A tabela de Introdução de documentos é constituída pelos seguintes campos:

Documento a emitir
Neste campo do tipo tabela o utilizador deve escolher um dos documentos disponíveis para a faturação no terminal de vendas em que está a trabalhar (os documentos disponíveis são definidos na tabela de Terminais de vendas no Back-office). O utilizador só terá acesso aos documentos que tenha autorização de acesso a Introduzir.
O documento a emitir, poderá ser selecionado através de uma tecla de utilizador, do tipo função especial (Selecionar o Documento x).

O cabeçalho do documento de faturação pode assumir diversos aspetos. Isto, porque do lado esquerdo do mesmo existem quatro botões, com as letras , , , e o botão .

Se o botão for a selecionado, a informação que consta no cabeçalho é a seguinte: nome do cliente, se é um cliente genérico, número do cliente e estabelecimento (se o estabelecimento for zero - sede - este campo não é preenchido); morada, localidade e código postal do cliente; nº de contribuinte do cliente.

Relativamente à procura de um cliente, o botão comporta-se da seguinte forma:
Com o botão ativado, tem procura incremental e não valida a existência do nome do cliente no ficheiro de clientes.
Com o botão desativado, tem procura incremental e valida a existência do nome do cliente no ficheiro de clientes.

Ao abrir o ecrã de Introdução de documentos, caso na aplicação exista um cliente designado como cliente genérico, este cliente é sempre assumido automaticamente. Porém a utilização de clientes deste tipo depende da opção respetiva existente na ficha do cliente e da ativação ou não de um parâmetro de POS.

Quando o utilizador escolhe o nome do cliente no botão , o software insere automaticamente a restante informação nos outros campos.
Se houver alterações aos dados do cliente (morada, localidade, código postal ou nº contribuinte) no ecrã de introdução de documentos do POS Front, surge uma pergunta para atualizar as alterações à ficha do cliente. Se responder afirmativamente, então a ficha do cliente será atualizada.

Relativamente a esta pergunta que é colocada ao utilizador após a alteração de algum dado do cliente, existe um parâmetro que a regula. Assim e de acordo com a preferência do utilizador, esta pode não ser colocada se o cliente em questão for um cliente genérico.

Caso seja alterado o cliente para quem o documento será emitido, os valores de preços e descontos são atualizados de acordo com os dados que se encontram na ficha cliente. Se responder afirmativamente, os dados serão atualizados.

No campo Nome é possível indicar o Número de contribuinte de um cliente, para que os dados do nome, número, morada, localidade, código postal e número de contribuinte sejam preenchidos automaticamente.

Caso tenha o parâmetro "Usa Cliente passante" ativo o campo Contribuinte e Nome são de preenchimento obrigatório.

Para que o software detete que o utilizador está a introduzir um número de contribuinte no campo Nome, este deve ser antecedido do caracter (-), por exemplo: -12345...

A prioridade de procura do cliente através do nº de contribuinte, é a seguinte:
1º - Tabela de Clientes;
2º - Tabela de Documentos de faturação - Procura o registo mais recente;

Ainda poderá selecionar o cliente usando o nº de contribuinte através da opção existente para o efeito nas Opções Especiais no Ecrã Introdução de Documentos.

Nota: Quando o documento selecionado é uma "Nota de Crédito" ou "Nota de Débito" , surge o campo Mot.Retif. na página Cliente, permitindo indicar o motivo pela qual é retificada a fatura, ou seja, o motivo pelo qual é emitida a nota de crédito.

Caso esteja selecionada o botão é visível a seguinte informação: nome do cliente, se é um cliente genérico, número do cliente e estabelecimento (se o estabelecimento for zero - sede - este campo não é preenchido), zona do cliente, moeda do cliente, vendedor, Tabela (tabela de preços de stock definidas na ficha do cliente), data de vencimento do documento e modo de pagamento (o mesmo da ficha do cliente).

Nota: O Vendedor é definido através de um combo box existente. Quando o parâmetro relativo ao vendedor se encontra activo, o vendedor a ficar associado ao documento, é o vendedor correspondente ao operador que efectua a venda, no ficheiro de Utilizadores e não o vendedor definido na ficha do cliente.

Quando o utilizador escolhe o nome do cliente no botão , o software insere automaticamente a restante informação nos outros campos.
Com o botão ativado, não tem procura incremental e não valida a existência do nome do cliente no ficheiro de clientes.
Com o botão desativado, tem procura incremental e valida a existência do nome do cliente no ficheiro de clientes.

O botão permite introduzir artigos no documento diretamente a partir do cabeçalho. Esta procura rápida de artigos poderá funcionar ou com o rato ou com uma interface touch-screen (emulando o rato).
O número de linhas de botões é definido no Back-Office na parte de configuração de terminais portáteis.

São necessárias as seguintes configurações:

1- Na ficha da família deve indicar, na página Outros dados que aquela família está disponível para procura rápida no POS e o respetivo texto ou imagem para aparecer no ecrã de introdução de documentos. O botão da família só está disponível se tiver artigos configurados para aparecer.

2- Na ficha do artigo indicar, na página Integração, que o artigo está disponível para procura rápida no POS e o respetivo texto ou imagem para aparecer no ecrã de introdução de documentos.

Na primeira linha do cabeçalho estão disponíveis as famílias de artigos (apenas as que estiverem configuradas como estando disponíveis na procura rápida de POS). É possível visualizar onze famílias de cada vez, mas se clicar nas setas Rodar a lista de famílias para o início e Rodar a lista de famílias para o fim situadas no lado direito da linha poderá visualizar as restantes. Caso o parâmetro "Ordenar as famílias de artigos disponíveis no ecrã POS pelo texto do botão (em vez da referência)" se encontre ativo é possível ordenar as famílias pelo nome definido no texto definido na ficha família.

Ao clicar num dos botões correspondentes a uma família de artigos ficam disponíveis na segunda e terceira linha os artigos dessa família.
Quando se escolhe um dos artigos através de um clique no respetivo botão este é incluído nas linhas do documento.
Se o artigo escolhido tiver uma grelha de cores e tamanhos associada surge um ecrã com a respetiva grelha, onde se deve indicar a quantidade para cada cor e tamanho.

Quando voltar a introduzir o mesmo artigo com grelhas pelo processo de procura rápida, as quantidades indicadas são somadas às já existentes (se tiverem a mesma cor e o mesmo tamanho) ou introduzidas em novas linhas se ainda não existirem artigos no documento com a mesma cor e tamanho.
Esta opção só existe para a procura rápida. Se o utilizador usar as teclas para indicar a referência, são sempre criadas novas linhas para as quantidades, tal como sucede com os restantes tipos de artigos.

Nota:
Ao lançar um artigo na linha, o preço que será apresentado será consoante a tabela indicada na linha (alterável). Caso existam preços por cliente (Dossiers) estes têm prioridade sobre a tabela da ficha de stock, mesmo que esteja definido para tal, caso em que a descrição na tabela de preços passa a indicar "Dossier". Depois de introduzir a referência, se o utilizador alterar a tabela de preços, na linha, então a opção selecionada será forçada, para indicar a escolhida.

Ao inserir numa linha uma referência de um produto composto a aplicação coloca abaixo, se a aplicação assim se encontrar configurada, as linhas com os respetivos componentes. Se se alterar ou apagar o artigo pai, os artigos componentes associados à referência anterior são eliminados de imediato.

Ao selecionar o botão o utilizador pode efetuar pagamentos diretos e verificar os totais do documento. Por pagamento direto entende-se o ato de concluir o documento, indicando apenas um modo de pagamento e sem acerto. A gaveta do dinheiro é aberta automaticamente (caso esteja configurada para tal na tabela de terminais de vendas - página OPOS - no POS Back).
Caso esteja ativada a opção de Imprimir automaticamente assim que terminar o documento no botão do ecrã de pagamentos, o software imprime diretamente o documento sem apresentar o ecrã de impressão.
Para procurar modos de pagamento que não estejam visíveis, utilizam-se as teclas e .

Se o tipo de documento é nota de crédito a opção de pagamentos fica indisponível. O que quer dizer que só se podem atribuir modos de pagamento aos documentos que não são do tipo nota de crédito.

São sempre criados os modos de pagamento "Dinheiro" e "Cheque". Os restantes só são criados se estiverem corretamente configurados no sistema, isto é, se os parâmetros relativos aos modos de pagamento tiverem valor. O botão correspondente a cada modo de pagamento pode conter texto e uma imagem ou só texto que o identifique.

A informação sobre a base de incidência, o desconto financeiro e o total do IVA fica disponível e os diversos modos de pagamento também, bastando escolher um para que o pagamento seja efetuado. O utilizador pode também visualizar o total de regularizações, mas só se possuir o módulo Gestão.

Se selecionar o botão , a informação que consta no cabeçalho é a seguinte: número de contribuinte do cliente, nome do cliente, se é um cliente genérico, número do cliente e estabelecimento (se o estabelecimento for zero - sede - este campo não é preenchido); morada de carga e descarga e hora de data de carga e descarga.

Quando o documento selecionado é um documento de faturação configurado como documento do tipo 4 e tipo para SAFT "GT", "GR", "GD", "GA" ou "GC" ou for do tipo 1, tiver tipo para SAFT igual a "FT" ou "FR" e tiver ativa a opção Preenche e valida o Local de Carga e o Local de Descarga estes campos são de preenchimento obrigatório.
Os campos Local de Carga e Local de Descarga são preenchidos com as moradas existentes no ecrã Moradas de Carga e Descarga.
O Local de Carga é preenchido com um registo cuja Origem esteja preenchida com Outros, podendo ser alterado para uma morada que tenha a origem preenchida, através da inserção manual na descrição da morada neste campo.
O Local de Descarga é preenchido da seguinte forma:
- se o cliente já tem morada de descarga criada na tabela é colocado esse registo neste campo;
- se o cliente ainda não tem morada de descarga criada na tabela, surge uma mensagem a perguntar se quer criar a morada;
- se o cliente tem várias moradas de descarga criadas na tabela, surge uma listagem ordenada pela descrição para o utilizador escolher qual a morada a colocar no campo local de descarga.
Este campo apenas é preenchido automaticamente com um registo da tabela de Moradas de Carga e Descarga quando o cliente não for consumidor final.

Os campos Data e Hora de Carga permitem definir a hora e a data de início de transporte.

Notas:

Se o documento de faturação for do tipo 1 e tipo para SAFT igual a "FT" ou "FR" e a opção Preenche e valida o Local de Carga e o Local de Descarga estiver ativa, estes dois campos são preenchidos com a hora e a data atual do sistema, podendo ser alterados pelo utilizador.

No campo da hora apenas é possível digitar uma hora compreendida entre as 00:00 e 23:59. Caso o utilizador coloque uma hora que não esteja compreendida entre este período, surge a informação de que a hora não está correta e impede o utilizador de gravar o documento.

Se a comunicação de documentos de transporte for efetuada via Ficheiro SAF-T (PT) Resumido os campos Local de Carga e Descarga são exportados nos elementos ShipFrom e ShipTo, respetivamente, da tabela de Documentos de movimentação de mercadorias (MovementOfGoods).

Os documentos de faturação são configuráveis no módulo POS Back (menu Tabelas, Pos Back, opção Configurar documentos de faturação).

É possível visualizar a informação configurada para aparecer no visor do cliente no próprio ecrã de introdução de documentos.
Para tal, deve clicar no botão , situado no lado direito da barra de status da grelha de vendas, que permite mostrar/esconder a caixa de texto com a informação configurada para o visor do cliente.

Este botão possui uma tecla de função especial programável (no módulo POS Back, menu Supervisor, Framework PHC, opção Teclas do utilizador) para o ativar através do teclado.
O ecrã em causa é o "SFPOS "com a referência "Botão para mostrar/esconder o visor do cliente".
Se o visor mostrar mais de duas linhas de informação a caixa de texto adquire uma scroll-bar vertical.

O campo Número total de itens é preenchido automaticamente pelo programa e apresenta o nº total de unidades que constam nas linhas do documento de faturação.

Caso o módulo POS esteja integrado com o módulo Gestão, existe outra página na tabela de introdução de documentos.
Na página Regularizações é possível introduzir ou eliminar regularizações de documentos através dos botões e .
No quadro de documentos regularizados insere-se a informação sobre o tipo de documento a regularizar, o seu número, a quantia que estava por regularizar e a quantia que será regularizada.
Caso a opção Permite regularizar na faturação documentos de outros clientes se encontre inativa, ao introduzir no documento de faturação uma regularização e se mude para outro cliente é emitida uma mensagem de aviso. Caso se encontre ativa não permite mudar de cliente até que não se remova os movimentos da grelha de regularizações.

Nesta página fica ainda registado o total de regularizações (soma das quantias que constam na coluna regularizar) e o total líquido do documento.


Notas adicionais:

Ao gravar um documento de faturação são efetuadas as seguinte validações:
- se o documento for do tipo 1 ou 2, o utilizador é impedido de continuar com a gravação caso o valor total do documento tenha sinal negativo.
- se o documento for do tipo 3, o utilizador é impedido de gravar o registos caso o documento em que o valor total do documento tenha sinal positivo.
- se o documento for do tipo 4 ou do tipo 5 e o tipo para SAFT for igual a "DC" ou "FC, o utilizador é impedido de continuar a gravação do registo se o valor total do documento for negativo, ou o documento não possuir linhas, ou se o somatório de quantidades for zero e o somatório dos valores for diferente de zero.