Campos Obrigatórios (1) Quais os campos obrigatórios que devem ser inseridos no desenho de um formulário? Os campos obrigatórios variam consoante o tipo de documento: Faturas, Notas de Crédito, Recibos, Guias de Transporte, etc. De forma a verificar quais os campos obrigatórios para cada tipo de documento, assim como saber a ligação dos mesmos no PHC Gestão CS, ao desenhar um IDU veja a tabela de campos obrigatórios, clicando aqui. Também no desenho dos IDUS, ao chamar os ecrãs de introdução de campos serão apresentados os campos obrigatórios, para tal basta ativar a opção "Ver apenas os campos obrigatórios em falta no desenho", em cada separador. Nota Importante: Caso já possua campos obrigatórios no desenho dos IDUS deve apagar os mesmos e voltar a inseri-los visto que foram alteradas as expressões e a aplicação não irá reconhecer os campos já existentes no desenho.

(2) Ao entrar no desenho do formulário, a aplicação está sempre a dar um erro que obriga a taxa de IVA nas linhas do documento. Qual o suporte legal que me obriga a isso? A inserção das taxas de IVA dos produtos/serviços nas linhas encontra-se estipulada na alínea b) do nº 5º do Artigo 36º do CIVA.

(3) Vou ter de imprimir todas as indicações de IVA para todas as taxas de IVA quando o utilizador só usa a taxa normal? Os campos de IVA para o rodapé do IDU, com exceção dos relativos à tabela 2, são obrigatórios apenas mediante condição. Isso significa que necessita de colocar no IDU apenas os campos referentes à Tabela 2 e eventualmente a utilizada para a taxa normal se não for a 2. Nota: É obrigatória a tabela 2 porque é a tabela aplicada pelo PHC por defeito.

(4) No que diz respeito às taxas de IVA e bases de incidência, é obrigatório constar todas as possíveis no IDU ou apenas colocar as usadas no documento em questão? Exemplo, se utilizo apenas uma taxa, na impressão vai aparecer apenas uma taxa e não as nove. Não é obrigatório constarem as 9 taxas de IVA no IDU, no entanto, deverá sempre existir pelo menos uma taxa disponível no desenho do IDU. Vejamos os seguintes cenários: Cenário 1: O IDU tem as nove taxas de IVA - é possível imprimir qualquer documento pois no desenho do IDU existe(m) a(s) taxa(s) de IVA que o documento utiliza; Cenário 2: O IDU apenas tem uma taxa de IVA - se o utilizador tentar imprimir um documento que utilize uma taxa de IVA diferente daquela que consta no desenho do IDU, não irá conseguir imprimir pois a taxa de IVA que está no desenho do IDU é diferente da taxa de IVA utilizada no documento.

(5) Como é que o software deteta quais as taxas de IVA que têm de ser identificadas no rodapé dos documentos de faturação? São todas as que existem na tabela de taxas de IVA? Como é validada o uso ou não das taxas de IVA? Para as bases de incidências e taxa é possível deixar apenas 2 (0% e 23%), visto que são as utilizadas pelo cliente ou vão ter de estar todas disponíveis até à tabela 6? A aplicação verifica quais as taxas utilizadas no documento e são apenas essas que obriga a que existam no IDU (para além da tabela 2, que deve sempre fazer parte do desenho do IDU)

(6) Se o cliente usa só as tabelas de iva 4 5 6 7 8 9 para documentos de compra, temos de colocar estas tabelas nos documentos de faturação? A validação é efetuada por tabela, isso significa que os campos necessários para impressão de uma compra podem diferir dos campos necessários para impressão de uma venda. Se a venda não utiliza tantas taxas de IVA, não necessita de as colocar no IDU utilizado nas vendas.

(7) Para efeito da determinação das taxas de IVA que têm de ser apresentadas nas impressões, como é que na tabela de taxas de IVA se distingue o registo da taxa 0% dos que não têm qualquer taxa associada? A taxa de iva nas linhas não deve imprimir quando é texto livre. Vai ter imprimir quando? Efetivamente não deve. Se não tem quantidade nem preço não imprime a taxa de iva.

(8) É muito habitual o imprime quando na coluna do IVA para que não se repita nas linhas onde não há valor, documentado na enciclopédia. Isso deixará de funcionar, certo, qual a alternativa? Se o imprime quando vai deixar de funcionar nos campos obrigatórios, nos campos de taxa de iva quando o cliente escrevia texto nas linhas usávamos o imprime quando, como podemos fazer agora sem o imprime quando? Como posso fazer agora em relação à impressão das taxas de iva nas linhas só com designação? É possível imprimir apenas a designação sem a taxa de iva, desde que não tenha quantidade nem preço na linha.

(9) Quanto à situação do imprimir quando. No caso de termos diferentes taxas de iva disponíveis, conseguimos imprimir apenas as que têm valor? Isso não é possível. Terão que constar e ser impressas as várias taxas utilizadas pela empresa enquanto dados de totais.

(10) As folhas de obra em DI terão de obedecer a estas regras? Sim, de acordo com o Despacho n.º 8632/2014, os documentos do tipo Folha de Obra devem estar configurados com o tipo para SAFT "GT". E passam a ter que cumprir todos os requisitos legais dos documentos com eficácia externa.

(11) Os Dossiers não certificados também obrigam a requisitos no desenho de impressão? Os documentos que não estão configurados para ir para SAFT não obrigam aos requisitos de impressão. Apenas o campo do texto da certificação é obrigatório.

(12) As obrigatoriedades relativas aos dossiers internos apenas vão refletir nos fiscais? Ou seja, numa proposta, por exemplo, não irá requerer campos obrigatórios. Os documentos que não estão configurados para ir para SAFT não obrigam aos requisitos de impressão. Mas um documento que é entregue ao cliente final para conferência de mercadoria deve estar configurado para ir para SAFT, como por exemplo uma Folha de Obra. Se o mesmo for entregue ao cliente tem de ser um documento do tipo DC ou GT para ir para SAFT, obrigando a estas validações.

(13) Para documentos internos (sem eficácia externa) também há que obedecer a estas regras? Não, as obrigatoriedades são apenas para documentos que estão configurados para ir para SAFT, ou seja, documentos de relevância fiscal, transporte ou conferência.

(14) Quais os Dossiers Internos que são abrangidos? Apenas os dossiers que estão configurados para ir para o SAFT.

(15) Há imensos Dossiers Internos que são de eficácia interna e mesmo assim temos de colocar todos os campos, certo? Não. Os documentos que não estão configurados para ir para SAFT não obrigam aos requisitos de impressão. Mas um documento que é entregue ao cliente final deve estar configurado para ir para SAFT, no caso da proposta, se o mesmo for entregue ao cliente tem de ser um documento do tipo DC para ir para SAFT, obrigando a estas validações.

(16) Como é que a aplicação controla os IDUs de Dossiers Internos que não vão para os Clientes e que não devam ter estas regras? Nos documentos sem eficácia externa, o único campo obrigatório é o "Texto com nº de certificação para IDU". Os restantes campos são obrigatórios apenas nos IDUs dos documentos que com tipo para SAFT definido. Fica apenas uma chamada de atenção, se o IDU está disponível também nos outros tipos de dossiers, então tem que cumprir todas as regras dos IDUs com eficácia externa pois poderá vir a ser utilizado na impressão de um dossier com eficácia externa.

(17) Os dados da empresa obrigatórios podem ser colocados no rodapé? Os campos/dados da empresa são obrigatórios no cabeçalho? Na maioria dos nossos clientes, colocamos os dados da empresa no rodapé, tudo numa só linha, através de código TSQL. A nova versão vai permitir ou vai dar esses campos como estando em falta? ex.: 'Nº contribuinte' + e1.ncont + 'etc' Os dados da empresa podem ser colocados em qualquer área do desenho, inclusive no rodapé. Relativamente à possibilidade de ficarem numa única linha, depende apenas da forma como são posicionados, pois embora não possam ser resultado de código TSQL, podem ser colocados em sequência, com o resultado que apresentamos.

(18) É possível concatenar os campos obrigatórios, ou seja posso colocar os campos obrigatórios dentro de um terceiro campo de forma a não ter espaços não necessários na impressão? Os campos obrigatórios não podem ser concatenados num único mas podem ser dispostos de forma a obter um resultado semelhante ao apresentado acima.

(19) Quanto tempo temos para alterar as impressões dos clientes? O período disponível para atualização de IDUs é de 40 dias de calendário (dias seguidos) a partir do momento em que fizer o upgrade. Poderá no entanto tirar partido da versão 16 Beta que pode utilizar com a ficha técnica e começar já a tratar os IDUs mais importantes dos clientes.

(20) Nas guias de remessa configuradas nos documentos de faturação também é obrigatório o campo total do documento? As Guias de Remessa são documentos assinados pelo que de acordo com o ponto 2.2.11, os apuramentos globais quando existam devem ser impressos apenas na última página. Mas apenas quando existem.

(21) O executável da versão beta vai sendo atualizado? As atualizações seguirão o percurso normal. Se semanalmente existirem alterações, serão atualizados os executáveis no FTP.

(22) Conforme identificado no vídeo, agora existe o campo do identificador do documento na AT, e estando o número interno do documento e número do documento como obrigatórios/opcionais. Conforme descrito não poderemos ter código X-Base/T-sql nos campos obrigatórios. Esses campos sendo obrigatórios/opcionais também não poderão ter código agregado? Efetivamente nenhum deles pode ter código agregado pois poderão ser utilizados em substituição do campo "Identificação do documento registado na AT".

(23) Isto também se aplica aos executáveis que não são nacionais? Estou em Cabo Verde, no entanto estive presente para ter conhecimento das novas regras, e como utilizamos os executáveis de África com a versão 16 não vamos ter estas obrigações, correto? Uma vez que o Despacho é um diploma português, as regras aplicam-se apenas ao executável para Portugal.

(24) O campo de disponibilidade efetiva é um campo novo? Como irá ser preenchido esse campo por defeito? Como se comporta a aplicação quando a data efetiva da entrega dos bens se refere a várias guias? O que imprimirá? Este campo é preenchido por defeito com a data da fatura. No entanto, a data que preenche o campo "Data Efetiva de Entrega" corresponde à data mais antiga aquando da incorporação de mais do que uma Guia de Remessa nas linhas do documento de faturação. Encontra-se na página do Despacho 8632/2014, na Comunidade PHC, um pequeno filme sobre esta funcionalidade.

(25) Não percebi bem a questão referente ao dizer - "Os artigos ou serviços foram disponibilizados nesta data" - que data tem de ser colocada? Tem que ser colocada a data efetiva de entrega, que deve ser preenchida no documento conforme resposta acima, para tal deve ser inserido o campo respeitante à data efetiva de entrega dos bens no IDU.

(26) Há especificidades também relativamente às consultas de mesa? As consultas de mesa estão sujeitas às mesmas regras dos restantes documentos com eficácia externa, conforme ponto 1.1 do Despacho 8632/2014, contudo, existem campo que não são obrigatórios para este tipo de documento tal como a data efetiva, nome do cliente, morada, etc visto ser um documento de consulta tal como o próprio nome indica.

(27) Clientes que não façam a atualização e se mantenham na versão15 o webservice da PHC vai permitir manter os IDUs atuais? Ou qualquer alerta? Os utilizadores com a versão 15 poderão manter os IDUs atuais mas essa versão deixará de ser certificada a partir do lançamento da versão 16, passando essa a ser a versão certificada do PHC CS.

(28) Se existirem vários artigos com vários motivos de isenção sou obrigado a mostrar o motivo de isenção nas linhas nos documentos de faturação? Sim, daí que o campo exista nas linhas.

(29) Podemos alterar um IDU do Cliente na versão beta e importar posteriormente na versão 15, de modo a ficar já preparado para a versão 16? Sim, pode mas não aconselhamos a que fique em utilização na versão 15 pois os campos que não existentes, como "transporte", "a transportar" ou "data efetiva de entrega" vão apresentar a mesagem de "erro".

(30) Como podemos escrever o nome do documento nos IDUs em língua estrangeira, uma vez que se trata de um campo obrigatório? Poderão existir várias sugestões, mas a mais imediata é incluir no IDU um campo livre com o nome do documento na língua do cliente, que será impresso caso o cliente seja estrangeiro. Nesse caso será impresso o nome do documento em português e na língua do cliente o que devidamente enquadrado não se apresenta como um problema visual.

(31) Podemos imprimir ano/nº do documento ou nº série/nº do documento? Pode incluir na impressão o campo Nº interno da série/Nº do documento, pois são campos obrigatórios na condição de serem utilizados em conjunto.

(32) O número de página não pode ficar no rodapé? Este campo em conjunto com o campo "Total de páginas" ou o campo "Página X de Y" deverão ser colocados no Cabeçalho das linhas, Rodapé das linhas ou Cabeçalho da página, garantindo sempre que seja incluído numa área que será impressa.

(33) Impressões PDF programadas, ele valida os campos? Sim, os campos obrigatórios são validados el qualquer tipo de impressão

(34) Nos campos quantidade e preço unitário é possível ter expressões X-Base ou Transact SQL? Não pode ter expressões nestes campos por serem campos obrigatórios.

(35) O campo "Hora de Emissão" tem obrigatoriamente que estar presente nos IDUs? Sim, esta obrigatoriedade existe mas apenas se aplica, em Portugal, aos "Documentos de Conferência", isto é documentos com os seguintes tipos para SAF-T: Crédito de consignação, Consulta de mesa, Pro forma, Fatura de Consignação, Folhas de Obra, Nota de Encomenda, Outro, Orçamentos. Esta questão foi originada pelo Decreto-Lei 28/2019.