ficheiros entre distintas bases de dados de forma rápida e automática.
Ele confere rapidez e facilidade na troca dos documentos essenciais de qualquer transação comercial. Numa primeira instância este módulo apresenta um sistema de transferência de ficheiros designado EDI que se baseia na importação de encomendas e integração das mesmas nas suas rotinas de gestão e por outro lado na exportação de faturas pela mesma via. Ou seja, este módulo pressupõe a troca de informação entre os dois agentes de uma relação comercial: Cliente e Fornecedor.
Para este efeito é necessário que o utilizador possua o módulo de Gestão.
O módulo Documentos Eletrónicos disponibiliza dois tipos de documentos distintos, os Dossiers Internos como as Encomendas e Guias de Remessa por exemplo, e os Documentos de Faturação.
A
transferência de documentos via EDI não dispensa o seu posterior envio e respetivo arquivo por parte dos agentes económicos, nomeadamente dos documentos legais como Faturas e Notas de Crédito, etc. Porém permite a troca e inserção automática nos sistemas informáticos dos documentos sobre os quais assentam as transações comerciais tidas entre os dois agentes económicos, agilizando-as e tornando-as mais rápidas e eficientes.
Via EDI é possível transferir:
- Dossiers Internos em formato ASCII, XML livre e XML Padrão;
- Documentos de Faturação em formato ASCII e XML livre.
Como já foi referido os documentos de faturação são abrangidos por estas rotinas de transação. Para que os agentes económicos possam substituir as faturas em papel agilizando assim os seus processos de faturação e reduzindo custos, o módulo Documentos Eletrónicos disponibiliza a emissão e envio de
Documentos de Faturação Eletrónicos que, digitalmente assinados, são rececionados por uma entidade que os arquiva e proporciona a sua posterior consulta.
Este tipo de documentos mantém o seu valor legal e fiscal.
O módulo Documentos Eletrónicos emite os documentos legais em formato XML Padrão e envia-os sob outro sistema de transferência de ficheiros, distinto do EDI.
Outra funcionalidade do módulo de Documentos Eletrónicos é a
Comunicação de Faturas via Webservice à AT. Esta forma de comunicação de faturas é uma das vias possíveis de enviar à AT os dados das faturas emitidas.