A tabela de contactos contém a seguinte informação:

Nº Contribuinte
Número fiscal do contacto.
Associado ao número de contribuinte e à sua esquerda, encontra-se um campo que permite selecionar e/ou criar o país correspondente ao número de contribuinte digitado.
Se o utilizador utilizar o Serviço da Ignios (disponível a partir da gama PHC CS Advanced), ao preencher o campo Nº Contribuinte, a aplicação de uma forma automática preenche os campos (Nome, Morada, Localidade e Código Postal, ...) de acordo com a disponibilização dos dados por parte da Ignios. Caso o Nº Contribuinte seja válido e os dados sejam preenchidos, a PHC é alheia à forma como possam ser preenchidos, a configuração dos mesmos é respeitada aquando disponibilizados pela Ignios.
Nota: Para saber o funcionamento da Ignios, por favor consulte o tópico "Ignios" da gama Advanced e Enterprise.

Número
Número interno atribuído a cada contacto. O programa atribui um número automaticamente, mas este pode ser alterado pelo utilizador.

Nome
Este campo permite registar o nome do contacto.

Morada
Morada completa do contacto.

Nota: Quando o cliente tem documentos certificados emitidos e não tem Nome ou Morada preenchido mas tem o Número de Contribuinte, é possível definir o Nome e a Morada do cliente mas não é possível alterar o Número de Contribuinte.
Se o cliente tem o Nome e Morada preenchido mas não tem o Número de Contribuinte definido na sua ficha, pode preencher o Número de Contribuinte ou alterar a Morada, não sendo possível alterar o Nome.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre "como verificar a localização da morada através de um browser", carregando aqui.

Localidade
Localidade da morada do contacto.

Código Postal
Este campo serve para introduzir o código postal da morada do contacto. A introdução do código postal pode ser efetuada de forma automática ou não, dependendo do estado do parâmetro que existente para o efeito.

País
Este campo permite indicar o país da morada.

Telefone
Número de telefone do contacto.

Fax
Número do fax do contacto.

E-mail
Endereço de correio eletrónico.

Endereço WWW
Endereço do site na Internet.

Telemóvel
Número de telemóvel do contacto. Ao clicar no botão , será aberto o ecrã de Mensagens Sms.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre como otimizar a comunicação da sua empresa, carregando aqui.

Tab. Preços
Neste campo define-se qual a tabela de preços (1,2,3,4 ou 5) do ficheiro de stocks utilizada quando se vendem produtos ou serviços.

Código da tabela de preços
Este campo apenas se encontra disponível se se ativar o parâmetro que define que o contacto utiliza a tabela de preços em vez da tabela de artigos. Ele permite guardar o código da tabela de preços que o contacto utiliza, permitindo com um clique direito, aceder diretamente á tabela nele definida.

Idioma
Este campo permite definir qual o idioma a utilizar, na descrição dos artigos, por exemplo, num documento de faturação.

Zona
Zona à qual pertence o contacto.

Vendedor
Nome do vendedor associado ao contacto.

Área
Cada contacto pode pertencer a uma área. Este campo é preenchido automaticamente com a área da ficha do utilizador.
Se o utilizador tiver controlo de acessos à área apenas conseguirá criar registos para a sua área.

Tipo
Campo de tabela parametrizável Por defeito está parametrizado como Tipo e permite classificar os contactos segundo um determinado critério (i.e. idade, origem).

Potencial
Campo de tabela parametrizável Por defeito está parametrizado como Potencial e permite indicar o grau de probabilidade de se virem a concretizar negócios com o contacto.

Prioridade
Campo de tabela parametrizável Por defeito está parametrizado como Prioridade e permite indicar se deve existir alguma urgência na relação com o contacto.

Texto 1, 2, 3
Campos de texto parametrizáveis

Resumo da próxima visita
Campo só de leitura preenchido automaticamente pelo programa a partir da tabela de visitas.

Última visita
Campo só de leitura preenchido automaticamente pelo programa a partir da tabela de visitas.

Próxima visita
Campo só de leitura preenchido automaticamente pelo programa a partir da tabela de visitas.

Data especial
Permite indicar na ficha do contacto uma data e uma descrição assinalando algo importante e que diz respeito ao contacto (i.e. aniversário).

Periodicidade de visita a este contacto
Número de dias de intervalo entre visitas ao contacto.

Lógico 1, 2, 3
Campos lógicos parametrizáveis

Segmento de mercado
Permite enquadrar cada contacto num segmento de mercado, sendo possível criar filtros, mapas e análises tendo em conta este critério.

Refª Interna
Campo parametrizável nos Parâmetros Gerais Cada contacto pode fazer parte de um projeto, sendo possível saber, por exemplo, quantos e quais os contactos envolvidos num determinado projeto.

Endereço eletrónico para documentos
Endereço para enviar documentos por via eletrónica.

Método de envio
Esta opção serve para definir para cada contacto qual o método de envio de documentos por via electrónica, pode ser:

Mail - Neste caso o endereço deve ser preenchido com o endereço de mail (Envio dos documentos por E-mail como attachment);

Ficheiro - Neste caso o endereço deve ser preenchido com a diretoria para exportar os ficheiros (A exportação dos documentos é feita para ficheiros numa determinada diretoria);

Web Service - Neste caso deve ser preenchido com o endereço Url do Serviço para onde deve ser enviado o documento (Envio dos documentos para um site que disponibilize a receção utilizando um Web Service).


Consumidor final
Ao ativar esta opção, o contacto irá ser considerado um consumidor final e por isso encontra-se excluído da obrigação de comunicação de documentos de transporte, de acordo com o Regime de Circulação de Bens.

Na tabela de contactos existem ainda três outros campos só de leitura que informam se o contacto é cliente ou entidade ou cliente potencial e em caso afirmativo informam também qual o seu número de cliente ou de entidade ou de cliente potencial.

Monitorização pela Ignios
Para detetar alterações relevantes que permitem a uma empresa manter-se informada sobre os seu contactos, alertando para situações de risco ou oportunidades de negócio, deve ativar a opção Monitorização pela Ignios. Com esta opção ativa, sempre que houver alterações de situações de risco ou oportunidades a empresa receberá essa informação no Monitor de Relatório Crédito ao clicar no botão Alertas.
Nota: Esta funcionalidade só está disponível a partir da gama PHC CS Advanced e com o PHC On ativo.

Observações
Campo do tipo memo que permite introduzir um texto longo com observações acerca do contacto.

Concorrência
Campo do tipo memo que permite introduzir um texto longo com observações acerca da concorrência no que diz respeito ao contacto.

Imagem
Neste local é possível escolher , observar a imagem e gravá-la na base de dados. Esta última funcionalidade tem um funcionamento específico pelo que deve consultar o tópico que explica o funcionamento das Imagens no software PHC.

Na grelha da página de Pessoas existe a informação abaixo. Essa informação consta do ecrã de Pessoas.

Tratamento
Forma de tratamento da pessoa (Por exemplo Dr.).

Nome
Nome da pessoa.

Função
Cargo exercido pela pessoa (Por exemplo secretária).

Telefone
Telefone direto da pessoa.

E-mail
Endereço de E-mail da pessoa. Para enviar um E-mail deve clicar em ou fazer clique direito no campo.

Telemóvel
Telemóvel da pessoa.

Telefone casa
Telefone de casa da pessoa.

Fax
Fax da pessoa.

Localidade
Localidade da pessoa.

A página de Pessoas contém as seguintes opções:


Permite consultar a ficha da pessoa selecionada. Pode igualmente aceder ao ecrã da pessoa com duplo clique no campo do Nome da mesma.


Esta opção permite adicionar uma nova pessoa ao contacto.


Possibilita a criação de uma nova visita para a pessoa selecionada.


Este botão permite aceder ao ecrã das Comunicações com a pessoa selecionada.


Esta opção permite alterar a ordem das pessoas no contacto.
Pressionando o botão à esquerda do nome da pessoa e mantendo o mesmo pressionado pode subir ou descer o nome para a ordem desejada e ao introduzir um contacto num Dossier Interno a Pessoa que passa é a pessoa que tiver a ordem mais baixa no contacto inserido. Ao clicar no botão Alterar a ordem, a grelha das pessoas é atualizada com a alteração.

Na página Facebook pode visualizar o conteúdo do Facebook do seu contacto. Para isso apenas tem de ter uma ligação à Internet e preencher o campo Endereço www do contacto e gravar. Automaticamente é apresentada a página de Facebook do seu contacto no campo abaixo. Para atualizar esse campo apenas tem de clicar no botão . Caso pretenda visualizar a página do Facebook num browser, apenas tem de clicar no botão .

Na página LinkedIn pode visualizar o conteúdo do LinkedIn do seu contacto. Para isso apenas tem de ter uma ligação à Internet e preencher o campo Endereço www do contacto e gravar. Automaticamente é apresentada a página de LinkedIn do seu contacto no campo abaixo. Para atualizar esse campo apenas tem de clicar no botão . Caso pretenda visualizar a página do LinkedIn num browser, apenas tem de clicar no botão .

Para além da introdução do link da rede social da pessoa é tambem possivel conetar-se ao perfil da pessoa de contato desde que a mesma seja uma conexão da sua própria rede no linkedIn. Para saber como clique aqui.

Nota: Quando se duplica a ficha de um contacto que já possui número de cliente e/ou produtos vendidos, essa informação não é copiada para a ficha do novo contacto.

A aplicação permite efetuar uma sincronização automática entre a ficha do Contacto e a ficha do cliente correspondente, se possuir o módulo Gestão. Para tal, é necessário ter o parâmetro respectivo ativo.

A sincronização automática permite que, sempre que os campos abaixo mencionados sejam alterados, os mesmos campos na ficha do cliente sejam automaticamente atualizados com a nova informação.

Os campos onde esta sincronização se verifica são os seguintes:

Nome;

Morada;

Localidade;

Código Postal;

Telefone;

Fax;

E-mail;

Telemóvel;

Nr.Contribuinte;

Zona;

Vendedor;

Imagem;

Endereço www;

Segmento de Mercado.

Nota: Neste ecrã é possível gravar registos através do uso da tecla Enter.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação, sobre como manter a sua base de dados atualizada de forma automática, carregando aqui.