Este capítulo visa explicar o modo de funcionamento da recolha de dados e agrupamento de dados na produção do ficheiro XML para submeter no Banco de Portugal.No ecrã da COPE ao clicar no botão é aberto o ecrã Introdução de Comunicação de Operações e Posições com o ExteriorApós ser definido o mês para o qual deve ser produzido o ficheiro, deve-se clicar no botão Gravar e é criado um registo com todas as Operações e Posições a exportar para o Banco de Portugal.As operações têm origem em:

• Documentos de Faturação
• Recibos de c/c para Clientes
• Compras
• Pagamentos a Fornecedores
• Recibos de adiantamento para Clientes
• Adiantamentos a Fornecedores
• Documentos Contabilísticos
• Depósitos
• Movimentos de Transferência Conta - Conta
• Movimentos de Transferência Conta - Caixa
• Documentos de Tesouraria
• Processos de Tesouraria
• Pagamento de comissões
• Movimentos de Tesouraria

As posições têm origem em:

Linhas do ficheiro COPE do mês anterior que tenham selecionada a opção Posição a passar para o mês seguinte;

Saldos de Conta Corrente de Clientes, Fornecedores e Vendedores em aberto, lançados manualmente na conta corrente ou provenientes de documentos de clientes, fornecedores e vendedores.

Para posições relativas a saldos de conta corrente de clientes é criada uma linha da seguinte forma:

se o saldo de conta corrente tem valor positivo, é colocado o código N1011 ou o código que tenha ativa a opção Classificação por defeito para créditos concedidos;

se o saldo de conta corrente tem valor negativo, é colocado o código N2011 ou o código que tenha ativa a opção Classificação por defeito para créditos obtidos.

Para posições relativas a saldos de conta corrente de fornecedores e vendedores é criada uma linha da seguinte forma:

se o valor a débito for superior ao valor a crédito, isto é, o saldo de conta corrente é positivo, é colocado o código N2011 ou o código que tenha ativa a opção Classificação por defeito para créditos obtidos ;

se o saldo de conta corrente é negativo, ou seja, se o valor a crédito for superior ao valor a débito é colocado o código N1011 ou o código que tenha ativa a opção Classificação por defeito para créditos concedidos .

Se já existir um reporte de posições no mês anterior, a aplicação soma e subtrai os valores da seguinte forma:

se o Código de Classificação Estatística for o mesmo é somado os valores;

se o Código de Classificação Estatística for o inverso, é subtraído os valores e é colocado o Código de Classificação Estatística com maior valor.

Nota: O ficheiro da COPE deve ser produzido no final do mês ou início do mês seguinte, antes das novas regularizações sobre os documentos do mês a reportar.Após criar um novo registo, todos os documentos a reportar surgem na grelha do separador Documentos, sendo possível alterar qualquer um dos campos Tipo de Valor, Classificação Estatística, Tipo de Conta, Instituição Financeira, Divisa e País Contraparte e aplicar um respetivo valor, consoante a linha que se pretende alterar esteja ou não marcada.Após gravar a alteração, na grelha do separador Dados Principais surgem os dados agrupados da seguinte forma:

• Saldos de Conta Corrente de Clientes, Fornecedores e Vendedores - agrupa por país de contraparte e classificação estatística;
• Faturação - agrupa por documento e classificação estatística das linhas;
• Recibos - agrupa por recibo e classificação estatística das linhas e tipo de valor;
• Compras - agrupa por documento e classificação estatística das linhas;
• Pagamentos - agrupa por pagamento e classificação estatística das linhas;
• Documentos Contabilísticos - agrupa por documento, classificação estatística das linhas e tipos de valor;
• Depósitos quando introduzidos diretamente - agrupa por documento e classificação estatística das linhas;
• Depósitos quando introduzidos a partir de Recibos - agrupa por depósito, país do Cliente e classificação estatística das linhas das Faturas;
• Documentos de Tesouraria - agrupa por documento e classificação estatística das linhas;

Nota: Os documentos originários de Recibos de Adiantamentos, Adiantamentos a Fornecedores, Transferência Conta-Caixa, Transferência Conta-Conta, Processos de Tesouraria, Pagamentos a Vendedores e Movimentos de Tesouraria, não são agrupados pois estes documentos não têm linhas.Neste ecrã é também possível exportar o ficheiro para validar no Banco de Portugal e importar o ficheiro que o Banco retorna com o resultado da validação.Nota: Na exportação do ficheiro COPE, o ficheiro gerado apenas irá contemplar os documentos que constam na base de dados. Os documentos que constam no arquivo através na rotina "Tranferência para arquivo" não serão contemplados.No final da exportação e respetiva importação, ficam ativas as seguintes opções:Esta funcionalidade apenas se encontra disponível a partir da versão 14.2, se possuir o PHC On ativo e o módulo PHC CS Gestão desktop.