Os programas estão preparados para acesso condicionado através de palavra-chave (password), ou seja, sem esta, o utilizador não tem qualquer tipo de acesso ao sistema.

O sistema de palavra-chave permite a utilização de um número ilimitado de utilizadores. O supervisor, ou seja, o administrador de sistema, será o utilizador que poderá definir quem tem acesso e a que programas.

Tal definição executa-se na opção UTILIZADORES dentro da opção SISTEMA do menu principal.

Para cada utilizador dos programas o supervisor deve definir o seguinte:

Nome completo: até 55 carateres alfanuméricos.

Inativo: Este campo inativa os respetivos utilizadores. Desta forma, um utilizador inativo deixa de poder entrar no software. Nos locais onde se pode escolher um utilizador este deixa de constar. No entanto os registos dos utilizadores continuam a existir na tabela de utilizadores.

Iniciais: até 12 carateres.

Nome para login: (nome pedido na entrada do programa). Nota: Por força do disposto no ponto 3.3.6 do Despacho 8632/2014, o sistema já não permite as seguintes situações:

• Criar dois utilizadores com as mesmas Iniciais (SourceID)
• Criar dois utilizadores com o mesmo Nome para login
• Eliminar um utilizador que já tenha emitido documentos fiscalmente relevantes

Password Este campo está disponível se tiver ativo o parâmetro Permite configurar computadores com login único. Se tiver o módulo PHC CS Web, este campo tem de ter no mínimo 8 carateres.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre a configuração do login, carregando aqui.

Este utilizador é o administrador do sistema

Ao ativar esta opção, define-se que o utilizador tem acesso a diversas opções que estão interditas a outros utilizadores do programa, como por exemplo: Parâmetros, Instalação e Manutenção, Tabela de utilizadores, Campos do utilizador, Utilizadores, Grupos de Utilizadores, etc. Um Utilizador definido como "Administrador de Sistema" tem sempre acesso ao Módulo Supervisor, mesmo que este utilizador se encontre associado a um Grupo de Utilizador que não tenha acesso a quaisquer Programas.

Redefinir Password Se tiver o SQL Server, este botão permite que o administrador possa limpar a password do utilizador, com o intuito de a mesma ser preenchida no login seguinte pelo respetivo utilizador. Desta forma, o utilizador pode redefinir uma nova password para o seu login na aplicação. Caso tenha o Azure SQL, a password nunca pode ser vazia, sendo que o administrador do sistema Azure SQL deve providenciar a password definida por ele ao utilizador criado, e este utilizador é obrigado a alterar a password após o primeiro login no sistema. Este botão está acessível quando o utilizador não está em modo de introdução/edição do ecrã.

Exemplo:

• O administrador do sistema Azure SQL com o login "admz" cria uma base de dados no Azure SQL;
• Ao entrar nessa base de dados com o executável, é automaticamente associado ao utilizador "Administrador de sistema" o nome para login "admz";
• Com este utilizador criar um novo registo no ecrã "Utilizadores" com o nome "usr1";
• Aceder às opções diversas e escolher a opção "Criar utilizador no Azure SQL" com as seguintes definições: "Utilizador normal" : "db_datareader";
• "db_writter"; Password: "passAzure1!";
• Depois criado com sucesso no Azure SQL, entrar com o utilizador "usr1" na aplicação;
• Surge no ecrã uma mensagem a informar que tem de alterar a password de acesso ao sistema: colocar a password antiga e depois definir a nova.

Notas:

• Apenas é suportada a criação de utilizadores ao nível da base de dados - "contained users";
• Para a utilização da base de dados em Azure é necessário ativar o parâmetro geral "Base de dados está alojada no Azure SQL ";
• Não é suportada a criação de utilizadores integrada com o Active Directory (Windows Unified logon).

Grupos de utilizadores: Esta opção permite associar um utilizador a um grupo de utilizadores. A um utilizador que entre na aplicação, apenas lhe irão surgir disponíveis as opções referentes aos Módulos autorizados para o Grupo a que o Utilizador se encontre associado. A única exceção, refere-se aos utilizadores definidos como Administradores de Sistema, que mesmo não possuindo qualquer Grupo de Utilizador definido, terão sempre acesso ao Módulo "Supervisor" desde que a ficha autorize a gama do software.

Um utilizador, que se encontre associado a um Grupo de Utilizador, passa a estar limitado pelos acessos definidos para esse Grupo. Quando o acesso a uma determinada opção se encontra interdito para um Grupo de Utilizador, significa que os Utilizadores associados a esse Grupo, também não terão acesso a essa opção (mesmo que no ficheiro de utilizadores, o acesso a essa opção esteja ativado). Da mesma forma, quando o acesso a uma determinada opção se encontra interdito para um Utilizador e o Grupo associado a este Utilizador autoriza esse mesmo acesso, significa que o Utilizador em causa, também não terá acesso a essa opção.

Por exemplo:

- Ao definir-se um Grupo de "Comerciais" que não tenha acesso a consultar Documentos de Faturação e se ao mesmo tempo existir um utilizador (que seja comercial) que tenha acesso, na sua ficha, a consultar "Documentos de Faturação", então esse utilizador não poderá aceder à consulta dos referidos documentos.

- Ao definir-se um Grupo de "Comerciais" que tenha acesso a consultar Documentos de Faturação e se ao mesmo tempo existir um utilizador (que seja comercial) que não tenha acesso, na sua ficha, a consultar "Documentos de Faturação", então esse utilizador não poderá aceder à consulta dos referidos documentos. Para mais informações consulte por favor o capítulo sobre Grupos de utilizadores.

Idioma Este campo permite selecionar um idioma para o utilizador. Corresponde aos idiomas criados na tabela de Idiomas. Depois de estarem terminados os textos das traduções, o utilizador que tenha esta opção ativa, ao reentrar na aplicação, pode visualizar as traduções efetuadas.

Departamento: esta opção está ligada às Chamadas telefónicas, pois ao indicar o departamento do utilizador, é possível, mais tarde, consultar as chamadas que existem do respetivo departamento. Para mais informações consulte por favor o capítulo sobre Chamadas telefónicas.

Área Neste local deve ser selecionada a área do utilizador. Ao alterar a área de um utilizador, o software pergunta se pretende atualizar a área em todos os registos alterados e caso se responda afirmativamente, vai atualizar todos os registos que o utilizador criou e utilizar os acessos por área, atualizando assim a área nas respetivas tabelas: Entidades; Dossiers Internos - Outros Dados; Eventos de CRM; Clientes; Clientes Potenciais; Vendedores; Pessoas; Contactos; Documentos de Faturação - Outros Dados; Negócios; Produtos Vendidos.

Controla acesso à área Quando esta opção está ativa, um utilizador só pode introduzir, consultar e alterar Entidades; Dossiers Internos; Eventos de CRM; Clientes; Clientes Potenciais; Vendedores; Pessoas; Contactos; Documentos de Faturação; Negócios e Produtos Vendidos que possuam a sua área. O utilizador pode ainda consultar os registos sem área definida.

Verificação permanente de chamadas telefónicas a entrar Ao ativar esta opção a aplicação passa a verificar permanentemente as chamadas existentes para o utilizador em causa, sempre que existam chamadas o utilizador é questionado se pretende procurar a ficha associada ao número da chamada. Caso não ative esta opção neste ecrã poderá ficar disponível se nos parâmetros, parâmetros,

Conteúdo do assunto do e-mail para envio de fax e Conta de e-mail para envio de fax se encontrarem preenchidos. Ao ativar esta opção deverá sair e voltar a entrar na aplicação.

Este utilizador é administrador do package de Recursos Humanos Ao ativar esta opção permite indicar que o utilizador em questão terá acesso a toda a informação do Módulo de Recursos Humanos. Nota: É obrigatório estar ativo pelo menos um dos campos (Colaborador ou administrador do package de Recursos Humanos) pois caso contrário o utilizador entrará no Módulo de Recursos Humanos e não terá acesso a nenhuma informação. Para mais informações consulte por favor o Manual de Recursos Humanos.

Este utilizador é administrador do package Clínica Uma vez ativa, esta opção permite ao utilizador, independentemente de ser um especialista ou não, aceder a toda a informação das marcações através do próprio ecrã ou da agenda de marcações e ausências e períodos extra.

Este utilizador é administrador do package Qualidade Ao ativar esta opção permite indicar que o utilizador em questão terá acesso a toda a informação do Módulo de Qualidade.

Este utilizador é administrador do package GenAI Ao ativar esta opção permite indicar que o utilizador em questão passa a ter acessos privilegiados relativamente às funcionalidades do módulo GenAI. Por exemplo, no ecrã de "Gestão de Saldo GenAI" tem acesso a ligar/desligar os consumos.

Ligações internas

É o Funcionário Este campo só se encontra disponível se possuir o Módulo Pessoal . Permite indicar qual o funcionário correspondente ao utilizador. Caso o Funcionário ainda não esteja criado, poderá fazê-lo utilizando a opção Criar Funcionário a partir deste Utilizador.

É o técnico : permite associar o utilizador a um técnico. Esta opção está ligada aos módulos de Suporte e Equipamento, sendo que só se encontra ativada na presença de um destes dois módulos, permitindo associar um técnico ao nome do utilizador, para assim receber mensagens, E-mails e ser ainda utilizado noutras opções da aplicação. Os diversos técnicos são definidos numa tabela nas Tabelas de códigos, só depois de definir os mesmos é que os poderá associar a um utilizador. Caso o Técnico ainda não esteja criado, poderá fazê-lo utilizando a opção Criar Técnico a partir deste Utilizador.

  É o vendedor : permite associar o utilizador a um vendedor. Esta opção está ligada ao módulo de Vendas (CRMCom), permitindo associar um vendedor ao nome do utilizador, podendo assim receber mensagens, E-mails, e ser ainda utilizado noutras opções da aplicação. Este campo é um campo tabela. Caso o Vendedor ainda não esteja criado, poderá fazê-lo utilizando a opção Criar Vendedor a partir deste Utilizador.

É o especialista Este campo só fica disponível se possuir o módulo clínica e o parâmetro respetivo ativo. Permite identificar determinado utilizador como um especialista existente na base de dados. Assim, o utilizador só pode visualizar a informação que lhe diz respeito enquanto especialista.

E-mail: permite definir o E-mail do utilizador para ser possível o envio de mensagens dentro do programa

E-mail para SMS - mensagens: permite definir o E-mail de Short Message Service do utilizador, permitindo o envio de mensagens para o telemóvel, quando configuradas através da opção "Opções ativadas".

Telemóvel Telemóvel do utilizador. Ao clicar no botão , será aberto o ecrã de Mensagens Sms. Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre como receber uma SMS com as suas chamadas telefónicas, carregando aqui. Nível Aprovação Esta opção apenas existe na gama Enterprise e permite definir o nível do utilizador para aprovação de documentos tais como dossiers internos e documentos de faturação. Para mais informações consulte por favor o tópico sobre o Sistema de Aprovações. É o colaborador Este campo só se encontra disponível se possuir o Módulo Recursos Humanos. Este campo permite associar um utilizador a um determinado Colaborador.

Centro de logística Este campo só se encontra disponível se possuir o Módulo Logística. Permite indicar o Centro de Logística ao qual pertence o utilizador. Para mais informações consulte por favor o tópico Funcionamento e Configuração do Módulo Logística.

Avisa aniversários Quando ativa esta opção permite que ao entrar na aplicação, o utilizador (se possuir o módulo Pessoal) seja avisado através da listagem apresentada com todos os funcionários cujo aniversário está de acordo com o intervalo de dias definido no parâmetro do módulo pessoal N.º de dias de aviso de aniversário.

Avisa fins de contrato Ao ativar esta opção, o utilizador (se possuir o módulo Pessoal) assim que entrar na aplicação visualizará a listagem com os funcionários com fim de contrato de acordo com o número de dias definido no parâmetro do módulo pessoal N.º de dias de aviso de fim de contrato. Os funcionário inativos não serão considerados nesta listagem. Para que os funcionários inativos não sejam apresentados na listagem é necessário as seguintes configurações:

• No ecrã de Utilizadores - ativar a opção "Avisar os fins de contratos";
• No ecrã de Funcionários - o campo data de fim de contrato tem de estar preenchido e o campo Status tem de ter o valor "Inativo";
• Na tabela de Status do funcionário é necessário ativar a opção "Inativo para introdução de horas extras e faltas e listagem de aniversário e fim de contrato"; Tendo estas três configurações ao entrar na aplicação, a listagem com os funcionários com fim de contrato não apresenta os inativos. Este comportamento também é valido se selecionar a opção "Funcionários com fim de contrato" no menu de Opções Diversas do ecrã de Funcionários.

• Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre como ser informado automaticamente dos contratos a terminar, carregando aqui.
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• Superior Hierárquico Este campo permite indicar qual o superior hierárquico do utilizador em questão.
• Funções para o Workflow (disponível com o Módulo PHC CS Documentos desktop na Gama Advanced e Enterprise) Esta grelha permite indicar qual a função ou funções associadas ao utilizador em questão. Nesta grelha pode verificar em que funções o utilizador está ativo/inativo e qual a sua prioridade na função de forma a poder fazer-se a atribuição automática de ações. Assim que introduzir, alterar ou apagar uma linha desta grelha, automaticamente é atualizada a grelha de Utilizadores para a função no ecrã da respetiva Função do Workflow. Opções Ativadas Para cada utilizador pode-se definir as suas opções individuais. Quando se cria um utilizador ele fica sem opções ativadas.
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• Para ativar ou desativar uma opção, seleciona-se a opção pretendida e clica-se nas setas que estão a meio do ecrã. Desta forma a opção escolhida passa da secção Opções disponíveis para a secção Opções ativadas, ou vice versa. Passa uma opção do ecrã de cima para o ecrã de baixo; Passa todas opções do ecrã de cima para o ecrã de baixo; Passa uma opção do ecrã de baixo para o ecrã de cima; Passa todas opções do ecrã de baixo para o ecrã de cima. As opções ativadas permitem, por exemplo, ao utilizador receber avisos no sistema, no telemóvel ou no E-mail sobre diversas situações. Não usa menus nem barras de ferramentas dos menus Quando esta opção está ativa o utilizador (que não é o Administrador de Sistema) não visualiza nem os menus nem as correspondentes barras de ferramentas. Se o utilizador estiver a trabalhar em modo de TOUCH screen, esta opção só tem efeito se na configuração do terminal de vendas estiver definido que o terminal usa os menus e as barras. Caso contrário a aplicação não mostra os menus porque assim está definido para o terminal de vendas em touch, em questão. Se não se utilizar a barra de ferramentas base e tiver em utilização a barra das janelas em aberto, sempre que o utilizador for abrindo e fechando ecrãs colocando-os em memória, estes ficam na barra das janelas em aberto, através da qual podem ser reabertos. Através do Painel Central, nas gamas Advanced e Enterprise, o utilizador pode aceder a todas as opções e ecrãs. Para tal é necessário somente criar as respetivas opções de Navegação. Se possuir PHC ON saiba como criar atalhos para aceder rapidamente às suas rotinas do dia-a-dia, carregando aqui. Nota: O Navegador continua a permitir o acesso aos Menus. Se se pretender retirar mesmo os menus a um determinado utilizador, é necessário entrar na aplicação com esse utilizador, retirar a opção do Navegador através da Manutenção personalizada e por fim, selecionar a opção do ecrã de utilizadores já mencionada. O Calendário PHC surge ao entrar na aplicação Ao ativar esta opção, o utilizador em causa, ao entrar na aplicação visualizará automaticamente o ecrã do Calendário PHC. Nº de dias de antecedência para o aviso Neste campo deve indicar o nº de dias que pretende que seja avisado. Exemplo: Existe uma data no calendário no dia 02.10.2006, se colocar neste campo o número 2, dois dias antes da data, ao entrar na aplicação é aberto o Calendário PHC. Se este campo estiver em branco, o ecrã do calendário apenas aparecerá no dia 02.10.2006. Ver as datas do Calendário PHC na Agenda Ao ativar esta opção, o utilizador em causa, visualizará na sua agenda as datas do Calendário PHC.
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PHC CS Web

Esta página só está disponível se tiver instalado o PHC CS Web. Serve para configurar os utilizadores que têm acesso às aplicações internas do PHC CS Web. Nota: A licença de Supervisor ficará automaticamente validada se existir alguma aplicação interna validada e caso o utilizador tenha definido, na ficha do Utilizador, que tem acesso a Supervisor web.

Por exemplo:

Neste caso quando o utilizador tentar entrar ser-lhe-á pedida a password de acesso. Data de alteração da password Campo de leitura que informa a data em que o utilizador (cliente) efetuou a última alteração da password à aplicação PHC CS Web.

Estatuto do utilizador Ao preencher este campo, as publicações efetuadas pelo utilizador nas Notas e/ou em Artigos de Redes passam a ter a indicação do respetivo Estatuto atribuído ao utilizador. Nota: Este campo é disponibilizado nas gamas PHC CS Advanced ou Enterprise, com a utilização do módulo PHC CS Equipa desktop.

Tipo de Acesso Este campo só se encontra disponível se possuir o Módulo Pessoal e Módulo PHC CS Colaborador web. Estes tipos de acesso só são considerados para utilizadores que não sejam Administradores do package Colaborador web e existem os seguintes:

NOTA: Estes acessos também se verificam na disponibilização da informação nos Mapas definidos dos respetivos ecrãs. No entanto o PHC CS Colaborador web é uma aplicação diferente pois apenas alguns ecrãs permitem introduzir. São eles: Nos restantes ecrãs, descriminados de seguida, podem ser inseridos registos: O que cada utilizador pode visualizar e introduzir em cada um dos ecrãs do Colaborador web é gerido pelos acessos atribuídos na ficha de utilizador de cada um. No entanto, é necessário salientar que os acessos divergem essencialmente quanto à origem dos dados, ou seja, se do próprio utilizador se da área a que o mesmo pertence.

Nota: Se o utilizador tiver acesso ao módulo de Vencimentos, tem acesso a todos os registo e não olha para a configuração de acessos do funcionário na ficha do utilizador no CS Desktop. Isto é válido para as tabelas que são utilizadas pelo módulo de Vencimentos ("PR", "PE", "FP", "HS", "FR"). Com o parâmetro «Usar somente os filtros do utilizador para a tabela de despesas» ativo, só utiliza filtros da aplicação na tabela DS. No ecrã na seleção de funcionários só olha para os filtros do utilizador. Na procurar incremental olha para os filtros da aplicação, por isso visualiza menos funcionários. Relativamente ao campo funcionário, quando se efetua uma pesquisa na Agenda de Marcações para um vendedor, a aplicação verifica se na ficha do funcionário designado na tabela de utilizadores existe alguém vendedor e se o mesmo corresponde ao que se encontra na ficha de utilizadores. Este controlo também é efetuado para o técnico e só é efetuado se o parâmetro Utiliza dados da ficha do Funcionário se encontrar ativo.

É o Profissional Este campo só se encontra disponível se possuir o Módulo Pessoal e Módulo PHC CS Colaborador web. Permite indicar qual o profissional correspondente ao utilizador. Caso o Profissional ainda não esteja criado, poderá fazê-lo utilizando a opção Criar Profissional a partir deste Utilizador. O Colaborador web também pode ser acedido por outros profissionais de modo a consultarem os seus dados e recibos. Para tal, existem acessos, á semelhança dos que existem para os utilizadores funcionários, que regulam a informação a que cada profissional pode aceder. Estes acessos devem ser selecionados no campo Tipo de Acesso, só se encontra disponível se possuir o Módulo Pessoal e Módulo PHC CS Colaborador web e contém os mesmos acessos que o campo homólogo relativo ao funcionário e acima explicado.

Se a opção Este utilizador é administrador do Package Pessoal web se encontrar selecionada como se pode observar na imagem, é possível dar acesso total a um utilizador, seja este ou não simultaneamente funcionário. No entanto os utilizadores a quem seja conferido este acesso, se forem funcionários, e tiverem selecionado o acesso Próprio ou por Área verão o seu acesso no Pessoal web ser restringido por estas opções selecionadas, incluindo na informação disponibilizada nos Mapas Definidos dos respetivos ecrãs. No entanto, se o utilizador não for nem Profissional nem funcionário, não vê os seus acessos estarem limitados a qualquer área.

Se a opção Este utilizador é administrador do Package Documentos Intranet se encontrar selecionada como se pode observar na imagem, o utilizador tem acesso à gestão de arquivo digital, assim como à extração do arquivo digital e às configurações para as notificações de limite de espaço no File Storage.

Nota: Se tiver ativo o parâmetro permite configurar computadores com login único a password de acesso é definida na página Dados Principais. É aconselhável fazer um reset ao servidor do PHC CS Web, (ao Internet Information Server), sempre que se altera a password ou se encripta a password.

Este utilizador tem acesso aos Serviços Bancários Online Ao ativar esta opção concede permissão ao utilizador para aceder aos Serviços Bancários Online, encontrando-se disponíveis os campos e botão seguintes.

Código de Utilizador Neste campo deverá constar o código de utilizador para acesso aos Serviços Bancários Online.

Password Este campo deverá ser preenchido com a palavra passe para acesso aos Serviços Bancários Online.

Configuração Este botão permite proceder à configuração dos ficheiros do Serviço Bancário Online. Do lado direito deste botão surge informação acerca do estado de configuração relativo aos ficheiros do Serviço Bancário Online.

• Próprio - só consulta, introduz e altera os registos criados para o próprio funcionário
• Supervisão Área - consulta, introduz e altera os registos criados para os funcionários da sua área
• Área - consulta, introduz e altera os registos criados para os funcionários da sua área, mas não pode alterar os seus próprios registos, com a exceção da ficha de funcionário
• Consulta área - apenas consulta os registos criados para os funcionários da minha área
• Ficha do funcionário
• Recibos de vencimento
• Cadastro do funcionário
• Cadastro de Balanço Social / Relatório Único
• Recibos diversos
• Outros profissionais
• Recibos de outros profissionais
• Registo de horas extraordinárias
• Registo de faltas
• Registo de férias
• Despesas
• Registo de movimentos varáveis
• Registo da divisão de centro analítico