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Impressão de Documentos

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(53) Tenho de alterar o meu IDU para poder imprimir um documento mas não sei como o fazer. Como posso aceder ao desenho do formulário de impressão?
O acesso ao desenho do formulário pode ser efetuado através das "Opções Diversas" existente no menu dos ecrãs ou como alternativa, caso tenha um documento registado e ativo no ecrã, clicar com o botão do lado direito do rato no botão "Imprimir".
Se estiver no registo de um documento, ao clicar no botão "Imprimir", caso o desenho do IDU não cumpra os requisitos obrigatórios, a aplicação irá apresentar a seguinte mensagem, pelo que deve apenas clicar em "Sim" para editar o desenho do relatório.







(54) O que deve fazer para que os meus formulários cumpram com o estipulado no ponto 2.2.11 do Despacho?
O ponto 2.2.11 do despacho n.º 8632/2014 diz-nos o seguinte:
Os documentos referidos no ponto 1, quando na sua impressão resultar mais do que uma página, devem exibir em todas elas, a designação do tipo de documento, a respetiva numeração de acordo com o ponto 2.2.4., os valores acumulados (transportados e a transportar), o respetivo n.º de página e o n.º total de páginas.
Os apuramentos globais de base tributável, apuramento de impostos e total do documento, quando existirem, devem constar exclusivamente na última página.

Se nos desenhos dos IDUS, os campos respeitantes ao tipo e número do documento se encontrarem posicionados no cabeçalho da página, esses mesmos campos devem ser posicionados agora no cabeçalho das linhas.
Deve ainda existir no documento o número da página, assim como o total das mesmas.
O campo referente ao valor a transportar e de transporte passa a ser obrigatório, não sendo possível efetuar a impressão do documento caso este campo não exista no desenho do formulário.
Neste ponto aconselhamos a passar todos os campos existentes no cabeçalho da página para o cabeçalho das linhas, para que toda a informação do documento seja impressa em todas as páginas (quando existiram mais do que uma página no documento).





(55) Efetuei a atualização da versão para a V16 e necessito de imprimir uma fatura com urgência, mas os IDUS existentes na minha base de dados precisam de ser corrigidos e estão a dar muitos erros. Como posso inserir na minha base de dados um IDU pronto a ser usado.
A PHC disponibiliza no FTP para parceiros IDUS prontos a serem usados.
Para tal basta aceder ao link e transferir o IDU que mais se adapte às necessidades. Aqui irá encontrar para além do ficheiro do IDU que deve ser importado na base de dados, uma visualização do mesmo em formato PDF.





(56) Como é que posso importar os IDUs que a PHC disponibiliza?
Para importar o IDU deve aceder ao desenho de impressão e no menu "Sistema", "Importar", escolher o ficheiro disponibilizado no FTP da PHC e clicar em "Importar"





(57) Consigo imprimir um documento certificado mesmo que o IDU não esteja de acordo com o Despacho 8632/2014?
Sim mas apenas durante os 40 dias seguintes à atualização para a versão 16.
Após este prazo, todos os documentos certificados devem possuir os campos obrigatórios na impressão do documento, pelo que, apenas é possível a impressão desses mesmos campos se se encontrarem no formulário.
Neste caso o utilizador pode apenas prever o IDU no desenho do mesmo. Nesta previsão estará sempre uma marca de água com a seguinte mensagem:
"Esta previsão não é valida para impressão e como tal não serve de fatura".





(58) Quero imprimir os totais do documento em todas as páginas da minha fatura, como posso fazer?
De acordo com o ponto 2.2.11 do Despacho 8632/2014 não é permitido a impressão dos totais dos documentos em todas as páginas, quando esse mesmo documento possuir mais do que uma página.
2.2.11 - Os documentos referidos no ponto 1, quando na sua impressão resultar mais do que uma página, devem exibir em todas elas a designação do tipo de documento, a respetiva numeração de acordo com o ponto 2.2.4., os valores acumulados (transportados e a transportar), o respetivo n.º de página e o n.º total de páginas. Os apuramentos globais de base tributável, apuramento de impostos e total do documento, quando existirem, devem constar exclusivamente na última página.





(59) Posso continuar a utilizar o papel pré impresso com os dados da minha empresa e o logótipo?

O n.º 14 do artigo 36.º do CIVA determina que, a partir de 1 de janeiro de 2013, "nas faturas processadas através de sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias, incluindo o nome, a firma ou a denominação social e o número de identificação fiscal do sujeito passivo adquirente, devem ser inseridas pelo respetivo programa ou equipamento informático de faturação.
Sobre o assunto, foi emitido o ofício-circulado n.º 30136/2012, de 2012-11-19, o qual veio clarificar o sentido das alterações às regras de faturação.
O Ofício-Circulado refere, no seu ponto 7, que as faturas devem ser processadas por sistemas informáticos ou ser pré-impressos em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças, de acordo com as regras previstas no artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90 e que, quando sejam processadas por sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias devem ser inseridas pelo respetivo programa informático de faturação, de harmonia com o disposto no n.º 14 aditado ao artigo 36.º do Código.
A lei exige que todos os elementos mencionados no n.º 5 do artigo 36.º do CIVA tenham de ser inseridos pelo sistema informático, quando os sujeitos passivos estejam obrigados a utilizar programas informáticos de faturação ou quando optem por o fazer.

No entanto, e sem prejuízo do cumprimento da citada norma, esta não impede a utilização pelos sujeitos passivos de papel pré-impresso onde conste, nomeadamente, o respetivo logótipo ou outros elementos distintivos da empresa, ainda que deles conste algumas das menções obrigatórias, as quais são, de qualquer modo, inseridas pelo sistema informático.





(60) No módulo PHC Suporte CS temos a possibilidade de imprimir um relatório de intervenção como prestação de serviços. Deverá ser este assinado?
Como devemos proceder? A PHC vai ter a possibilidade de assinar as intervenções?

O Ponto 1.1 do Despacho 8632/2014 de 3 de Julho diz o seguinte:
1 - Criação dos documentos emitidos pelos programas de faturação
1.1 - Os programas informáticos de faturação devem assinar quaisquer documentos emitidos com eficácia externa, com exceção dos recibos, nos termos dos artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, nomeadamente:
  • As faturas e documentos retificativos;

  • As Guias de Transporte, Guias de Remessa e quaisquer outros documentos que constituam documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho;

  • Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente, as designadas consultas de mesa.

  • Assim e perante o exposto, o relatório referido não deve ser utilizado para apresentação/entrega ao cliente, devendo o mesmo ser um documento exclusivamente interno.
    Para entrega ao cliente deve ser emitido, por exemplo, uma folha de obra, configurada nos Dossiers Internos e essa sim deverá ser assinada podendo a mesma ser considerada do tipo DC - Documento de Conferência ou do tipo Guia de Transporte.





    (61) Os dados da empresa podem ser inseridos através de um campo texto, fixo, ou é obrigatória a utilização da variável disponível no separador "Campos da Empresa", mais especificamente o "Nome completo da empresa ou estabelecimento"?
    Não podem ser utilizados campos texto. É obrigatório utilizar os campos que estão disponíveis no separador "Campos da Empresa".





    (62) Na impressão de um documento posso utilizar, por exemplo, o nome "Fatura Loja Lisboa"?
    Não, de acordo com a regra de faturação não é possível a emissão de documentos cuja designação seja diferente fatura, referentes a operações sujeitas a IVA (nº 19 do artigo 29º do CIVA).
    Poderão ser emitidas faturas-recibo quando a operação seja liquidada a pronto pagamento (Ofício-Circulado nº 30141/2013 de 04/01/2013).
    Na emissão de documentos de faturação apenas são permitidas as seguintes designações:
    • Fatura

    • Fatura Recibo

    • Fatura Simplificada

    • Nota de Crédito

    • Nota de Débito

    • Fatura à Consignação

    Nota: São ainda permitidas as designações constantes no SAFT, como por exemplo, Estorno ou Recibo de Estorno.





    (63) Consigo imprimir uma Fatura no PHC CS Web que não tenha os campos obrigatórios? E se não consigo como altero o IDU?
    Não, não é possível. Para que seja possível imprimir no PHC CS Web uma fatura deve corrigir os campos obrigatórios na aplicação CS.





    (64) Ativei a opção na configuração do documento ao entrar na aplicação está sempre a dar um erro que obriga a data efetiva de entrega nas linhas do documento. Qual o suporte legal que me obriga a isso?
    A data de entrega efetiva dos bens em documentos de faturação tem por base o Artigo 36º do Código do IVA e a Portaria 274-2013, contudo a obrigação nas linhas apenas surge devido ao fato de na configuração do documento estar ativa a opção "Utiliza data efetiva de entrega nas linhas do documento".
    Se esta opção possuir o valor "não" a data efetiva dos bens é obrigatória no cabeçalho ou no rodapé dos documentos.





    (65) Como fica a impressão do histórico dos documentos (documentos de outros anos) se não se conseguem imprimir documentos que não respeitem requisitos legais? Como funciona o período de transição em que ainda é possível visualizar esses documentos?
    Se pretendermos imprimir uma fatura de 2013 por exemplo, a impressão não vai sair igual ao modelo que o cliente teve nessa altura, porque o PHC não vai permitir correto?
    Em caso de emissão de 2ªs vias, e que legalmente temos que imprimir como o documento igual ao documento original, como será possível?
    Ao imprimir um documento antigo, o mesmo deve ser impresso como duplicado. Não existe no código do IVA algo que refira que o formato não pode ser mudado, tem que se garantir que os valores relativos ao artigo 36º do CIVA mantem-se inalterados (Base de incidência, valor do documento, valor ilíquido).





    (66) Tenho o caso de um cliente que tem o Recibo a ser pré na fatura. Foi "alterado" o rodapé da fatura de modo a comportar-se como recibo. O cliente trabalha com o procedimento de faturação automática e quando são emitidas as faturas são emitidos os recibos e como tal é simulado o recibo no rodapé da fatura. Como irá responder o software nestes casos?
    Pelo que entendo, para além da informação de rodapé da fatura, é incluída informação adicional para efeitos de recibo. Isso pode continuar pois não existe problema em ter informação adicional.
    Deve no entanto ter em atenção que no caso de serem efetuadas vendas a clientes com regime de iva de caixa, ou a própria empresa estar ao abrigo desse regime, estes recibos terão que ser comunicados mensalmente à AT e em todos os casos, os recibos terão que ser incluídos no SAFT completo. Isto já era assim, nada tendo a ver com o Despacho 8632/2014.





    (67) A impressão dos Valores totais num documento de faturação com mais do que uma página tem de ser impressos na última página?
    De acordo com o ponto 2.2.11 do Despacho 8632/2014, os apuramentos globais de base tributável, apuramento de impostos e total do documento, quando existirem, devem constar exclusivamente na última página, pelo que deve ser ativada a opção "Imprime só na última Página" existente no ecrã de Desenho do IDU, nas "opções avançadas".





    (68) E as empresas que têm papel timbrado que fica onde estão agora a colocar os dados da empresa, vão ter de ficar em simultâneo no mesmo sítio?
    De acordo com o ponto 2.2.13, se para a impressão dos documentos for utilizado papel pré-impresso, a aplicação deve assegurar a impressão de todos os elementos fiscalmente relevantes incluindo as menções obrigatórias, os elementos identificativos do sujeito passivo emitente e a natureza do documento. Não se inclui neste contexto a impressão de logótipos.
    Neste sentido, o que podemos sugerir é que o pré-impresso deixe de conter os dados da empresa.





    (69) As impressões especiais para Word e Excel continuarão disponíveis?
    Sim, mantém-se essa possibilidade.





    (70) Temos de ter atenção à data de disponibilização da mercadoria ou serviços face à lei de 2003?
    Deve ter em atenção ao cumprimento da alínea a) do ponto 1 do Artigo 36º do CIVA, ou seja à emissão da fatura após 5 dias úteis da entrega da mercadoria, sendo que essa informação deve constar na fatura aquando da sua emissão - Data de entrega da Mercadoria.





    (71) É possível alterar a configuração de um IDU a meio de um ano fiscal?
    Sim, existem regras para a alteração de numeração de documentos mas não para as alterações de layouts de impressão.





    (72) O meu cliente utiliza a "Impressão Instantânea" no POS. Com a nova versão 16 preciso de configurar alguma coisa na aplicação?
    Sim. O Despacho n º 8632/2014 também trouxe alterações na Impressão instantânea do POS.
    A partir de agora, na versão 16, passam a existir ficheiros de desenhos de impressões disponibilizados pela PHC que o utilizador poderá importar.
    Esses desenhos não podem ser alterados, contudo, o cliente/utilizador poderá acrescentar código personalizado apenas no cabeçalho ou rodapé da impressão desses desenhos.
    Anteriormente para configurar a impressão instantânea no POS, era necessário definir o código personalizado a imprimir numa tecla de utilizador, e indicar essa tecla no parâmetro "Tecla de utilizador para efetuar a impressão durante a venda".
    Agora, na versão 16, em conjunto com esse parâmetro já existente passam a existir 2 novos parâmetros:
    • "Local para impressão do código da tecla de utilizador (cabeçalho ou rodapé) na impressão durante a venda". Este parâmetro permite definir se o código personalizado da tecla do utilizador será impresso no cabeçalho ou rodapé.

    • "Importação de ficheiro com o código a utilizar na impressão durante a venda". Este parâmetro permite importar o ficheiro encriptado do desenho disponibilizado pela PHC a utilizar na impressão instantânea.

    Nota: Se não for importado nenhum ficheiro, também não será impresso o código personalizado definido na tecla de utilizador.
    A partir de agora para poder utilizar a "Impressão Instantânea" no POS precisa de importar um ficheiro de impressões (disponibilizado pela PHC). Caso pretenda definir um código personalizado para o cabeçalho ou rodapé, deverá indicar essa configuração no parâmetro "Local para impressão do código da tecla de utilizador (cabeçalho ou rodapé) na impressão durante a venda". Consoante o valor escolhido, o código personalizado configurado na tecla de utilizador indicada no parâmetro "Tecla de utilizador para efetuar a impressão durante a venda" será impresso no local desejado.
    Concluindo, ao terminar uma venda e pagar no POS Front, se não existir nenhum ficheiro importado (dos disponibilizados pela PHC), a aplicação abre o ecrã normal de impressão de IDUS. Se existir algum ficheiro importado (dos disponibilizados pela PHC), a aplicação efetua a impressão instantânea desse desenho.
    Se o utilizador tiver uma tecla configurada no parâmetro respetivo e tiver também para imprimir no cabeçalho, a aplicação irá imprimir o código da tecla antes do desenho do ficheiro importado. Da mesma forma será impresso após o desenho importado, caso configure para imprimir no rodapé.






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