Para começar a enviar documentos eletrónicos é necessário efetuar algumas configurações na aplicação PHC.

a) Utilizadores
É necessário que o grupo a que o utilizador pertence tenha validado o módulo Documentos Eletrónicos.

b) Nos parâmetros da aplicação existe um grupo chamado Documento Eletrónico, nesse local existem os seguintes parâmetros:

Caminho do Certificado Digital
Neste parâmetro deve ser indicado o caminho e nome do certificado digital (por exemplo: c:\xxx\yyy.crt).

Caminho do certificado digital para assinar documentos em PDF
Neste parâmetro deve ser indicado o caminho e nome do certificado digital (por exemplo: c:\xxx\yyy.crt).

Código EAN da própria empresa
Neste parâmetro deve ser colocado o código EAN da empresa.

Código GLN da própria empresa
Neste parâmetro deve ser colocado o código GLN da empresa.

Este dois parâmetros são necessários à elaboração do formato Xml Padrão PHC.

Diretoria onde deve ser guardado o documento eletrónico
Este parâmetro, quando preenchido, cria na diretoria especificada um ficheiro compactado que contém o documento eletrónico, o ficheiro com a assinatura digital, o ficheiro pdf (caso esteja definido para incluir) e o ficheiro xml (caso esteja definido para incluir).Desta forma é possível armazenar os documentos eletrónicos sem o módulo PHC CS Documentos desktop.

No envio utiliza objeto alternativo
Este parâmetro deve ser ativado quando está a dar a mensagem de "Erro ao comunicar com o serviço de envio de documentos. Erro : 1429 - OLE IDispatch exception code 0 from msxml3.dll: A transferência do recurso especificado falhou.", para que o software utilize um objeto alternativo para enviar o documento eletrónico.

Nome para assinatura de documentos em PDF
Neste parâmetro deve ser indicado o nome com que o documento vai ser assinado. O nome deve ser o mesmo aquando do pedido do certificado.

Url para envio de Documentos Eletrónicos
Neste parâmetro deve ser indicado o url fornecido para o envio dos documentos eletrónicos produzidos.

Url para receção de certificados de entrega de Documentos Eletrónicos
Neste parâmetro deve ser indicado o url fornecido para a receção das confirmações de que os documentos eletrónicos enviados foram recebidos e em que data.
Utiliza Documento Eletrónico
Este parâmetro permite indicar que é utilizada a funcionalidade de Documento Eletrónico.
Após a sua ativação passa a estar visível na "Configuração de Documentos de Faturação as opções Documentos XML e Documentos PDF.


c) Configuração dos documentos de faturação
É necessário configurar no ecrã de Configuração de Documentos de Faturação, na página Doc. Eletrónico se:

Inclui formato XML Padrão
Esta opção permite selecionar um ficheiro no formato XML Padrão configurável pelo utilizador. Esta funcionalidade confere maior flexibilidade ao XML Padrão uma vez que permite que sejam adicionados outros campos aos que já contempla de raiz.

Inclui linhas dos componentes
Esta opção, quando ativa, permite que sejam incluídas linhas dos componentes, dos produtos compostos.

Inclui documento XML e especificar qual o documento
Caso selecione esta opção o documento eletrónico incluirá um xml configurado de acordo com o documento xml que escolher.

Inclui documento PDF e especificar qual o documento
Caso selecione esta opção o documento eletrónico incluirá um PDF produzido de acordo com o IDU selecionado.

Documento a assinar digitalmente
Neste local deve ser especificado qual o documento escolhido que deve ser assinado, se o PDF ou o XML.
Apenas um pode possuir assinatura digital. O documento que possui assinatura digital é o documento considerado válido para fins legais.

Pasta
Este campo só está disponível se possuir o módulo PHC CS Documentos desktop.
Neste local escolhe a pasta a utilizar para o arquivamento dos documentos na base de dados.


d) Na ficha dos clientes existem dois campos obrigatórios de preenchimento, no caso desses mesmos clientes receberem documentos eletronicamente, são eles:
O e-Mail e o Número de Contribuinte.