No ecrã de datas poderá definir as datas relativas ao projeto.

Os campos que possui são os seguintes:

Projeto
Este é o campo que define o projeto a que pertence a data. Pode através do botão , selecionar um projeto ou digitar as primeiras letras do mesmo.
Se um utilizador que nunca criou um projeto, entrar neste ecrã pelo menu da aplicação e procurar algum projeto através do botão de lista existente para o efeito, a aplicação vai sempre retornar a mensagem de que não encontrou nenhum registo.
A aplicação apenas retorna os Projetos criados pelo próprio utilizador.
Assim, por exemplo, no ecrã de Itens, se o utilizador quiser pesquisar as datas relativas a um projeto, a aplicação não vai encontrar qualquer registo porque este utilizador nunca criou nenhum projeto. O mesmo acontece na introdução, quando se tenta digitar o nome de um projeto que já exista para associar à data a introduzir.
Como tal, todo o trabalho sobre o PHC CS Equipa desktop deve ser efetuado no Portfólio e no Monitor de Projetos, onde, na criação de uma data, a aplicação associa automaticamente o projeto. O nome do projeto aparece logo preenchido.

Data
Este campo permite definir a data, no tempo, em que vai ocorrer. Com um clique direito nos campos das datas o utilizador acede diretamente a um calendário a partir do qual pode selecionar rápida e facilmente a data pretendida.

Esta opção permite observar a ocupação dos utilizadores do projeto para o qual se pretende inserir uma data. O ecrã de planeamento é muito idêntico ao da opção de Planeamento de Tarefas, pelo aqui são apenas explicadas as diferenças entre ambos.
São apresentados todos os utilizadores do projeto e toda a ocupação em tarefas, do projeto para o qual se vai introduzir a data.
São também apresentadas outras datas marcadas para os utilizadores independentemente do Projeto a que as mesmas pertencem.
Ao selecionar uma tarefa, podem visualizar-se os seguintes dados:



Se possuir PHC ON saiba mais sobre como tirar proveito da área visível do ecrã "Planeamento", carregando aqui.

Se se selecionar uma data, os campos a visualizar nos Dados da Seleção são:

Resumo

Projeto

Data

Tipo

Hora de Início

Hora de Fim

Início e fim
Campo para definir a hora início e fim da data. Com um clique direito nos campos das datas o utilizador acede diretamente a um calendário a partir do qual pode selecionar rápida e facilmente a data pretendida. Caso a data de fim seja anterior à hora de início as tarefas de datas não serão sincronizadas.

Área
Define a área onde a data irá ocorrer. É a mesma tabela de áreas existente para as marcações da Agenda de Marcações.


Página Principal

Resumo
Este campo guarda uma pequena descrição da data.

Agenda
No caso de a data ser uma reunião de algum tipo, aqui poderá definir a agenda prevista para a reunião.

Descrição
Este campo permite guardar uma descrição completa da data.

Conclusões
Aqui poderá colocar as conclusões retiradas na data, no caso, por exemplo, de ter sido uma reunião.

Nota: Os últimos três campos possuem as opções de edição de texto, pelo que é possível, com um clique direito sobre os mesmos, aceder ao ecrã de Edição de texto, Ir para a linha nº, Procurar e substituir texto e imprimi-lo.

Marcação privada
Quando esta opção se encontra selecionada, Agenda de Marcações a todos os utilizadores, à exceção de quem marcou a data, aparece a informação ocupado em vez da descrição habitual, ou seja, da descrição da data.
Esta funcionalidade apenas se encontra disponível na visualização diária ou semanal, ou seja, não está disponível na visualização mensal da agenda.

Se tiver PHC ON saiba mais sobre como colocar uma marcação privada, aqui .

Tipo
Este é um campo com uma tabela definida pelo utilizador que permite selecionar ou introduzir um tipo qualificativo para as datas.

Nº Interno
As datas, quando são criadas são numeradas internamente e de forma incremental pela própria aplicação. Este campo permite visualizar esse número e pesquisar datas pela sua numeração.


Utilizadores presentes
Aqui tem a lista de utilizadores que estarão presentes nesta data. A cada um irá aparecer na respetiva a agenda o tempo ocupado. Nesta grelha possui uma opção para introduzir de seguida logo todos os utilizadores do projeto, ou pode escolher um a um que utilizadores estarão presentes.

Ao clicar em é criada uma nova linha na coluna dos utilizadores. Nesta linha, o utilizador pode escrever as primeiras letras do nome do utilizador que quiser adicionar, ou premindo , selecionar um utilizador da listagem apresentada.

Se pretender adicionar vários utilizadores de seguida, deve clicar em . Esta opção abre uma outro ecrã com uma lista dos utilizadores, divididos por departamento, de forma a que possam ser selecionados os utilizadores a adicionar ao projeto.



É ainda possível criar a data para todos os utilizadores do projeto definido na página principal deste ecrã.
Para tal, ao clicar em a aplicação questiona o utilizador sobre a sua intenção de selecionar todos os utilizadores do projeto. Em caso afirmativo, são adicionados todos os utilizadores que pertençam ao projeto em questão.

Esta opção, tal como a que existe no início deste ecrã permite observar a ocupação dos utilizadores do projeto para o qual se pretende inserir uma data. Tal servirá para determinar qual o dia ideal para marcar esta data, no caso de ser, por exemplo, uma data do tipo evento de um dia.

Este botão permite apagar, linha a linha, os utilizadores pretendidos.

Outras pessoas presentes
Campo que permite identificar se houve e quem foram as outras pessoas exteriores à organização, presentes nesta data.



Áreas
Neste local é possível selecionar outras áreas para a mesma marcação, sendo assim possível criar uma marcação para várias áreas. Pode adicionar-se uma área de cada vez ou várias de uma vez só. Se fizer duplo clique em cima do nome da área, navega para o respetivo registo, de acordo com os acessos.

Notifica participantes de alterações por email
Caso esta opção esteja ativa, os participantes serão informados por email, sempre que alguma informação do ecrã de Datas seja alterada.

Notifica participantes por mensagem interna
Caso esta opção esteja ativa, os participantes serão comunicados por uma mensagem interna, sempre que alguma alteração do ecrã de Datas seja alterada.

Notas:

Para que o email seja enviado corretamente no projeto tem que existir um utilizador com acesso, pelo menos, de consulta às datas no projeto.

O utilizador que cria a data não é notificado.

Em notificações automáticas (internas e emails) e notificações (internas), o assunto é composto pelo Resumo da Data, de forma a elucidar o utilizador assim que vê a notificação.
(ex: "Notificação de Datas de Projetos...Reunião para ponto de situação".)

Verificação de Conflitos

Sempre que se grava uma nova Data a aplicação verifica os conflitos que possam eventualmente existir com as áreas, utilizadores envolvidos efetuando essa verificação também nas Marcações Tarefas e Passos de Tarefas
Se existirem conflitos a aplicação mostra no final um relatório com a identificação dos mesmos.


Opções do ecrã

Este Botão encontra-se na barra de ícone de programas e permite aceder ao ecrã de criação de registos.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre como multiplicar os seus registos, carregando aqui.

Este botão permite imprimir a ficha da data introduzida.

Ao pressionar este botão o utilizador acede diretamente ao monitor do projeto definido neste ecrã.

Ao premir este botão enviará uma mensagem interna a todos os utilizadores presentes.

Com esta opção irá diretamente para a sua agenda de marcações

Ao premir esta opção enviará um e-mail a todos os utilizadores presentes.


Existem ainda outras opções disponíveis no menu deste ecrã.

Nota: As Datas do Equipa podem ser sincronizadas com o Outlook de forma automática.