A funcionalidade de documentos de faturação em rascunho está disponível nos executáveis de Portugal, Espanha e África.
No entanto, a certificação de documentos, assinando os mesmos quando são finalizados e deixarem de estar em rascunho, é uma especificidade do executável de Portugal, não existindo certificação de documentos nos executáveis de Espanha e África.

Existe cada vez mais a necessidade de se poder gravar vários documentos de faturação da mesma série (por exemplo Faturas) sem ter de certificar os mesmos.
Para responder a esta crescente necessidade passa a existir a possibilidade de colocar os documentos de faturação em formato de rascunho.


Como se faz para configurar esta funcionalidade?
Basta aceder ao ecrã de configuração de documentos de faturação e ativar a opção Permite documentos em rascunho numa série de documentos de faturação que esteja configurada para assinar. Deve-se ter em conta que esta opção não pode estar ativa em simultâneo com a opção Assina digitalmente apenas ao imprimir e que não podem existir documentos por certificar dessa série.



A opção Permite documentos em rascunho pode ser utilizada em diversos tipos de documentos de faturação, enquanto noutros esta opção pode estar inativa.
Enquanto um documento de faturação se encontra em "rascunho", não há atualização ou lançamento de dados noutras tabelas, tais como: Conta Corrente de Clientes, Movimentos de Stock, Movimentos de Stock em Valor, Lotes, Grelhas de cores e tamanhos, entre outras.
De notar que para esta série de documentos não deve estar ativa a opção "Série não assinada digitalmente".


Como funciona?
Depois de ativar esta opção, ao gravar um novo documento no ecrã de Documentos de faturação, surge no campo do número o texto Rascunho. O documento fica internamente com um número temporário (negativo) para não interferir com a numeração normal.
Ao gravar um documento em rascunho, existem uma série de situações a considerar. O que a aplicação faz é ativar a opção Não processou Triggers na introdução, sendo que desta forma não são efetuados os movimentos na tabela relacionadas, tais como: conta corrente, movimentos de stock, tesouraria, lotes e grelhas de cores e tamanhos, nem é atualizada a quantidade 2 em caso de se ter copiado as linhas de outro documento. No entanto respeita as regras básicas do negócio, como por exemplo: avisa se o stock de um determinado artigo está negativo.
Ao mesmo tempo também não é efetuada a integração na Contabilidade (caso o tipo de documento esteja configurado para integrar ao gravar) e não são geradas Referências Multibanco (para clientes com a opção "Gera referências multibanco automaticamente").

Se tiver PHC ON poderá saber mais sobre como gerar referências automaticamente nos documentos de faturação, clicando aqui.

Também não é possível emitir Documentos Eletrónicos. A opção de menu que permite contabilizar o documento não aparece disponível.



Notas importantes:
- Os documentos em rascunho apenas são criados no ecrã de Documentos de Faturação (SFT). Nos outros locais os documentos ficam certificados ao gravar, mesmo que esta nova opção esteja ativa.
- A funcionalidade "rascunho" apenas existe para a inserção manual de documentos de faturação. A emissão automática de faturação ou a importação não permitem a utilização desta funcionalidade.
- O controlo de datas nos documentos de faturação, não considera os documentos em rascunho, permitindo colocar qualquer data enquanto o documento está em rascunho.

Exceções:
-Tal como sucede com o Processamento assíncrono quando se grava um documento de faturação em rascunho, é atualizada a tabela MA, ou seja, são efetuados os movimentos respetivos na ficha de equipamento (se o documento está configurado para atualizar equipamentos).
-Outra situação prende-se com as procuras. Quando se observa a listagem resultante duma procura, verifica-se que na coluna do número do documento não surge informação. Isto sucede devido ao facto de esse campo ser numérico, para que o utilizador possa ordenar a listagem por esse campo.
-Em relação ao Explorador de dados, o campo de rascunho não está disponível para ser utilizado, exceto na criação de uma nova exploração, uma vez que faz parte da listagem por defeito da tabela de documentos de faturação.

O que sucede com a impressão destes documentos?
Ao imprimir um documento em rascunho, o texto da certificação apresenta o texto "Este documento não serve de fatura". Para os IDUs normais no campo do número do documento aparece o número 0 (zero). Já nos IDUs em modo texto é obrigatório que o campo "Número do Documento ou Rascunho" esteja no IDU. Para estes IDUs o campo "Número do Documento" também apresenta o valor 0 (zero). Nos Mapas Definidos o utilizador deve escolher o campo "Número do Documento ou Rascunho" em vez do campo "Número do Documento".



E se quiser finalizar o documento?
Quando o documento estiver preparado para passar ao estado de finalizado (certificado), o utilizador tem as seguintes formas de fazê-lo:
-Usar o botão ao lado do texto "Rascunho", que numera o documento e assina digitalmente de acordo com as regras de Certificação de Software.
-Usar o botão de "Finalizar e Imprimir", que numera o documento, assina-o digitalmente e abre o ecrã de Impressão.
-Usar a opção de menu "Finalizar vários documentos em rascunho", que permite listar e selecionar vários documentos em rascunho da série selecionada e finalizá-los.



Nesse momento é inativada a opção Não processou triggers na introdução e são efetuados os movimentos nas tabelas relacionadas. Ao mesmo tempo surge uma mensagem ao utilizador, perguntando se deseja manter a data do documento ou se a mesma deve ser atualizada para a data atual.

Notas importantes:
-Ao finalizar um documento a aplicação faz o controlo de datas. Se o documento foi emitido numa data diferente da data de finalização e caso o utilizador indique que quer atualizar a data do documento com a data atual, são atualizadas as datas de emissão e de vencimento do respetivo documento.
Caso o documento tenha multi-pagamento e a condição de pagamento definida tenha dados definidos para multi-pagamento, então a aplicação atualiza as suas datas de multi-pagamento.
Se a gama do software for Enterprise, então a atualização do documento não será apenas feito pela data, mas também pela hora. Esta diferença é importante se na configuração está ativo o parâmetro: Utiliza valorização de Stocks por Data e Hora quando o custeio de stock é «Preço de Custo Ponderado» (re-instalar triggers)

-Ao finalizar um documento a aplicação verifica se excedeu o plafond do cliente.
Quando o utilizador tem o acesso "Emitir acima do plafond" para o tipo de documento de faturação utilizado, ao finalizar através do botão "Finalizar e Imprimir" ou pelo botão com o cadeado aberto, caso o cliente exceda o plafond, a aplicação avisa o utilizador e pergunta se quer finalizar o documento. Se finalizar através do botão opções diversas, "Finalizar vários documentos em rascunho", o documento é finalizado.
Caso o utilizador não tenha o acesso "Emitir acima do plafond", se tentar finalizar o documento através de qualquer um dos modos a aplicação impede a finalização do documento.

-Caso se utilize o parâmetro Usa processamento assíncrono (Reentrar no Programa e reinstalar triggers) ou o parâmetro Não processa imediatamente os Documentos de Faturação (reinstalar triggers) em conjunto com a opção "Rascunho", então o documento da faturação irá seguir as mesmas regras destas configurações após ser finalizado. Desta forma, se o sistema por exemplo não processar de imediato os documentos de faturação, será necessário processar os mesmos no respetivo monitor, já após ter finalizado esses mesmos documentos de faturação.



Onde é que os documentos em rascunho não aparecem?
Os documentos em rascunhos são excluídos dos seguintes locais:
- Monitor de processamento de documentos
- Análise de Produtos Vendidos
- Análise de Vendas por documento
- Análise de Mix de Produtos
- Análise de Objetivos de Venda
- Análise de Rappel a Clientes
- Análise de Rentabilidade
- Análise de Transmissões Intracomunitárias
- Análise global de Centro de Custo
- Análise global de Referência Interna
- Análise de Comparação Anual
- Painel de Bordo
- Apuramento do IVA
- Monitor de cobranças de Clientes
- Ranking de Clientes
- Estatística Financeira de Cliente
- Evolução Anual de Faturação - Linhas
- Evolução Anual de Faturação
- Emissão Automática de Faturação
- Emissão automática de rappel a Clientes
- Relançamento do rappel a clientes
- Mapa de Carga
- Ficheiro SAF-T (PT)
- Ecrã de Cópia de Documentos de Faturação (ftcopy)
- Monitor de Negócios (com o módulo PHC CRM CS)
- Análise de Negócios (com o módulo PHC CRM CS)
- Ecrã de Introdução de DIC (com o módulo PHC Ieca CS)
- Ecrã de Atualização cambial de saldos (com o módulo PHC Contabilidade CS)
- Integração de documentos de faturação (com o módulo PHC Contabilidade CS)
- Monitor de Exportação de Documentos para Contabilidade (com o módulo PHC Contabilidade CS)
- Ecrã de Integração com o EDI (com o módulo PHC Documentos eletrónicos CS)
- Emissão Automática de Documentos Eletrónicos (com o módulo PHC Documentos eletrónicos CS)
- Monitor de Contratos (com o módulo PHC Suporte CS)
- Análise global de Ecovalores (com o módulo PHC Ecovalor CS)
- Declaração de Ecovalores das Embalagens (com o módulo PHC Ecovalor CS)
- Declaração de Ecovalores das Pilhas/Acumuladores (com o módulo PHC Ecovalor CS)
- Ecrã de Revisão de Preços (com o módulo PHC Projeto CS)
- Balanço (a partir do ecrã de Processos) (com o módulo PHC Projeto CS)
- Cronograma financeiro (com o módulo PHC Projeto CS)
- Análise de Totais de Obras em Curso (com o módulo PHC Projeto CS)
- Análise de Obras em Curso (com o módulo PHC Projeto CS)
- Análise Combinada (com o módulo PHC Projeto CS)
- Análise Global (com o módulo PHC Projeto CS)
- Análise Cálculo de Limiares do Intrastat (com o módulo PHC Intrastat CS)
- Monitor de Expedição (com o módulo PHC Logística CS)
- Análises dos Terminais de Venda (com o módulo PHC POS CS)


E se estiver a visualizar dados do documento a partir de outro local?
Nos locais onde existem opções para ver os documentos relacionados com um registo, os documentos de faturação em rascunho aparecem com o texto "Rascunho".
Esses locais são:
- clicar o botão direito no campo "Recibo já integrado num documento" do ecrã de Recibos de Adiantamento;
- clicar no botão de Faturação no ecrã de Clientes;
- usar a opção de menu "Documentos Relacionados deste Cliente" do ecrã de Clientes;
- usar a opção "Documentos Relacionados deste Artigo" do botão Perfil de Vendas do ecrã de Stocks;
- usar a opção de menu "Documentos emitidos pelo contrato de rappel" do ecrã de Contratos de Rappel;
- usar a opção de menu "Documentos emitidos de rappel para o cliente " do ecrã de Clientes;
- usar a opção "Consultar os documentos ligados a este processo", botão "Documentos" do ecrã de Processos;
- usar a opção do botão "Documentos ligados a esta revisão de preços" (PHC Projeto CS), botão Documentos do ecrã de Revisão de Preços;
- no ecrã de Equipamentos (PHC Suporte CS), nos dados de venda/saída de equipamento, caso seja um documento em rascunho, em vez de aparecer o número aparece o texto "Rascunho";
- na ficha de Contrato (PHC Suporte CS) - clicando no botão "Faturação" surgem na grelha os documentos de Faturação em Rascunho;
- na ficha de Contrato de arrendamento (PHC Imóveis CS), clicando o botão "Faturação" surgem na grelha os documentos de Faturação em Rascunho;
A exceção desta regra é a listagem resultante de procuras, que devido às características de ordenação não suporta textos nessa coluna. Por essa razão o campo do número do documento fica vazio nesse local.

Exemplo dum ecrã onde constam os números dos documentos:




Nota:
A funcionalidade de Documentos de faturação em rascunho não está disponível para os documentos utilizados no PHC CS Web.
Desta forma, quando essa opção está ativa na configuração do documento de faturação, não é possível ativar as seguintes opções:
-"Web: É acessível a partir do Gestão web";
-"Web: É acessível a partir do Front Web/Financeira";
-"Web: Permite pagamento via UNICRE".

Da mesma forma, caso alguma dessas opções esteja ativa, não é possível ativar a opção Permite documentos em rascunho. Caso o utilizador tenha desativado o módulo de PHC CS Web antes de ativar a funcionalidade de rascunho. Se o utilizador reativar um módulo de PHC CS Web, a aplicação coloca esses campos em false, evitando que ambas as configurações fiquem ativas em simultâneo.


Gama e versão onde foi testado: Advanced 17