Ao abrir o ecrã de Recibos fica disponível uma Barra de Ícones de Programas, onde existem variadas opções. Nessa barra existe um ícone de opções com várias ações, algumas delas já disponíveis através de ícones, nomeadamente a Introdução, bem como mapas definidos pelo utilizador.

Log de registos (Alterados/Apagados)"
Ao clicar nesta opção surgirá um ecrã de Análises de Log de registos que lhe permite filtrar os dados em relação aos registos existentes no ficheiro log, podendo selecionar qual o utilizador, colocar a data inicial e final dos registos que pretende consultar. Assim, ao clicar em avançar será mostrado um "browlist" com os campos Data|Hora|Descrição|Tipo|Origem|Registo|Utilizador, sendo que o registo será constituído pelos campos da tabela e seus dados.

Regularização rápida de documentos
Esta opção permite emitir recibos de forma mais automatizada, podendo ser executada neste local ou a partir dos documentos de faturação (No menu de opções dos documentos de faturação - Emitir um recibo para este documento). Para mais informações sobre os documentos de faturação, consulte por favor o capítulo sobre a Faturação.

Para emitir o recibo através deste processo é necessário indicar o Código identificativo do documento, que é constituído pela seguinte forma:

Os primeiros 3 dígitos são referentes ao número interno do documento, isto significa que no exemplo que se segue, se está a emitir um Recibo para uma Fatura (a fatura tem o código interno n.º 1 na configuração dos documentos de faturação). Para emitir um recibo para uma Guia de remessa o código seria 002.

Depois do código indica-se o número sequencial do documento. Este número é indicado pelos dígitos 4 a 13, por exemplo o número do documento (fatura) é 0000000086, ou seja, Fatura número 86.

Para terminar o código, é necessário indicar o ano do documento, o que é feito através dos últimos quatro números, neste exemplo é 1999.

Depois de terminar a introdução do código basta clicar em , para que o programa procure o documento de faturação indicado.

Depois de clicar no botão mencionado, são apresentados os dados do documento de faturação, sendo ainda possível indicar informação adicional, como por exemplo o banco, o título, etc. Caso pretenda que o recibo seja incluído em transferências bancárias deverá ativar a respetiva opção.

Para terminar é possível Gravar o recibo ou Gravar e Processar o recibo, opções que se encontram explicadas no capítulo sobre Recibos

Se tiver PHC ON poderá aprender um pouco mais sobre como regularizar documentos de faturação, carregando aqui.


Emissão automática de Recibos
A emissão automática de recibos pode ser efetuada de três formas:

1 - Importação a partir de um ficheiro externo
Para importar via ficheiro externo (ASCII) é necessário primeiro configurar os ficheiros ASCII a importar. Para informações mais detalhadas consulte por favor o capítulo sobre Configuração de ficheiros externos.
Para criar um ficheiro ASCII, deve ser indicado primeiro se o ficheiro é de registos fixos ou se tem os campos separados por um caracter (vírgula, por exemplo).
Caso o ficheiro a importar tenha registos específicos, deve ser indicado também o conteúdo e o comprimento do campo de controlo.
Ou seja, se por exemplo os registos a importar começam todos por um caracter "C", o conteúdo do campo de controlo seria C e o seu comprimento 1.

Nos Registos fixos é necessário indicar:
a coluna onde se inicia o campo de controlo caso o mesmo seja utilizado;
os vários campos do ficheiro com a respetiva coluna de início e comprimento.

Nos Registo separados é necessário indicar:
o caracter de separação;
a ordem da coluna do campo de controlo caso o mesmo seja utilizado;
os vários campos do ficheiro e a respetiva ordem.

Estrutura do ficheiro ASCII:
Para que esta rotina funcione o ficheiro ASCII tem de conter pelo menos uma coluna referente ao documento que está a ser regularizado. O conteúdo desta coluna tem de ser obrigatoriamente:
DDDNNNNNNNNNNAAAA
sendo que:
DDD é o n.º interno do documento de faturação
NNNNNNNNNN é o n.º do documento de faturação
AAAA é o Ano do documento de faturação.

O nome desta coluna deverá ser CODIGO (Na configuração do ficheiro ASCII).

Opcionalmente podem ser utilizadas as seguintes colunas no ficheiro ASCII:
RDATA: Data do recebimento
CLCHEQUE: N.º do cheque ou identificação do documento
BANCO: Banco do cheque
CHDATA: Data do cheque (caso se trate de um cheque pré-datado)
INTID: Identificação interna a atribuir ao Recibo

A definição passa portanto pela definição da configuração do ficheiro ASCII a importar, escolhendo o mesmo através da opção e a escolha do ficheiro a importar, clicando em .

2 - Emissão automática de Recibos de c/c
Esta opção passa pela definição de um filtro para o ficheiro de Conta-Corrente de clientes e a partir de uma listagem com os movimentos resultantes da definição do filtro acima referido e/ou de um filtro de utilizador (excetuando também os movimentos já incluídos em algum recibo) deve marcar os movimentos desejados para a regularização dos respetivos documentos. Poderá criar um filtro para trazer apenas os registos sobre os quais o documento foi pago via UNICRE e emitir os recibos correspondentes, ficando a Conta-Corrente do cliente atualizada.
Para mais informações sobre os filtros consulte por favor o capítulo sobre Filtros e Filtros de Utilizador.



Para selecionar os movimentos pretendidos, basta clicar na coluna M?.


3 - Emissão automática de recibos para faturas pagas por referências multibanco
Esta opção permite criar recibos a partir da listagem de pagamentos por Referência Multibanco ao abrigo do protocolo com a Easypay.

Quando escolhe esta opção, deve definir o intervalo de datas para a listagem de pagamentos a pedir à Easypay.
Deve também definir a Série de Recibos de Adiantamento, o Documento para c/c do Recibo de Adiantamentos e a tabela de IVA para o recibo de adiantamentos, bem como os dados para a emissão dos Recibos.

Os dados para Recibos de Adiantamento são utilizados para criar um recibo de adiantamento caso o valor indicado na listagem de pagamentos seja superior ao valor existente em Conta-Corrente para o respetivo documento de faturação.

Quando esta opção está ativa, deixa de ser possível utilizar a opção "um único recibo para todos os movimentos do mesmo cliente".

No fim do processamento é apresentada uma listagem com a indicação dos documentos emitidos e dos documentos de faturação pagos por referência multibanco e outra listagem com os erros encontrados.

Os documentos de faturação são atualizados com a indicação da data de pagamento e é atualizado o campo Referência multibanco paga. Os documentos de faturação que não lançam em Conta-Corrente também são atualizados.

Se tiver PHC ON poderá saber mais sobre como gerar referências automaticamente nos documentos de faturação, clicando aqui.

Antes de executar a importação dos dados é necessário definir a Série (tipo) do recibo. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre a Constituição de recibos. É também necessário selecionar o local de Tesouraria e a classificação de lançamento em Tesouraria.

Alternativamente é ainda possível indicar informações adicionais tais como:

Data - serve para indicar a data da emissão.

Identificação interna - permite registar informação adicional ao movimento, que posteriormente poderá ser utilizada em listagens e análises, bem como na questão da Reconciliação bancária. Esta identificação funciona com base no método de importação utilizada:

A partir de um ficheiro externo

se esta opção estiver ativa permite ao utilizador escolher a identificação interna que pretende para os recibos que forem emitidos;

Emissão automática de recibos de Conta-Corrente

se esta opção estiver ativa não é possível preencher o campo de identificação interna, pois este é preenchido com os dados que provêm da Conta-Corrente.

Moeda - permite selecionar a moeda de emissão do recibo.

Estes dados apenas serão utilizados caso o ficheiro ASCII não possua estas colunas.

Passou também a existir a possibilidade de definir se, para movimentos do mesmo cliente é criado um único recibo, em vez de criar um recibo por movimento (isto é válido para as opções A partir de um ficheiro externo e Emissão automática de Recibos de c/c) - Nesse caso e quando se efetua a regularização a partir de um ficheiro externo, os dados eventualmente provenientes desse ficheiro externo relativos a Local de tesouraria, Classificação, Data e Identificação interna, são ignorados, sendo assumidos os que estão no ecrã.

utiliza a Série definida para o Documento de Faturação
Esta opção permite que o recibo seja criado com a série que estiver definida na configuração do documento de faturação, desde que a origem do movimento de Conta-Corrente seja proveniente de um documento de faturação (FT). Caso o movimento de c/c não tenha origem em documentos de faturação ou a série do recibo não esteja definida na configuração do documento de faturação, então nesse caso a aplicação vai emitir o recibo com a série que estiver definida no próprio ecrã de Emissão automática de Recibo.
Quando a opção um único recibo para todos os movimentos do mesmo cliente está ativa, a opção utiliza a Série definida para o Documento de Faturação não se encontra disponível pois os movimentos podem ter origens diferentes.

Em seguida pressiona-se o botão para a emissão dos recibos (pode emitir recibos processando ou não).

Nota: as linhas dos recibos criados a partir desta rotina serão ordenados por Data da Fatura.

Verifica pagamentos via PAYPAL
Caso este campo de seleção esteja ativo a aplicação só emite o recibo de uma fatura já previamente paga e verificada no PAYPAL.
Caso tenha selecionado um outro tipo de faturas o processamento de recibos mantem-se inalterado.

Introduzir um Documento de Tesouraria
Esta opção só se encontra disponível se o utilizador possuir os módulos de Gestão e Contabilidade e permite introduzir um documento de Tesouraria a partir do recibo. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre Documentos de Tesouraria.

Processamento de Cobranças de Vários Recibos via Banco
Esta opção permite efetuar a cobrança de vários recibos via banco.
Para a mesma ficar ativa no menu é necessário que:

1. O Local de tesouraria seja um Banco;
2. O Total do documento não seja zero;
3. A opção Recibo por transferência bancária esteja ativa;
4.Ter acesso de supervisão;
5. Ter o NIB preenchido no recibo;
6. Ter o NIB preenchido na ficha do cliente.

Note-se que os recibos já incluídos em transferências anteriores ou não configurados para o efeito são automaticamente excluídos deste processamento.

Relativamente ao funcionamento desta rotina, é necessário escolher a data inicial e a data final dos recibos, sendo opcional a escolha de um filtro.
O utilizador pode ainda selecionar um campo que funcione como uma referência própria e que vai no ficheiro PS2, através da opção Referência do Ordenante.
Antes de exportar os dados, é possível Observar o ficheiro, verificando desta forma os dados que irão ser incluídos na exportação. Nesta listagem, é possível observar o nome do banco, o nome do fornecedor, o valor líquido, o tipo de movimento, a conta bancária, bem como o NIB dos bancos de entrada e saída de valores. É de salientar que, para a aplicação ter em conta documentos com valor negativo para serem incluídos no ficheiro de transferências para o banco, tem de se ter ativo o parâmetro Permite valores negativos no ficheiro PS2
Além da observação dos dados é ainda possível imprimir os Relatórios disponíveis, podendo o utilizador optar por:

Transferência por Banco Saída / Banco Entrada

Transferência por Banco Entrada / Banco Saída

Transferência por Cliente

Depois de clicar em os recibos são exportados em ficheiros do tipo PS2 sendo apresentado o ecrã do resultado de exportação de transferências bancárias.
Seguidamente, ao editar os ficheiros o utilizador pode visualizar o conteúdo dos mesmos podendo ainda imprimir as transferências.

Processamento de Cobranças de Recibos via Banco
Esta opção permite fazer a cobrança do recibo em que o utilizador estiver posicionado, via banco.
Com igual funcionamento, este processamento obriga às mesmas regras do anterior, residindo as maiores diferenças no ecrã da própria rotina.
Neste pode-se visualizar o n.º do recibo, a data do mesmo e o nome do cliente em questão. Depois do utilizador escolher a data da transferência pode exportar o ficheiro.

Nota: em ambos os casos, depois de efetuada a cobrança dos recibos via banco, a opção da tabela de recibos, Incluído em transferência bancária fica automaticamente selecionada.

Importação do Ficheiro de Cobranças de Recibos via Banco
Esta opção está disponível com o módulo de Gestão, e permite importar os ficheiros do tipo PS2 devolvidos pelo banco, relativos à cobrança dos recibos por transferência bancária, com os mesmos dados com que são exportados para o banco mais os códigos de retorno posteriormente preenchidos pelo banco.
Para o funcionamento desta opção é necessário que o utilizador, no menu Tabelas de Gestão, crie os códigos de retorno de acordo com as configurações utilizadas pelo banco, nos ficheiros devolvidos referentes às liquidações de faturação por débito direto.
Ao concluir a importação é dada ao utilizador uma mensagem a indicar se a mesma foi concluída com sucesso.
Caso o código de retorno importado esteja configurado para processar, ao importar o ficheiro do banco o recibo fica processado automaticamente.

Histórico de Códigos de Retorno deste Registo
Os códigos importados através da opção anterior são guardados no Histórico de Códigos de Retorno. O utilizador ao posicionar-se no documento de que pretende visualizar os dados, e selecionar esta opção poderá observar todos os registos relativos à(s) importação(ões) correspondentes ao documento selecionado. O mesmo documento pode ser importado por várias vezes, mas a sua importação só gera registos no histórico, se no ficheiro, na linha correspondente ao documento, no sétimo e oitavo dígito, tem preenchido o código de retorno.

Histórico das cobranças via banco deste documento
Esta opção apresenta uma listagem com as cobranças via banco efetuadas para o recibo em causa.

Contabilizar este documento
Esta opção faz parte da integração online e é utilizada para integrar o recibo de c/c de clientes, quando o mesmo não foi integrado através da gravação do documento.
Apenas se encontra disponível se:
- Possuir o Módulo de Contabilidade;
- O recibo estiver configurado para efetuar a integração do documento aquando a gravação;
- O recibo tiver o campo Contabilizado inativo;
- O recibo estiver processado.
Caso o documento esteja nas condições anteriormente mencionadas e após corrigir os eventuais erros que impediram a criação do documento contabilístico aquando a gravação do documento, ao clicar nesta opção é efetuada a integração do Recibo de c/c do Cliente.
Para mais informações consulte, por favor, o Manual de Contabilidade.

Lista Online de ficheiros de Cobranças de Recibos via Banco
Através desta opção poderá visualizar uma listagem onde é possível identificar as cobranças online a clientes, a serem efetuadas através do banco.

Importação Online de ficheiros de Cobranças de Recibos via Banco
Através desta opção poderá importar um ficheiro em formato PS2, onde é possível identificar as cobranças a clientes devolvidas pelo banco, realizadas através de transferência online, com os mesmos dados com que são exportados para o banco acrescidos dos códigos de retorno posteriormente preenchidos pelo banco.
Para que esta opção funcione devidamente é necessário que o utilizador, no menu Tabelas de Gestão, crie os códigos de retorno de acordo com as configurações utilizadas pelo banco, nos ficheiros devolvidos referentes às liquidações de faturação por débito direto.
Ao concluir a importação é dada ao utilizador uma mensagem a indicar se a mesma foi concluída com sucesso.
Caso o código de retorno importado esteja configurado para processar, ao importar o ficheiro do banco o recibo fica processado automaticamente.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre as opções do Portal de Empresas do Millennium BCP no Software PHC®, através do nosso filme ou da nossa idirecto, e poderá obter mais informação sobre «como integrar os serviços Bancários do Millenium BCP no Software PHC®» na nossa idirecto.

Receber documentos via XML
Se o recibo estiver configurado para receber e enviar documentos via XML é através desta opção que se enviam os documentos. Antes de se executar esta opção deve-se configurar os documentos XML.

Nota: ao exportar um documento pela segunda vez, se o ficheiro exportado anteriormente ainda permanecer no local da exportação, o utilizador terá que o sobrepor, caso contrário o documento não é exportado mantendo-se o anterior.