Especialistas
Este campo tabela, existente em quase todos os ecrãs da aplicação, permite selecionar um dos especialistas, existentes na clínica, ou criar um novo.
Se o utilizador aceder à agenda de marcações, a partir do ecrã de Marcações e se nesta já estiver selecionado o especialista, na agenda este campo aparece preenchido e em modo de leitura, ficando visíveis os períodos disponíveis do especialista, de acordo com a data selecionada.
Os especialistas inativos, ou que ainda não tenham nenhuma especialidade atribuída na sua ficha, não são visíveis neste campo da Agenda.

Se selecionar um especialista, no campo das especialidades apenas vão figurar aquelas que estiverem definidas no especialista selecionado.

Nota: Sempre que um especialista só tenha acesso à sua informação, na Agenda de Marcações não consegue selecionar os outros especialistas e como tal, visualizar marcações de outras especialidades e especialistas.

Especialidades
Este campo tabela permite selecionar uma das especialidades existentes na clínica ou criar uma nova.
Sempre que o campo dos Especialistas se encontre com uma seleção efetuada, a listagem com as especialidades é filtrada, apresentando apenas as especialidades correspondentes ao especialista selecionado.

Se o utilizador aceder à agenda de marcações a partir do ecrã de Marcações e se nesta já estiver selecionado a especialidade em questão, na agenda este campo já aparece preenchido e em modo de leitura, ficando visíveis os períodos disponíveis, de acordo com a data selecionada.
As especialidades inativas não são visíveis neste campo da Agenda.

Nota: Se nenhum destes campos estiver preenchido, na agenda ficam visíveis todos os períodos de todas as especialidades e especialistas para o dia da semana selecionado.
Desta forma, se por exemplo o utilizador estiver a realizar uma primeira marcação e o paciente não tiver preferências relativamente a um especialista, é possível visualizar todos os períodos (marcados e livres), e facilmente selecionar, dentro da especialidade pretendida pelo paciente, o especialista e a hora da marcação mais conveniente.

Com um clique direito nos especialistas e/ou especialidades, se estes campos se encontrarem já selecionados e se o utilizador tiver acesso de consulta, pode aceder diretamente à respetiva ficha. Se não existir nenhum especialista e/ou especialidade selecionada e o utilizador tiver acessos de introdução, com um duplo clique é apresentado o respetivo ecrã em modo de introdução. Todas as alterações nos ecrãs de especialidades/especialistas são atualizadas automaticamente no ecrã de agenda de marcações.

Alterar Estado de uma marcação
Os cinco estados de marcação possíveis são definidos nos parâmetros.
O utilizador só pode alterar o estado de uma marcação se tiver acessos para alterar registos no ecrã de marcações.
A funcionalidade e objetivo deste campo estão explicados no ecrã de Marcações

Esta funcionalidade só se encontra disponível se o utilizador escolher um período que contenha uma marcação, ou seja, ao percorrer todos os períodos esta opção ficará disponível ou não consoante o período selecionado ter ou não uma marcação. O respetivo estado da marcação também vai mudando consoante o estado da marcação do período escolhido, se este não tiver marcação, para além de ficar desabilitado, fica também sem qualquer informação.

Quando se altera o estado de uma marcação para Cancelada, período desta marcação fica automaticamente disponível. Deste modo é possível efetuar outra marcação para esse período, sem necessidade de eliminar o registo da marcação.
As marcações com este estado não aparecem e os respetivos períodos aparecem como livres.

Calendário
Depois de efetuada a seleção do especialista e da especialidade, é necessário estudar as datas possíveis para marcação de acordo com as respetivas disponibilidades.
Se o utilizador tiver acedido à agenda a partir do ecrã de Marcações esta data pode já vir definida, sendo no entanto possível alterá-la no calendário existente para o efeito.

O calendário permite escolher, de várias formas, o dia para o qual se pretende visualizar os períodos por especialista/especialidade definidos.
O utilizador pode inserir a data manualmente no campo que existe na parte superior do calendário e pode ainda clicar no dia pretendido.

Se pretender voltar para o dia de hoje existe um botão mesmo com o texto Hoje para o efeito.
Ao entrar diretamente no ecrã é este o dia selecionado e são visualizados os períodos existentes para esse dia.



As setas permitem também passar para o próximo dia, próximo mês e próximo ano ou regressar ao dia anterior, ao mês anterior e ao ano anterior.

Os períodos por especialidade/especialista são feitos de acordo com o dia da semana (segunda, terça...) e não com o próprio dia do mês (dia 1, dia 2) assim, por exemplo, todos os dias que sejam uma segunda-feira têm os mesmos períodos.



Outra funcionalidade ligada ao Calendário é a possibilidade de verificar as vagas de determinado especialista, num intervalo de horas, no calendário.
Para tal, deve selecionar-se um especialista e a respetiva especialidade e definir uma hora de início e outra de fim, como se pode observar na imagem seguinte:



Depois de definir as horas para as quais pretende observar as vagas deve premir o botão .

Os dias que têm períodos sem marcação às horas definidas no intervalo acima explicado, aparecem a verde no calendário.



Nota: Como se pode visualizar na imagem, o dia 25 encontra-se dentro de uma circunferência cor-de-rosa.
Este dia é feriado e assume, a cor definida para os feriados, na Tabela de Tipos de Feriados.
para que tal possa acontecer o parâmetro que permite controlar feriados nas marcações tem de se encontrar ativo.
Ao selecionar um dia que seja feriado, a agenda adverte o utilizador para o facto através da seguinte frase informativa: O dia selecionado é feriado.


Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre «Hot Key para campos data», carregando aqui.

Agenda
A visualização dos períodos é efetuada consoante as seleções efetuadas anteriormente, ou seja, se os especialistas e especialidades estiverem selecionados são visíveis todos os períodos, na data em questão, ocupados e livres.
Se para além da data nada estiver selecionado, ficam visíveis todos os períodos existentes em todas as especialidades e para todos os médicos, à exceção dos períodos cujos especialistas e/ou especialidades se encontrem inativos.
No caso de um especialista se encontrar ausente durante um dia, por exemplo, para a data selecionada, não aparecerão quaisquer linhas na agenda, uma vez que para esse especialista não é possível efetuar marcações pois não se encontra ao serviço. Se tiver registada uma ausência de meio-dia aparecerão então as linhas correspondentes aos períodos nos quais este se encontrará já ao serviço, para se poderem efetuar as marcações.

Na imagem seguinte são visíveis todos os períodos para Higiene Oral, para o dia selecionado.



Nota: Na imagem, existem períodos com cores de fundo distintas. A configuração e utilização das cores será explicada mais tarde, na Configuração de Cores

Se por exemplo se quisesse realizar uma marcação para a especialidade que aparece na imagem abaixo, para as 14:00m, bastaria fazer duplo clique nessa linha, ou seja nesse período, que se encontra vazio. O utilizador ficaria perante o ecrã de Marcações e os campos da especialidade, especialista, hora de início e fim, apareceriam automaticamente atualizados com a seleção efetuada.

Esta forma de fazer marcações é possível quer se aceda à Agenda diretamente quer através do ecrã de Marcações.


Nota: Pode também criar um filtro de utilizador para tabela de Marcações (MR), no ecrã "Agenda de Marcações", para isso é necessário que ative o parâmetro do módulo Clínica "Cada especialista só tem acesso à sua informação.". Se o utilizador logado não for administrador do Clínica, aplicação executa o filtro de utilizador, mas apenas mostra os registos do especialista em causa.ros de utilizador da tabela de Marcações (MR) sem ter em conta os registos.
Exemplo de filtro de utilizador:
Nome: Filtro MR
Tabela: MR
Expressão: "mr.idnome <> 'Ana Maria Guerra da Silva'"
Tipo: "É uma expressão Tsql"


Nome: Filtro MR
Tabela: MR
Expressão: "mr.idnome = 'Ana Maria Guerra da Silva'"
Tipo: "É uma expressão Tsql"

É também possível efetuar marcações sem período definido. Estas são ordenadas e colocadas no final da agenda se a hora definida como hora de início para a marcação for posterior á hora de fim do último período do dia e são colocadas no início se a hora de início for anterior á hora de início do primeiro período do dia.
Não é possível criar marcações sem período para horas que entrem em conflito com os períodos definidos no ecrã de Períodos por especialista/especialidade.
Se não se selecionar nenhuma hora de início para a marcação sem período, então esta é criada no final da agenda.

Se já existir uma marcação sem período definida na agenda, ao criar um Período por especialista/especialidade que se sobreponha a essa marcação, ela passa a contar como uma capacidade desse novo período criado. Relativamente ao modo de visualização na agenda, o utilizador pode escolher, ao gravar o novo período, se pretende que ela continue a aparecer como uma marcação sem período, se pretende que ela assuma a visualização comum das restantes marcações.
Estas marcações que inicialmente foram criadas como marcações sem período entram assim no controlo de capacidade, contrariamente às restantes marcações deste tipo, que não têm este controlo.



Para introduzir uma marcação sem período definido, através da agenda de marcações, basta premir o botão . O ecrã de marcações abre automaticamente, levando já alguns campos selecionados, nomeadamente o campo que define a marcação como marcação sem período.

A aplicação permite também efetuar marcações que agreguem em si mais do que um período definido; ou seja, se para um especialista existirem períodos definidos das 16h00 às 17h00 e das 17h01 às 18h00, é possível efetuar uma marcação das 16h00 às 18h00 conforme se pode observar na imagem acima, na marcação do paciente César Filipe Menezes.
Esta marcação vai consumir uma capacidade de cada um dos períodos. Ou seja, se existirem por exemplo duas capacidades para cada um destes períodos, fica uma capacidade livre para futuras marcações, em cada um dos períodos.

Ainda, a Agenda também permite, por exemplo, adiar marcações, ou seja, gravar uma marcação com início às 17:01 meia hora mais tarde.
Se o paciente ligar e avisar que se vai atrasar, por exemplo, á última consulta do dia, esta pode sempre ser alterada.
Na primeira imagem pode observar-se a agenda do especialista no final do dia:



Entretanto, se o paciente ligar e efetuar uma marcação avisando que só consegue chegar á clínica ás 17h e 30 minutos, a marcação a gravar pode conter a hora exata da previsão efetuada pelo paciente. A Agenda assume assim o seguinte:



Se tiver PHC ON poderá obter mais informação sobre "Agenda de marcações no arranque da aplicação", carregando aqui

Este botão só está visível caso o utilizador possua o módulo Gestão e permite faturar a marcação ao cliente.
Se tiver PHC ON poderá aprender um pouco mais sobre a "como faturar marcações com comissões"", carregando aqui.

Ao clicar em o utilizador pode introduzir e/ou consultar as fichas dos pacientes.
Se existir uma marcação selecionada na agenda, ao clicar neste botão acede diretamente à ficha do paciente a que se refere a marcação.

Se tiver PHC ON poderá aprender um pouco mais sobre a "criação de um cliente através do Paciente", carregando aqui.

Este botão permite imprimir ou mesmo criar uma impressão com os dados da agenda de marcações.

O utilizador pode ainda fazer o refresh do próprio ecrã através do botão respetivo.

Definir períodos das Marcações
Ao clicar neste botão o utilizador pode definir os períodos das marcações acedendo diretamente ao ecrã de períodos por especialista / especialidade.

Intimamente ligada ao Estado da marcação está a Configuração de Cores.

Configuração de Cores
A configuração de cores permite distinguir através das mesmas, os períodos existentes com marcações, de acordo com o respetivo estado do período, e distinguir as marcações umas das outras, de acordo com o seu estado.

Só existem dois Estados dos Períodos e os seus nomes são configurados nos Parâmetros da Agenda de Marcações.
Estes dois estados funcionam da seguinte maneira:
O Estado 1, cuja denominação por defeito é de Períodos - Livres, assume a cor selecionada em todos os períodos da agenda que não tenham qualquer marcação.
O Estado 2, denominado por defeito de Períodos - Ocupados assume a cor selecionada em todos os períodos da agenda que tenham uma marcação não identificada, ou seja, uma marcação sem Estado definido.

Ao clicar no botão , o utilizador abre um ecrã onde pode definir cores para os Estados das marcações, Estados dos períodos e Paciente genérico



Este ecrã pode estar sempre visível se o utilizador assim o entender, de forma a poder visualizar de uma forma rápida o nome dos estados existentes e qual a respetiva cor.
Assim ao olhar para a cor de um período poderá saber rapidamente, sem o selecionar, qual o estado da marcação ou do período.

Para configurar as cores basta fazer duplo clique no quadradinho da cor do estado. Surge assim outro ecrã que permite escolher uma das diversas cores apresentadas.
Depois de selecionar uma cor, os períodos cujas marcações possuam esse estado assumem-na automaticamente.

Quando se altera o estado da marcação o respetivo registo nas marcações é alterado bem como o estado da cor do respetivo período da marcação, se esta se encontrar definida.

Nota: As marcações sem período não assumem nenhuma das cores definidas para os períodos livres e ocupados.

Dados da Marcação/Paciente
Os dados visíveis ao utilizador dependem do grupo de utilizadores em que o mesmo está inserido. Ou seja, é nos grupos de utilizadores que se definem quais os dados disponíveis na agenda de marcações, isto é, que campos das tabelas de pacientes e de marcações é que serão visualizados

Por exemplo, para um médico interessa visualizar o nome do médico de família do paciente mas para a telefonista interessa saber se é a primeira consulta.



Através do botão o utilizador tem acesso diretamente ao ecrã de Colunas para Agenda de Marcações onde pode configurar os dados a visualizar.
Para tal, o utilizador necessita de ter acessos a alterar colunas para a agenda de marcações. Só assim poderá alterar os campos, já definidos no ecrã de Grupos de utilizadores.
Caso não possua este acesso o ecrã de Colunas para a agenda de marcações permite somente efetuar uma pesquisa de todos os campos ou da tabela de Pacientes ou da tabela de Marcações.

O ecrã de Colunas para Agenda de Marcações está estruturado da seguinte forma:

É apresentada uma grelha com três colunas, uma com os campos da tabela, outra com o Título dos campos e outra com o nome Visualizar.
Para selecionar os campos é necessário clicar na coluna de Visualizar, em frente ao campo da tabela pretendido.

Tipos de Acessos
Este campo permite, uma vez selecionado, marcar ou desmarcar todos os campos da tabela.
Este campo corresponde ao nome da coluna da grelha de seleção de campos; a coluna Visualizar, que se refere ao acesso em si, ou seja, à permissão de visualizar os campos.

Pode ainda ser efetuada uma procura por Nome ou por Título do campo.

As alterações efetuadas são automaticamente atualizadas na agenda de marcações.
Os dados que se pretendem visualizar são mostrados de acordo com o período escolhido, ou seja, se se selecionar um período sem nenhuma marcação, não serão visualizados quaisquer dados. Se se selecionar um período com uma marcação, ficam visíveis os respetivos dados da marcação e/ou do paciente. Ao alterar esse período os dados são alterados também.

Existe ainda, no botão acima referido a opção de Ordenar dados a visualizar que permite, através de um ecrã pequeno que apresenta todos os campos selecionados pelo utilizador, arrastar os mesmos de forma a que estes fiquem ordenados.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre como ter uma rápida perceção do estado das marcações da sua clínica, carregando aqui.