É neste ecrã que se define qual o anexo a associar ao registo e qual a forma de ligação.

Existem três formas de ligação dos anexos com os registos:

• Gravar o ficheiro dentro da tabela

Quando se escolhe esta opção, o ficheiro fica guardado na base de dados e, como tal, acessível a todos os utilizadores.


• Gravar o ficheiro na Cloud (Dropbox)

Selecionando esta opção, o ficheiro será guardado no Dropbox, na pasta indicada no respetivo parâmetro

Em relação a qualquer destas duas opções, pode-se optar por apagar o ficheiro na origem depois de ter sido gravado e, em caso afirmativo, ainda é possível optar por enviá-lo para a Reciclagem do computador.
Para além disso, pode-se optar por gravar o ficheiro compactado: esta opção compacta o ficheiro e grava-o no formato .zip, de modo a ocupar menos espaço na base de dados. Na manipulação do anexo este é descompactado para o seu formato original antes de ser utilizado. Para o utilizador é sempre visível o formato original do ficheiro.

Existe também a possibilidade de restringir as opções a apenas uma destas., mediante ativação de um parâmetro. Se assim for, o utilizador não terá a hipótese de escolher na altura de gravar o anexo e este será gravado no destino predefinido.


• Criar apenas uma ligação na tabela para o ficheiro na origem

Com esta opção o ficheiro não é gravado na base de dados e só é feita uma ligação para a localização do ficheiro. Esta opção é preferível em instalações monoposto.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação, de forma a aumentar a capacidade do seu arquivo digital, carregando aqui.


Para indicar qual o ficheiro a anexar deve clicar no botão e será aberta uma janela onde escolherá o ficheiro pretendido.

A opção permite-lhe iniciar a digitalização do documento que será anexado.

Também é possível criar um anexo a partir de outro anexo existente na tabela devendo-se para isso clicar no botão . Este abre o ecrã de Gestão Documental que mostra os vários anexos existentes, o que permite que um mesmo anexo esteja associado a várias pastas e tabelas.

Se possuir PHC ON saiba mais sobre o Monitor "Gestão Documental", carregando aqui.

Notas

• Antes de utilizar a opção do scanner deve, no botão , configurar o scanner a utilizar:
  Aqui deve ser escolhido:
  o Formato de ficheiro criado para mono página (quando se pretende digitalizar apenas uma folha) onde as opções disponíveis são: PDF, TIF, BMP, JPG, PNG e GIF
  
  e o Formato de ficheiro criado para multi página (quando se pretende digitalizar um documento com mais de uma folha) onde as opções disponíveis são PDF e TIF.
  
  No botão aparece uma lista com os scanners instalados para que possa escolher qual o scanner a utilizar.
  
  Quando escolher a opção para usar um Scanner, o software pergunta se pretende mono folha ou multi folha e de seguida abre o ecrã do próprio scanner para que execute a digitalização.
  Após a digitalização do documento é criado um ficheiro na diretoria temporária com o nome do ficheiro começando por: scan_phc_. Esse ficheiro poderá então ser adicionado ao Documentos desktop.



• Os cliques que ficam por defeito após utilizar esta opção são para apagar o ficheiro na diretoria - deve ter pois atenção antes de clicar na opção OK.