Com a adesão ao sistema de Transferência Eletrónica de Dados (TED) foi necessária a sua adaptação no software. Por esta razão, foram adicionados novos componentes para a criação do ficheiro enviado à ADSE, respeitando as novas alterações que entram em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2013.

Os pontos abaixo refletem a nova estrutura:

• No ecrã Ficha Completa da Empresa, no separador "Diversos" está disponível o campo Local de Prescrição (SNS)", que apenas aparece com o módulo Clínica, e que permite registar o código do local onde foi emitida a prescrição.
  Este campo passa a estar espelhado no campo "LOCAL_PRESCRICAO" do ficheiro.


• No ecrã Especialistas, no separador "Dados Principais" está disponível o campo Cód. prescritor (SNS), este permite registar o código do prescritor.


• No ecrã Marcações do Clínica, no separador "Atos Médicos" foi adicionada à grelha a coluna "Nº da requisição (SNS)". Esta coluna é de preenchimento manual e obrigatório, e permite preencher o número de requisição.
  Este campo passa a estar espelhado no campo NUMREQUISICAO do ficheiro.

No mesmo ecrã, no separador "ADSE" constam três campos com as seguintes funções:

• O campo Rejeitado pela ADSE fica selecionado quando a ADSE rejeita o ficheiro por algum motivo. No campo de texto abaixo passam a constar os motivos de rejeição e respetivas datas de validação do ficheiro;


• O campo Local de Prescrição é preenchido de forma automática quando o campo Local de Prescrição (SNS) já se encontra preenchido na Ficha Completa da Empresa (estabelecimento=0). Caso seja duplicada uma marcação, o valor deste campo é atualizado;


• O campo Cód. Prescritor é preenchido de forma automática com o código prescritor do especialista, caso o código a utilizar seja o do médico do SNS, poderá alterá-lo. No entanto, sempre que o prescritor não é o especialista o utilizador deve alterar na marcação o campo Cód. Prescritor (SNS), de forma a que, ao gerar o ficheiro para a ADSE, o campo NIF do médico responsável vá vazio. O campo NIF do técnico responsável continua a ser preenchido com o NIF do especialista, pois é, efetivamente, quem executa a marcação.

No ecrã "Documentos de Faturação", nas opções diversas, o botão Exportar Ficheiro para ADSE passa a gerar o ficheiro, tendo em conta todas as alterações que entram em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2013.

A opção Exportar Ficheiro para ADSE produz um Ficheiro TXT que espelha a Fatura a enviar à ADSE de acordo com a estrutura definida pela própria ADSE.

Para isso o utilizador terá que escolher a fatura dos atos médicos e indicar o diretório para onde quer gravar o ficheiro.
Esta fatura mensal efetuada à ADSE, não deve conter quaisquer dados adicionais, relacionados com as marcações, como por exemplo, nome dos pacientes, nº da marcação, etc...

Depois tem que indicar o nome do ficheiro a criar - por defeito é indicado um nome que seja válido para a ADSE, ano e mês da fatura + código da entidade (9 carateres) + o número de ordem do ficheiro dentro da fatura daquele mês (01,02...), isto porque num mês a Entidade poderá ter necessidade de enviar mais do que um ficheiro (regra imposta no Layout do Ficheiro) - controlo efetuado pelo utilizador.

Durante o processo de exportação são validadas algumas anomalias fáceis de detetar e que poderão ser causadoras de rejeição do ficheiro por parte da ADSE. Avisando o utilizador que poderá assim previamente, proceder à sua correção:

• Números de beneficiário incorretos;


• Sigla do serviço processador de beneficiários sem estar preenchida - Campo novo na ficha do paciente na página "Dados" com a designação "Sigla".


• Referências/Atos Médicos inválidos - tipo numérico;


• Faturas com mais de 9999 documentos - entende-se por Documento, todos os Atos Médicos de um Beneficiário independentemente do número de Marcações - Portanto, faturas com mais de 9999 beneficiários.

Em caso de o erro se referir ao último ponto, o utilizador deve gerar uma nova, restringindo o número de beneficiários incluídos, criando tantas faturas quantas as necessárias. Por isso, o controlo do nome do ficheiro a criar ser da responsabilidade do utilizador.

Nota:

• No ficheiro exportado o campo relativo ao NIB tem sempre 21 posições, independentemente se o campo N.I.B. na Ficha Completa da Empresa está ou não preenchido.


• A exportação apresenta os valores, nas linhas e no total, com o IVA já incluído. Caso as linhas da fatura não contenham no seu valor IVA, o valor total exportado (o total do documento) poderá não coincidir com a soma das linhas (devido aos arredondamentos da inclusão do IVA, linha a linha, no ficheiro exportado).
  
• Nesse caso a aplicação da ADSE ao efetuar a importação do ficheiro informa o utilizador e faz o respetivo acerto do total.

Para além do ficheiro TXT é criado também um ZIP, que será o ficheiro que a entidade terá de enviar, através do site preparado para o efeito.

• No ecrã de Documentos de Faturação, nas opções diversas, o botão "Exportar Ficheiro para ADSE" passa a gerar o ficheiro, tendo em conta todas as alterações que entram em vigor a partir do dia 1 de Janeiro de 2013.

O ecrã Faturação ainda tem a opção que permite Validar ficheiro de retorno da ADSE.
Depois de enviar o ficheiro para a ADSE, esta opção efetua as respetivas validações, devolvendo um outro com a mesma estrutura do enviado pela Entidade, mas indicando quais as anomalias encontradas, para que esta proceda às respetivas correções. Para isso o utilizador tem de selecionar o ficheiro de retorno enviado pela ADSE.
A opção ao ler o ficheiro identifica qual o Documento de Faturação que foi validado e coloca-o no ecrã. Ou seja, o utilizador não necessita de saber qual o documento de faturação validado pelo ficheiro retornado.

No fim, se existirem, serão mostradas as anomalias reportadas pela ADSE se existirem.
Anomalias que podem existir:

• Anomalias no Header / Footer provoca a rejeição total do ficheiro - é necessário efetuar as respetivas correções e enviar novamente o ficheiro para validação.


• A anomalia no Detalhe (Ato Médico) provoca a rejeição do documento que contém esse Ato Médico.


• A respetiva marcação é atualizada com o porquê da anomalia, para isso foram criados 2 campos nas marcações existentes no ecrã numa nova pasta chamada "ADSE" para que o utilizador futuramente proceda à respetiva correção.

Nota:

• Quando é efetuada a exportação de ficheiro para a ADSE, a aplicação verifica se na marcação existe o Cód. Prescritor (SNS), caso exista utiliza esse no ficheiro ADSE, se não a aplicação utiliza o código de prescritor do especialista.
  
• Esta exportação apresentará os valores, nas linhas e no total, com o IVA já incluído. Caso as linhas da fatura não contenham no seu valor IVA, o valor total exportado (o total do documento) poderá não coincidir com a soma das linhas (devido aos arredondamentos da inclusão do IVA, linha a linha, no ficheiro exportado).
  Nesse caso a aplicação da ADSE ao efetuar a importação do ficheiro informa o utilizador e faz o respetivo acerto do total.