Neste local são inseridas as marcações para a agenda de marcações. Trata-se de todo o tipo de informação que possa ser útil para posterior consulta por parte dos utilizadores/técnicos/vendedores.Pode efetuar marcações usando as tabelas de Clientes, Contactos, Pessoas ou Nenhuma, consoante os módulos que o utilizador tem. Esta opção apenas pode ser alterada em modo de introdução.As tabelas de Contactos e Pessoas apenas aparecem disponíveis se tiver o módulo do CRM Comercial ou o módulo de Serviços.Caso o utilizador só tenha o módulo do PHC CS Equipa desktop (não tiver o CRM Comercial, Gestão, Suporte ou Serviços) apenas aparece disponível a opção Nenhuma.Ao inserir uma marcação é necessário indicar a data, a hora início e hora fim, o nome do utilizador ou do técnico ou do vendedor e o nome da entidade (cliente, contacto, pessoa ou nenhuma, consoante o caso). Ao preencher o nome do cliente são preenchidos os seus dados (morada, localidade e código postal).A informação relativa à data, utilizador e hora de início é automaticamente preenchida quando a marcação é criada a partir da
Agenda de marcações. Quando se pretende procurar uma marcação através do botão
do Nº de Cliente/Contacto/Pessoa/Nenhum, a listagem apresentada mostra todos os intervenientes que caibam no intervalo de numeração definido, identificando o tipo de interveniente de cada marcação. Ou seja, se o utilizador procurar pelo Nº 2, vão ser apresentadas todas as marcações efetuadas a intervenientes com este Nº interno, sejam clientes, contactos, pessoas ou não tendo a tipologia especificada. Esta listagem conta com um campo, que identifica o tipo de interveniente de cada marcação.A opção
Marcação Indesmarcável permite indicar que se trata duma marcação importante, ficando diferenciada na agenda através da cor da barra.
Marcação PrivadaQuando esta opção se encontra ativa, na agenda de marcações, a todos os utilizadores, à exceção de quem marcou a tarefa, aparecerá a informação de "Ocupado" não permitindo entrar na marcação.
Se tiver
PHC ON saiba mais sobre como colocar uma marcação privada,
aqui .Caso se pretenda escrever um texto para surgir na agenda, então deve-se preencher a opção
Texto sobre a marcação.Se o nome do cliente estiver preenchido, o mesmo será apresentado no topo da marcação, seguido do texto indicado.Existem avisos, na agenda de marcações, caso ocorram conflitos entre os seguintes campos:
- Área;
- Vendedor;
- Técnico;
- Utilizador.
Quando se verifica uma sobreposição de marcações a aplicação avisa e pergunta se o utilizador deseja continuar. No entanto se esta sobreposição se verificar entre duas marcações em que uma é uma "Marcação Indesmarcável" a aplicação não permite a gravação do novo registo.
Utilizadores e ÁreasNeste local é possível selecionar outros utilizadores e outras áreas para a mesma marcação, sendo assim possível criar uma marcação para vários utilizadores e várias áreas. Pode adicionar-se um utilizador de cada vez ou vários de uma vez só, o mesmo acontece com as áreas. Se fizer duplo clique em cima do nome do utilizador ou da área, navega para o respetivo registo.Se premir o botão
acede a um ecrã que disponibiliza a ocupação dos utilizadores da marcação, no dia da mesma. Neste ecrã é igualmente possível adicionar novos utilizadores para a marcação.
Verificação de conflitosSempre que se grava uma nova
Marcação a aplicação verifica os conflitos que possam eventualmente existir com as áreas e utilizadores envolvidos. Se possuir o Módulo Pessoal é efetuada a validação das respetivas
férias dos utilizadores em questão.Esta validação, se possuir o módulo PHC CS Equipa desktop também é efetuada nas
Datas.Se existirem conflitos a aplicação mostra no final um relatório com a identificação dos mesmos.Para mais informações consulte, por favor, o tópico da
Agenda de Marcações.
Nota:Na introdução de uma marcação, ao preencher o campo de utilizador, os restantes campos (vendedor e técnico) são preenchidos por defeito.Para que isso aconteça estes campos têm que estar Predefinidos na
ficha do utilizador.Atenção pois se um técnico tiver um utilizador associado e se tentar alterar para outro utilizador também este com um técnico, a aplicação irá colocar o técnico do utilizador selecionado. Isto é válido para os outros dois campos.
Opções Disponíveis no Ecrã de MarcaçõesNo ecrã de marcações existem diversas opções:
Este ícone permite imprimir a marcação.Para mais informações sobre esta opção consulte por favor as
Impressões Definidas pelo utilizador.
Este ícone permite imprimir um texto
Processador de texto externo.
- Esta opção permite enviar um email aos utilizadores da marcação em questão. O campo email da ficha do utilizador tem que estar preenchida.
- Esta opção permite enviar uma mensagem interna para o responsável/utilizadores da marcação com alguma informação adicional e automaticamente com o conteúdo da marcação.Nota: As opções de notificação apenas se encontram disponíveis nas Gamas Advanced e Enterprise.
Se possuir
PHC ON poderá obter mais informação, sobre como notificar automaticamente uma marcação na agenda por e-mail ou mensagem aos utilizadores associados
aqui.
Nota: Os restantes ícones de carácter geral encontram-se explicados nas
Opções globais.