Quando existem vários anexos para a mesma tabela, pode surgir a necessidade de classificar os mesmos. Assim, existe esta opção para criar pastas, que não são mais do que grupos que podem ser usados para classificar os anexos introduzidos nas tabelas.

O nome desta opção é definido no parâmetro Nome para Pasta na Gestão Documental.

Depois de criar uma pasta o utilizador pode atribuir-lhe algumas características através dos seguintes campos existentes neste ecrã:

Dados principais

É Sub-Pasta de Pasta

Esta opção permite criar pastas dentro de outras, o que permite uma maior organização dos documentos anexados.

Pasta no Dropbox

Permite selecionar uma pasta ou sub-pasta pré-existente no repositório Dropbox para gravar o anexo.

Ao clicar no botão de ligação, é estabelecida conexão com a pasta Dropbox indicada no respetivo parâmetro e apresentadas as subpastas existentes:

Diretoria Física

Permite selecionar uma diretoria no disco rígido para arquivar o anexo. Ao passar o ficheiro para a diretoria, o utilizador deve indicar se a aplicação copia ou move o anexo, através das opções Copia anexo ou Move anexo.

Existe ainda a opção Pergunta ao passar o anexo para a diretoria que, quando selecionada, permite ao utilizador estar informado do momento da passagem para a diretoria, bem como cancelar este anexo se o pretender fazer. Cada pasta tem um tipo de acesso, desta forma é possível definir que determinado utilizador pode introduzir anexos, mas apenas para determinadas pastas.

Exemplo:

Existe um utilizador X que faz parte do perfil de Administrativos e existe um registo na opção Tabelas com Anexos para a tabela de Clientes, com todos os acessos para este tipo de perfil. Desta forma o utilizador X pode consultar todos os anexos que possam existir para a tabela de Clientes.

Supondo que existam duas pastas criados nesta opção que são:

Documentos de Word - acesso por tipo de perfil = Administrativos

Documentos de PDF - acesso por tipo de perfil = Técnicos

Na tabela de Clientes existem anexos classificados como sendo da Pasta "Documentos de Word" e outros como sendo da pasta "Documentos de PDF", assim o utilizador X só irá poder gerir os anexos da tabela de clientes que estejam classificados como pertencendo à pasta "Documentos de Word".

Guarda Histórico

Esta opção, uma vez selecionada, indica que na pasta em questão é feita a gestão de versões, isto é, que o campo Versão dos anexos é preenchido e incrementado quando há alterações.

Ignora parâmetros

Ao ativar esta opção, a aplicação passa a ter em conta a informação do tamanho máximo do ficheiro e das extensões aceites que se encontram neste ecrã, ignorando a configuração dos parâmetros.

Tamanho máximo de ficheiro em Kb

Este campo apenas está disponível se tiver a opção Ignora parâmetros ativa e permite indicar o tamanho máximo do ficheiro (em Kb) a anexar à pasta em questão. Esta validação é efetuada ao gravar quando o ficheiro é anexado à base de dados.

Extensões aceites

Este campo apenas está disponível se tiver a opção Ignora parâmetros ativa e permite indicar as extensões aceites do ficheiro a anexar à pasta em questão. As extensões devem ser separadas por ponto e vírgula (;). Por exemplo, se colocar neste campo "pdf;docx;xlsx" ao selecionar o anexo tem a possibilidade de escolher a extensão pdf ou docx ou xlsx. Caso pretenda que não apareça a extensão do ficheiro, mas sim um nome identificativo da extensão, apenas tem de separar o nome da extensão com ":".

Por exemplo, "Acrobat:pdf".

Nota: Pode haver situações que não aparece a extensão,« mas sim o nome por defeito do Windows para essa extensão. É, por exemplo, o caso da extensão txt. Caso pretenda que não apareça "File" e apareça "txt" deve colocar o seguinte neste campo: ".txt:txt".