Para que os e-mail(s) possam ser adicionados ao sistema PHC é necessário primeiramente preparar o Documentos desktop para receber anexos do tipo .msg (e-mail).

Assim, devem ser definidas as tabelas que podem levar anexos, independentemente do seu formato.

Para tal devem ser seleccionadas na opção Tabelas com anexos as respectivas tabelas e os acessos às mesmas.

Depois de estarem definidas todas as tabelas da aplicação que têm anexos, é preciso definir, quais dessas tabelas podem ter anexos do tipo .msg (e-mail). Para tal deve aceder-se à opção Tabelas para Outlook e definir que tabelas, das anteriormente definidas, vão estar preparadas para receber e-mail(s).

Para cada tabela podem efectuar-se diversas configurações, tais como:

Filtrar os registos aos quais se vão poder anexar e-mail(s), os quais se vão encontrar disponíveis para visualização no Outlook;

Criar ou não a obrigatoriedade de ao adicionar e-mail(s) ao sistema PHC, ligar os e-mail(s) a registos;

Definir que apenas se encontram visíveis e disponíveis no Outlook para selecção os registos criados pelo utilizador que se encontrar no Outlook;

Definir a ordenação dos registos visualizados no Outlook;

Definir que utilizadores podem anexar e-mail(s) a cada tabela

.

Depois destas configurações o Documentos desktop encontra-se preparado para receber anexos de qualquer tipo, inclusive e-mail(s).


Adicionar e-mail(s) ao Sistema PHC em Offline
Existe ainda outro ponto a ter em consideração para quem normalmente recebe os seus e-mail(s) no Outlook em alturas em que não se encontra conectado com a base de dados.
Ou seja, quem normalmente se encontra a trabalhar em offline precisa de configurar a opção de Sincronização com o Outlook, que permite sincronizar os e-mail(s) recebidos em offline para dentro do sistema PHC.

Workflow
Nas gamas Advanced ou Enterprise, é ainda possível configurar o sistema para que determinados e-mail(s) possam arrancar workflows.
Para tal deve-se, nos workflows pretendidos efectuar as configurações necessárias.

Na página Documentos desktop do ecrã de Tipos de Workflow, deve activar-se primeiramente a opção:

Está disponível no Microsoft Outlook

Só se encontram disponíveis para selecção no Outlook os workflows que têm esta opção activa.
Os workflows que estão definidos para arrancar variáveis não estão disponíveis no Outlook.

Pode ainda definir-se os valores dos campos Resumo e Identificação Interna. O valor definido no campo Identificação Interna aqui definido vai aparecer no campo correspondente no Outlook na página Configuração do ecrã de Tipos de Workflow.

Esta última pode ser apresentada apenas num registo por defeito ou numa listagem com vários registos, introduzidos pelo utilizador, separados por vírgula, no campo Opções de Escolha para identificação interna.

É ainda possível utilizar os campos Identificação Interna por defeito e Opções de Escolha para identificação Interna em simultâneo, no entanto, para tal é obrigatório que o registo colocado no campo Identificação Interna por defeito seja um dos registos definidos nas várias Opções de escolha, existentes no campo abaixo.

Assim definido, no Outlook, ao seleccionar-se um Workflow, o campo de identificação Interna mostra-se logo posicionado no registo por defeito, mantendo no entanto os restantes registos disponíveis para selecção.

Caso contrário, a aplicação ignora o valor da Identificação interna por defeito e coloca a listagem com os registos seleccionados, posicionando-se no primeiro registo.

Para mais informações sobre o workflow deve aceder ao respectivo manual.