A Contabilidade de Gabinete tem como principal vantagem, ajudar a interacção entre o Gabinete de Contabilidade e o cliente.Esta funcionalidade está directamente ligada às empresas que efectuam a contabilidade de várias outras empresas. O gabinete de contabilidade deverá possuir a aplicação PHC de contabilidade. Nessa aplicação PHC de Contabilidade, vai tratar a contabilidade de um seu Cliente que tem, por exemplo, uma aplicação PHC Gestão.Todos os meses, o cliente envia um backup da base de dados do PHC Gestão para o gabinete de contabilidade. O Gabinete de contabilidade, integra os documentos provenientes dessa base de dados para a base de dados que possui, referente à contabilidade desse cliente.Para este cenário funcionar correctamente, o gabinete de contabilidade configura na sua base de dados o seguinte:
CSNC de Vendas;CSNC de Compras;CSNC de Movimentos de Stocks;Documentos Predefinidos;Plano de Contas.Depois deve enviar estas tabelas para o seu cliente de modo a que ele possa:
Classificar os seus artigos com os CSNCS disponibilizados;Classificar os seus clientes, fornecedores e artigos com as contas contabilísticas do plano de contas enviado;Lançar documentos de tesouraria usando os documentos Predefinidos enviados.A opção de Documentos de Tesouraria apenas aparece para utilizadores que possuam o Módulo Gestão.
Nota: Caso não existam documentos Predefinidos, na abertura do ecrã de documentos de tesouraria, a aplicação sugere a importação dos documentos Predefinidos usando para tal o ecrã de importação de tabelas de gabinete. Esta rotina obedece a regras de validação de falta de registos de documentos Predefinidos.
ClienteO cliente deve possuir um dos seguintes módulos: Gestão, ou, se possuir a gama Corporate, Clientes ou Terceiros.Nos parâmetros gerais deverá activar o
parâmetro Contabilidade de Gabinete: Ativar ligação (tem que reiniciar a aplicação!). Desta forma fica disponível na aplicação a funcionalidade
Importar Tabelas de Gabinete.
Importar Tabelas de GabineteEsta opção permite importar os Planos de Contas, Diários, Centros Analíticos, Códigos CSNC e documentos Predefinidos das tabelas de fornecedores, clientes, stocks e tesouraria, conforme se pode visualizar na imagem:
Caso tenha seleccionado apenas uma tabela a importar, é sugerido o local do ficheiro importado, com formato ZIP, que pode conter uma ou várias tabelas, dependendo das tabelas seleccionadas, como mostra a imagem anterior; Caso tenha seleccionado duas ou mais tabelas, na importação é sugerido o local do ficheiro ZIP único, com a informação das várias tabelas.
Nota: Os registos já existentes na base de dados de clientes de qualquer uma das opções a importar são automaticamente apagados após a importação.
Gabinete de ContabilidadeO Gabinete de Contabilidade deve possuir pelo menos o Módulo de Contabilidade. Ao entrar na aplicação fica disponível a seguinte funcionalidade:
Exportar tabelas de gabineteNo ecrã de exportação encontram-se disponíveis vistos para marcar/desmarcar as cinco tabelas de gabinete a exportar, permitindo ainda definir se é uma exportação incondicional ou para determinado ano.
Quando está marcada apenas uma tabela, a exportação cria um ficheiro ZIP com a informação necessária. Quando estão marcadas duas ou mais tabelas, a exportação cria um ficheiro ZIP único com toda a informação necessária.
Nota: O Gabinete de Contabilidade deve criar os Centros Analíticos, com Descrições no máximo até 20 caracteres, de forma ao Cliente poder importar os mesmos no Gestão.
Nota: O Gabinete de Contabilidade, quando recebe o backup da base de dados do cliente, efectuará a integração dos documentos através da opção de
ligação a dados externos. O campo contabilizado da base de dados do cliente não é actualizado, pois trata-se de um backup, quando voltar a receber um novo backup deverá escolher a data imediatamente posterior à data da anterior integração. O controlo dos documentos, que já foram integrados ou que não foram integrados, é da responsabilidade do Gabinete de Contabilidade, devendo ter em atenção para não integrar documentos repetidos.