Impressão de minutas em processador de texto

Com esta opção é possível estabelecer uma ligação com o Mail Merge (impressão em série) do Word ou outro processador de texto. Para ver como configurar a ligação ao processador de texto clique em parâmetros.



Para criar uma ligação entre o programa e o processador de texto é necessário produzir o ficheiro de ligação. Para esse efeito deve-se clicar no botão para a criação do ficheiro de ligação.
Assim irá ser criado o ficheiro de ligação entre a aplicação e o processador de texto.
A tabela criada terá o formato DBF (ou XLS, conforme configurado nos Parâmetros) e irá ser lida por uma minuta de Mail Merge. Ao ler esta tabela a minuta substituirá os dados no texto pelos dados do registo no ecrã.

Esta opção deve ser executada em cada ficheiro (clientes, fornecedores, stocks, etc.) quando se faz o mail-merge pela primeira vez, ficando depois disponível para novas minutas.

Após a criação do ficheiro de ligação é necessário indicar o mapa que vai ser utilizado. O objectivo de associar um mapa à impressão, é de definir os campos e os registos pretendidos na impressão.

Após clicar neste botão, surge o ecrã para definir o mapa.
Depois de criar o mapa já é possível definir a minuta.

Este ícone permite seleccionar a minuta que se pretende utilizar (criada no processador de texto). Caso a minuta ainda não tenha sido criada, é necessário proceder à sua criação. Ao seleccionar a minuta os dados da mesma são actualizados em função da informação que se encontra nesse ficheiro.

Antes de criar a minuta é possível obter uma listagem dos campos disponíveis. Esta listagem é importante, pois permite saber o nome correcto dos campos, facilitando assim a criação da minuta.

Este botão permite imprimir os campos disponíveis para Mail-merge.

Este botão permite criar uma referência de forma a ficar registado na gestão de correspondência. Por exemplo: Caso se faça uma minuta para clientes, ficará registado na gestão de correspondência o envio da minuta em questão.


O passo seguinte é a criação da minuta no processador de texto, neste caso através do Microsoft Word.

Como criar novas minutas passo a passo
Uma minuta com ligação ao Software não é mais do que um ficheiro de texto que contém uma ligação a um ficheiro de dados.

Este ficheiro de dados é criado pela aplicação com os dados que o utilizador seleccionou, ou seja, se por exemplo:
Pedir uma impressão a partir da ficha do cliente, esse ficheiro temporário (CLWORD.DBF) irá conter todos os campos da ficha do cliente, ou então se imprimir etiquetas apartir do ficheiro de stocks (STWORD.DBF), esse ficheiro temporário irá conter todos os campos da ficha de stocks.


No Microsoft Word cria-se uma nova minuta de uma das seguintes formas:

• Escrever primeiro o texto e activar o Mail-merge depois;


• Abrir imediatamente o Mail-merge e escrever o texto depois.

Neste exemplo vai ser explicada a segunda forma de criação.

Para activar as opções de Mail-merge (impressão em série), procede-se da seguinte forma:

No menu Tools (Ferramentas) escolhe-se a opção Mail Merge (Impressão em série), depois clica-se em Create (Criar), selecciona-se Form Letters (Cartas formulário), caso pretenda imprimir etiquetas terá que selecionar Mailing Labels.


De seguida define-se como Main Document (Documento principal) a opção Active Window (documento actual - janela activa).


Depois define-se a Data source (Origem de dados) e selecciona-se a opção Open data source (Abrir origem de dados).


O próximo passo é a escolha do ficheiro DBF ou XLS relacionado como programa .

Para encontrar o ficheiro (CLWORD.DBF) é necessário utilizar duas opções: o local em que se vai procurar (LOOK IN) e indicar o tipo de ficheiro que se pretende (FILES OF TYPE), facilitando assim a procura do mesmo.


O nome do ficheiro indicado é o ficheiro temporário criado no ecrã de impressão de minutas (dentro da aplicação).

Nota:
O tipo de ficheiro criado é definido nos Parâmetros, na opção de Processador de texto. É possível seleccionar ligações DBF, XLS ou XLS5.

O passo seguinte é a confirmação do ficheiro. Clica-se em OPEN (Abrir), sendo apresentado mais um ecrã.
Neste local confirma-se a origem de dados, indicando que se trata de um ficheiro DBF de Foxpro (linguagem em que são desenvolvidas as aplicações).
Para iniciar o texto da minuta basta clicar em EDIT MAIN DOCUMENT (editar documento principal).

Depois de definir todas as opções, já é possível introduzir o texto da minuta e, com a opção INSERT MERGE FIELD (Inserir campo de impressão em série), os vários campos pretendidos.


Nota:
Os campos que estão acessíveis através desta opção, são os campos que constam no mapa que está associado à minuta (definido na aplicação).

Neste exemplo é possível observar alguns campos da tabela de clientes (nome, morada, saldo, etc.).

As minutas que vêm fornecidas com o software podem ser alteradas. Para tal basta identificá-las e mudar o seu conteúdo de seguida .

Exemplo de uma minuta para clientes:


Os campos inseridos ficam identificados através dos caracteres "".

A minuta serve de base para diversos clientes, que são definidos pelo filtro que está associado ao mapa. Para visualizar a minuta de cada cliente deve-se utilizar a seguinte opção:

Este botão (VIEW MERGED DATA - Ver dados intercalados) permite observar a minuta com os dados do cliente seleccionado. Para mudar de cliente selecciona-se um dos seguintes botões:


Os botões acima referidos permitem seleccionar o primeiro registo (cliente), o registo anterior, o próximo registo e o último registo. No meio fica a identificação do registo, isto é, o número do mesmo.

A impressão das diversas minutas pode ser executada através do botão (MERGE TO PRINTER - Enviar a impressão em série para a impressora).

Para visualizar todas as minutas dos clientes clica-se em (MERGE TO NEW DOCUMENT - Enviar a impressão em série para um novo documento), podendo-se desta forma visualizar, em páginas separadas, todas as minutas que foram produzidas.

Nota:
Ao trabalhar em rede o Word abre a tabela em modo exclusivo, pelo que, enquanto não se fechar a minuta, mais ninguém na rede a pode utilizar.

Para evitar essa situação deve-se definir, nos Parâmetros, que a directoria para os ficheiros temporários é no disco local.

Uma vez desenhada a minuta não é necessário repetir todos estes passos, pois na própria minuta fica guardada toda a informação que foi definida.

Na próxima utilização da minuta, ou seja, quando se voltar a necessitar de imprimir este texto, basta seleccioná-lo, que o software encarrega-se de actualizar os dados do ficheiro temporário.

Depois de configurar e gravar a minuta, já é possível imprimir os dados dos clientes a partir do ecrã inicial da aplicação.

Esta opção permite imprimir a minuta selecionada, activando automaticamente a opção Mail Merge e disponibilizando os dados dos registos do Software (via ficheiro DBF).

Se tiver PHC ON poderá aprender um pouco mais sobre como criar passo a passo a minuta no Processador de Texto, carregando aqui.