A opção de Sincronização com o Outlook encontra-se disponível se possuir um dos seguintes módulos: Gestão, CRM Comercial, Equipa ou Suporte. No consumo do Gestão, esta funcionalidade apenas sincroniza as marcações.A Sincronização da agenda de marcações será explicada posteriormente.O Módulo CRM Comercial possibilita a sincronização, a qualquer momento do dia, dos Contactos, das Visitas e das Pessoas existentes na aplicação, com o Outlook. Desta forma, estas três ferramentas de trabalho podem estar sempre atualizadas.Ao selecionar esta opção é aberto o seguinte ecrã:Neste ecrã o utilizador pode selecionar que dados quer sincronizar com o Outlook. Uma vez selecionados é possível definir filtros para todos eles.Sincronização de ContactosAo sincronizar contactos com o Outlook apenas alguns campos serão sincronizados nos dois sentidos. Estes campos são:Os restantes campos de ambos os lados não são sincronizados, pelo que não terá qualquer efeito a sua alteração.A sincronização funciona da seguinte forma:

Em primeiro lugar são lidos do Outlook todos os contactos que vieram do Software PHC;

Depois são introduzidos no Outlook todos os contactos que ainda lá não existem;

Por fim, com os Contactos que estão no Outlook e no Software PHC são feitos os seguintes procedimentos:

Se a última atualização em PHC for superior à última atualização em Outlook, o contacto de Outlook é atualizado com os dados de PHC. Caso contrário, o contacto no Software PHC é atualizado com os dados do contacto no Outlook.

Não é possível introduzir novos Contactos a partir do Outlook. Apenas os Contactos que são introduzidos no Software PHC serão sincronizados.Se alterar uma tarefa dos dois lados, na próxima sincronização haverá um conflito. O conflito é resolvido automaticamente com a data/hora da alteração, ou seja, é sobreposto o contacto com as alterações mais recentes.Para tal existe ainda a opção Actualizar movimentos com data superior à ultima alteração.As alterações são controladas ao minuto. Se existirem alterações dos dois lados no mesmo minuto prevalece a alteração feita no Software PHC.Os Contactos apagados no Software PHC nunca serão apagados do Outlook e os contactos apagados no Outlook não serão apagados no Software PHC.Sincronização de VisitasAo sincronizar visitas com o Outlook apenas alguns campos serão sincronizados nos dois sentidos. Estes campos são:Os restantes campos de ambos os lados não serão sincronizados, pelo que não terá qualquer efeito a sua alteração.A sincronização de visitas da aplicação PHC com o Outlook funciona da seguinte forma:

Em primeiro lugar só são sincronizadas as visitas do tipo marcações;

Em seguida, as visitas são gravadas na agenda do Outlook;

São lidas no Outlook todas as visitas que vieram do Software PHC;

Depois são introduzidas no Outlook todas as visitas que ainda não existem no Outlook.

Ao sincronizar as visitas para o Outlook, na agenda do Outlook, o título da marcação apresenta o nome do Contacto e o Resumo.Desta forma, por exemplo, um utilizador, comercial, etc. que consulte a agenda do Outllook consegue rapidamente visualizar os clientes a visitar bem como o propósito da visita.Para as visitas que estão no Outlook e no Software PHC são feitos os seguintes procedimentos:

Se a última atualização em PHC for superior à última atualização em Outlook a visita de Outlook é atualizada com os dados de PHC. No caso contrário a visita no Software PHC é atualizada com os dados da visita do Outlook.

Não é possível introduzir novas visitas a partir do Outlook. Apenas as Visitas que são introduzidas no Software PHC serão sincronizados.Se se alterar uma visita dos dois lados, na próxima sincronização haverá um conflito. O conflito é resolvido automaticamente com a data/hora da alteração, ou seja, é sobreposta a visita com as alterações mais recentes.As alterações são controladas ao minuto. Se existirem alterações dos dois lados no mesmo minuto prevalece a alteração feita no Software PHC.Para tal existe ainda a opção Actualizar movimentos com data superior à ultima alteração.As visitas apagadas no Software PHC nunca serão apagadas do Outlook e as visitas apagadas no Outlook não serão apagadas no Software PHC.Sincronização de PessoasAo sincronizar pessoas com o Outlook apenas alguns campos serão sincronizados nos dois sentidos. Estes campos são:Os restantes campos de ambos os lados não são sincronizados, pelo que não terá qualquer efeito a sua alteração.Ao efetuar uma sincronização, o nome da pessoa no PHC é inserido no contacto do Outlook no campo Nome Completo, permitindo assim a diferenciação dos contactos das pessoas no Outlook.A sincronização funciona da seguinte forma:

Em primeiro lugar são lidos do Outlook todos os contactos que vieram do Software PHC;

Depois são introduzidos no Outlook todas as pessoas que ainda lá não existem;

Por fim, com os Contactos que estão no Outlook e no Software PHC são feitos os seguintes procedimentos:

Se a última atualização em PHC for superior à última atualização em Outlook, o contacto de Outlook é atualizado com os dados de PHC. Caso contrário, o contacto no Software PHC é atualizado com os dados do contacto no Outlook.

Não é possível introduzir novos contactos de pessoas a partir do Outlook. Apenas as Pessoas que são introduzidas no Software PHC serão sincronizadas.Se alterar uma tarefa dos dois lados, na próxima sincronização haverá um conflito. O conflito é resolvido automaticamente com a data/hora da alteração, ou seja, é sobreposta a pessoa com as alterações mais recentes.Para tal existe ainda a opção Actualizar movimentos com data superior à ultima alteração.As alterações são controladas ao minuto. Se existirem alterações dos dois lados no mesmo minuto prevalece a alteração feita no Software PHC.As Pessoas apagadas no Software PHC nunca serão apagadas do Outlook e os contactos de pessoas apagados no Outlook não serão apagados no Software PHC.Com qualquer um dos módulos acima referidos, pode sincronizar as marcações existentes na sua base de dados.Esta sincronização processa-se da seguinte forma:Sincronização de MarcaçõesAo sincronizar marcações com o Outlook apenas alguns campos serão sincronizados nos dois sentidos. Estes campos são:Os restantes campos de ambos os lados não serão sincronizados, pelo que não terá qualquer efeito a sua alteração.A sincronização de marcações funciona da seguinte forma:

Em primeiro lugar são lidas do Outlook todas as marcações que vieram do Software PHC;

Depois são introduzidas no Outlook todas as marcações que ainda lá não existem.

Por fim, com as marcações que estão no Outlook e no Software PHC são feitos os seguintes procedimentos:

Se a última atualização em PHC for superior à última atualização em Outlook a marcação de Outlook é atualizada com os dados das marcações da aplicação PHC. Caso contrário, a marcação no Software PHC é atualizada com os dados da visita no Outlook.

Não é possível introduzir novas marcações a partir do Outlook. Apenas as marcações que são introduzidas no Software PHC serão sincronizados.Se se alterar uma marcação dos dois lados, na próxima sincronização haverá um conflito. O conflito é resolvido automaticamente com a data/hora da alteração, ou seja, é sobreposta a marcação com as alterações mais recentes.Para tal existe ainda a opção Atualizar movimentos com data superior à ultima alteração.As alterações são controladas ao minuto. Se existirem alterações dos dois lados no mesmo minuto prevalece a alteração feita no Software PHC.As marcações apagadas no Software PHC nunca serão apagadas do Outlook e as marcações apagadas no Outlook não serão apagadas no Software PHC.EquipaRelativamente ao Equipa, também é possível sincronizar as marcações, as tarefas e datas com o Outlook, mediante seleção do pretendido, como se pode observar na imagem a baixo.É possível definir um filtro, na sincronização de tarefas do Equipa, de forma a serem enviadas para o Outlook apenas as tarefas que o utilizador deseja.Sincronização de MarcaçõesNas Tarefas estes campos são:Se pretender pode selecionar a opção importar as novas tarefas introduzidas no Outlook na página Tarefas deste ecrã de sincronização.Nas Datas estes campos são:Os restantes campos de ambos os lados não serão sincronizados, pelo que não terá qualquer efeito a sua alteração.Pode selecionar se pretende importar as novas datas introduzidas no Outlook na página Datas deste ecrã de sincronização.Pode ainda, no mesmo local, definir se a sincronização vai actualizar movimentos com data superior à ultima actualização.A sincronização funciona da seguinte forma:São lidas do Outlook

Todas as tarefas e datas que vieram do Software PHC ou que não vieram do Software PHC, mas que contenham no campo "Categorie" ou "Categoria" um projeto que exista no Equipa

;

Todas as tarefas cujo utilizador é responsável ou datas em que o utilizador participe no Software PHC

.São introduzidas

No Outlook todas as tarefas em aberto e datas que não estão já no mesmo

;

No Equipa todas as tarefas e datas que não estavam já introduzidas e cuja categoria corresponda a um projeto em aberto

.Procedimentos

São apagadas as tarefas do Outlook que estão fechadas no Software PHC;

Nas restantes tarefas ou datas, se a última atualização em PHC for superior à última atualização no Outlook, a tarefa/data de Outlook é atualizada com os dados de PHC. No caso contrário a tarefa no Software PHC é atualizada com os dados da tarefa do Outlook. Se a tarefa foi fechada no Outlook, essa atualização é feita no Software PHC e a tarefa é apagada do Outlook

.Notas

Se alterar uma tarefa dos dois lados, na próxima sincronização haverá um conflito. O conflito é resolvido automaticamente com a data/hora da alteração, ou seja, é sobreposta a tarefa com as alterações mais recentes

;

As alterações são controladas ao minuto. Se existirem alterações dos dois lados no mesmo minuto prevalece a alteração feita no Software PHC

;

Tarefas apagadas no Software PHC nunca mais serão atualizadas ou apagadas do Outlook. Tarefas apagadas no Outlook não serão apagadas ou atualizadas no Software PHC

.Sincronização de e-mail(s)Se possuir o módulo PHC CS Documentos desktop tem ainda a possibilidade de sincronizar e-mail(s) para dentro do sistema PHC.Quando os e-mail(s) chegam ao Outlook e o utilizador se encontra conectado ao Servidor a introdução dos e-mail(s) no sistema PHC é automática via Outlook.A Sincronização apenas serve para introduzir no sistema e-mail(s) que foram recebidos e preparados para ser adicionados, quando o utilizador se encontrava offline, ou seja, desconectado do servidor da base de dados.Neste caso, basta que ao entrar na aplicação, o utilizador selecione a opção e-mail e prima o botão de Sincronizar.Para que possa existir sincronização de dados com o Outlook quando se entra na aplicação pela primeira vez no dia, existe a opção de Activar este ecrã sempre que entra e sai do software. Uma vez selecionada, ao entrar na aplicação, a sincronização da dados é efetuada de imediato. Ou seja, esta opção permite que o ecrã de sincronização seja aberto automaticamente ao entrar e seja fechado ao deixar a aplicação.Se o utilizador pretender, a aplicação também permite Fechar este ecrã após a sincronização, através da seleção da opção respetiva, como se pode observar na imagem. Com esta opção ativa, sempre que se efetuar uma sincronização, logo a seguir aos respetivos relatórios, o ecrã fecha automaticamente.Para sincronizar basta clicar em . Depois de efetuadas as sincronizações pode sair deste ecrã através do botão .A opção de Sincronização com o Google encontra-se disponível se ativar a opção Utiliza Google Calendar disponível no ecrã de Manutenção Personalizada.Nota: Esta funcionalidade apenas é suportada pela versão 2 do serviço de integração com a Google Calendar.Através desta opção pode enviar de Datas Equipa, Marcações, Visitas e Intervenções Técnicas existentes no PHC para um calendário específico associado à sua conta no Google.Em primeiro lugar terá de ter criada uma conta de e-mail no Google e depois definir na página Opções o nome dos calendários com o qual a aplicação vai sincronizar. Caso não defina nenhum nome então o software irá criar um calendário com os nomes existentes por defeito.Depois de clicar em é aberta uma janela do Google para o utilizador efetuar o seu login, e depois surge outro ecrã onde é pedido a permissão de acesso ao Google Calendar.De seguida, é efetuada a sincronização para o calendário do Google.Notas:

Quando a aplicação PHC cria o calendário no Google vai criar com o fuso horário do calendário principal do Google Calendar.

Desde que o fuso horário do calendário PHC no Google seja igual ao do calendário principal do Google, todas as marcações enviadas pela aplicação aparecem à mesma hora independentemente do fuso horário.

Quando um evento é apagado no Google ele volta para o Google na próxima sincronização. Se um evento já sincronizado for apagado no software PHC ele volta para o software na próxima sincronização.

Em todas estas áreas é possível alterar as datas e as horas no Google que ao sincronizar serão atualizadas.

Esta funcionalidade exige uma ligação à internet, disponível quando a mesma é usada.

Sincronização de MarcaçõesQuando uma marcação é criada no Software PHC a sincronização funciona da seguinte forma:

A 1ª linha do campo Texto sobre a Marcação vai para o campo Título no Google.

Se houver dados de cliente preenchidos no campo Descrição do Google é criado uma linha com o texto CLIENTE:. A seguir, são criadas mais 4 linhas com a 1ª para o Nome, 2ª para Morada, 3ª para Localidade e 4ª para Código Postal.

As restantes linhas do campo Texto sobre a Marcação também vão para o campo Descrição mas são preenchidas após os dados do cliente

.

O mesmo acontece do lado inverso. Se uma marcação for criada no Google com dados de cliente, no campo Descrição do Google a 1ª linha tem que ser preenchida com a palavra CLIENTE:, as seguintes linhas devem conter: nome, morada, localidade e código postal. Depois se houver mais texto para ser preenchido deve ser escrito após uma linha em branco. Se o utilizador tiver só o nome do cliente e um texto então esse texto terá que ser escrito após deixar 4 linhas em branco após o nome do cliente.

Ao importar o evento para a aplicação, a aplicação vai verificar se já existe ficha do cliente e se for o caso vai preencher o nº do cliente.

Sincronização de VisitasQuando uma visita é criada no Software PHC a sincronização funciona da seguinte forma:

Os campos Nome e Resumo vão para o evento no Google com o título no formato NOME : RESUMO.

O campo Relatório vai para o evento no Google para a Descrição.

Os campos Morada e Código Postal vão para a descrição a seguir ao relatório após a palavra DADOS.

Sincronização de Datas EquipaQuando uma data é criada no Software PHC a sincronização funciona da seguinte forma:

Os campos Projecto e Resumo vão para o evento no Google com o título no formato PROJECTO.RESUMO

Só é sincronizado o campo Resumo se este for alterado no Google.

Sincronização de Intervenções TécnicasQuando uma intervenção é criada no Software PHC a sincronização funciona da seguinte forma:O campo Zona passa para o campo Onde no Google.Os campos Nome, Tipo de pedido e Tipo de intervenção passam para o evento no Google para o Título no formato NOME : TIPO PEDIDO : TIPO INTERVENÇÃOSó o campo Nome irá ser sincronizado se este for alterado no Google.A opção Realizado passa para a descrição em formato texto para REALIZADO/NÂO REALIZADO. Este campo é sincronizado se for alterado no Google. Terá sempre de ter o texto REALIZADO/NÃO REALIZADO.Os campos Pat, Marca, Modelo, Máquina, Nº Série, Técnico, Pedido por são transferidos para a Descrição mas não são sincronizados se forem alterados no evento no Google.O campo Relatório passa para a Descrição com a palavra (Relatório:) no início e (----------) no fim. O (---------) funciona como um delimitador do campo relatório. Este campo pode ser alterado no Google e sincronizado.O campo Pendentes para a próxima intervenção passa para a Descrição com o texto Pendentes para a PRÓXIMA intervenção: no início. Este campo pode ser alterado no Google e sincronizado.Nota: Não existe sincronização das Intervenções técnicas com o Outlook.