Ao abrir o ecrã de Recibos fica disponível uma Barra de Ícones de Programas, onde existem variadas opções. Nessa barra existe um ícone de <%= TopicLink([opções],[Menu de opções do ecrã]) %> com várias ações, algumas delas já disponíveis através de ícones, nomeadamente a <%= TopicLink([Introdução],[Introdução de registos]) %>, bem como <%= TopicLink([mapas definidos pelo utilizador],[Mapas definidos pelo utilizador]) %>.

 

Ao clicar nesta opção surgirá um ecrã de Análises de Log de registos que lhe permite filtrar os dados em relação aos registos existentes no ficheiro log, podendo selecionar qual o utilizador, colocar a data inicial e final dos registos que pretende consultar. Assim, ao clicar em avançar será mostrado um "browlist" com os campos Data|Hora|Descrição|Tipo|Origem|Registo|Utilizador, sendo que o registo será constituído pelos campos da tabela e seus dados.

 

Esta opção permite emitir recibos de forma mais automatizada, podendo ser executada neste local ou a partir dos documentos de faturação (No menu de opções dos documentos de faturação - Emitir um recibo para este documento). Para mais informações sobre os documentos de faturação, consulte por favor o capítulo sobre a <%= TopicLink([Faturação],[faturação]) %>.

 

Para emitir o recibo através deste processo é necessário indicar o Código identificativo do documento, que é constituído pela seguinte forma:

Os primeiros 3 dígitos são referentes ao número interno do documento, isto significa que no exemplo que se segue, se está a emitir um Recibo para uma Fatura (a fatura tem o código interno n.º 1 na configuração dos documentos de faturação). Para emitir um recibo para uma Guia de remessa o código seria 002.

Depois do código indica-se o número sequencial do documento. Este número é indicado pelos dígitos 4 a 13, por exemplo o número do documento (fatura) é 0000000086, ou seja, Fatura número 86.

Para terminar o código, é necessário indicar o ano do documento, o que é feito através dos últimos quatro números, neste exemplo é 1999. Depois de terminar a introdução do código basta clicar em ..., para que o programa procure o documento de faturação indicado.

Depois de clicar no botão mencionado, são apresentados os dados do documento de faturação, sendo ainda possível indicar informação adicional, como por exemplo o banco, o título, etc. Caso pretenda que o recibo seja incluído em transferências bancárias deverá ativar a respetiva opção.

Para terminar é possível Gravar o recibo ou Gravar e Processar o recibo, opções que se encontram explicadas no capítulo sobre Recibos.

 

A emissão automática de recibos pode ser efetuada de três formas:

 

Para importar via ficheiro externo (ASCII) é necessário primeiro configurar os ficheiros ASCII a importar. Para informações mais detalhadas consulte por favor o capítulo sobre <%= TopicLink([Configuração de ficheiros externos],[Configurações de ficheiros externos]) %>.

Para criar um ficheiro ASCII, deve ser indicado primeiro se o ficheiro é de registos fixos ou se tem os campos separados por um caracter (vírgula, por exemplo).

Caso o ficheiro a importar tenha registos específicos, deve ser indicado também o conteúdo e o comprimento do campo de controlo.

Ou seja, se por exemplo os registos a importar começam todos por um caracter "C", o conteúdo do campo de controlo seria C e o seu comprimento 1.

 

Nos Registos fixos é necessário indicar:

a coluna onde se inicia o campo de controlo caso o mesmo seja utilizado;

os vários campos do ficheiro com a respetiva coluna de início e comprimento.

 

Nos Registo separados é necessário indicar:

o caracter de separação;

a ordem da coluna do campo de controlo caso o mesmo seja utilizado;

os vários campos do ficheiro e a respetiva ordem.

 

Para que esta rotina funcione o ficheiro ASCII tem de conter pelo menos uma coluna referente ao documento que está a ser regularizado. O conteúdo desta coluna tem de ser obrigatoriamente:

DDDNNNNNNNNNNAAAA

sendo que:

DDD é o n.º interno do documento de faturação

NNNNNNNNNN é o n.º do documento de faturação

AAAA é o Ano do documento de faturação.

 

O nome desta coluna deverá ser CODIGO (Na configuração do ficheiro ASCII).

 

Opcionalmente podem ser utilizadas as seguintes colunas no ficheiro ASCII:

RDATA: Data do recebimento

CLCHEQUE: N.º do cheque ou identificação do documento

BANCO: Banco do cheque

CHDATA: Data do cheque (caso se trate de um cheque pré-datado)

INTID: Identificação interna a atribuir ao Recibo

 

A definição passa portanto pela definição da configuração do ficheiro ASCII a importar, escolhendo o mesmo através da opção ... e a escolha do ficheiro a importar, clicando em...

 

 

Esta opção passa pela definição de um filtro para o ficheiro de Conta-Corrente de clientes e a partir de uma listagem com os movimentos resultantes da definição do filtro acima referido e/ou de um filtro de utilizador (excetuando também os movimentos já incluídos em algum recibo) deve marcar os movimentos desejados para a regularização dos respetivos documentos. Poderá criar um filtro para trazer apenas os registos sobre os quais o documento foi pago via UNICRE e emitir os recibos correspondentes, ficando a Conta-Corrente do cliente atualizada.

Para mais informações sobre os filtros consulte por favor o capítulo sobre <%= TopicLink([Filtros],[Filtros]) %> e Filtros de Utilizador.

 

Para selecionar os movimentos pretendidos, basta clicar na coluna M?.

 

 

Esta opção permite criar recibos a partir da listagem de pagamentos por Referência Multibanco ao abrigo do protocolo com a Easypay.

 

Quando escolhe esta opção, deve definir o intervalo de datas para a listagem de pagamentos a pedir à Easypay.

Deve também definir a Série de Recibos de Adiantamento, o Documento para c/c do Recibo de Adiantamentos e a tabela de IVA para o recibo de adiantamentos, bem como os dados para a emissão dos Recibos.

 

Os dados para Recibos de Adiantamento são utilizados para criar um recibo de adiantamento caso o valor indicado na listagem de pagamentos seja superior ao valor existente em Conta-Corrente para o respetivo documento de faturação. Quando esta opção está ativa, deixa de ser possível utilizar a opção "um único recibo para todos os movimentos do mesmo cliente".

 

No fim do processamento é apresentada uma listagem com a indicação dos documentos emitidos e dos documentos de faturação pagos por referência multibanco e outra listagem com os erros encontrados.

 

Os documentos de faturação são atualizados com a indicação da data de pagamento e é atualizado o campo Referência multibanco paga. Os documentos de faturação que não lançam em Conta-Corrente também são atualizados.

 

 

Se tiver <%= TopicLink([PHC ON],[O que é o PHC ON]) %> poderá saber mais sobre como gerar referências automaticamente nos documentos de faturação, clicando aqui.

 

Antes de executar a importação dos dados é necessário definir a Série (tipo) do recibo. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre a <%= TopicLink([Constituição de recibos],[Configuração de Recibos de Conta-Corrente para Clientes]) %>. É também necessário selecionar o local de Tesouraria e a classificação de lançamento em Tesouraria.

 

Alternativamente é ainda possível indicar informações adicionais tais como:

 

Data - serve para indicar a data da emissão.

 

Identificação interna - permite registar informação adicional ao movimento, que posteriormente poderá ser utilizada em listagens e análises, bem como na questão da Reconciliação bancária. Esta identificação funciona com base no método de importação utilizada:

 

Moeda - permite selecionar a moeda de emissão do recibo.

 

Estes dados apenas serão utilizados caso o ficheiro ASCII não possua estas colunas.

 

Passou também a existir a possibilidade de definir se, para movimentos do mesmo cliente é criado um único recibo, em vez de criar um recibo por movimento (isto é válido para as opções

 

A partir de um ficheiro externo e Emissão automática de Recibos de c/c) - Nesse caso e quando se efetua a regularização a partir de um ficheiro externo, os dados eventualmente provenientes desse ficheiro externo relativos a Local de tesouraria, Classificação, Data e Identificação interna, são ignorados, sendo assumidos os que estão no ecrã.

 

Esta opção permite que o recibo seja criado com a série que estiver definida na configuração do documento de faturação, desde que a origem do movimento de Conta-Corrente seja proveniente de um documento de faturação (FT). Caso o movimento de c/c não tenha origem em documentos de faturação ou a série do recibo não esteja definida na configuração do documento de faturação, então nesse caso a aplicação vai emitir o recibo com a série que estiver definida no próprio ecrã de Emissão automática de Recibo.

Quando a opção um único recibo para todos os movimentos do mesmo cliente está ativa, a opção utiliza a Série definida para o Documento de Faturação não se encontra disponível pois os movimentos podem ter origens diferentes.

 

Em seguida pressiona-se o botão para a emissão dos recibos (pode emitir recibos processando ou não).

 

Nota: as linhas dos recibos criados a partir desta rotina serão ordenados por Data da Fatura.

 

Caso este campo de seleção esteja ativo a aplicação só emite o recibo de uma fatura já previamente paga e verificada no PAYPAL.

Caso tenha selecionado um outro tipo de faturas o processamento de recibos mantem-se inalterado.

 

Esta opção só se encontra disponível se o utilizador possuir os módulos de Gestão e Contabilidade e permite introduzir um documento de Tesouraria a partir do recibo. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre Documentos de Tesouraria.

 

Esta opção permite efetuar a cobrança de vários recibos via banco.

Para a mesma ficar ativa no menu é necessário que:

1. O Local de tesouraria seja um Banco;

2. O Total do documento não seja zero;

3. A opção Recibo por transferência bancária esteja ativa;

4.Ter acesso de supervisão;

5. Ter o NIB preenchido no recibo;

6. Ter o NIB preenchido na ficha do cliente.

 

Note-se que os recibos já incluídos em transferências anteriores ou não configurados para o efeito são automaticamente excluídos deste processamento.

 

Relativamente ao funcionamento desta rotina, é necessário escolher a data inicial e a data final dos recibos, sendo opcional a escolha de um filtro.

O utilizador pode ainda selecionar um campo que funcione como uma referência própria e que vai no ficheiro <%= TopicLink([PS2],[Códigos de Retorno Ps2]) %>, através da opção Referência do Ordenante.

Antes de exportar os dados, é possível Observar o ficheiro, verificando desta forma os dados que irão ser incluídos na exportação. Nesta listagem, é possível observar o nome do banco, o nome do fornecedor, o valor líquido, o tipo de movimento, a conta bancária, bem como o NIB dos bancos de entrada e saída de valores. É de salientar que, para a aplicação ter em conta documentos com valor negativo para serem incluídos no ficheiro de transferências para o banco, tem de se ter ativo o parâmetro Permite valores negativos no ficheiro PS2.

Além da observação dos dados é ainda possível imprimir os Relatórios disponíveis, podendo o utilizador optar por:

Depois de clicar em "Exportar para ficheiro" os recibos são exportados em ficheiros do tipo PS2 sendo apresentado o ecrã do resultado de exportação de transferências bancárias.

Seguidamente, ao editar os ficheiros o utilizador pode visualizar o conteúdo dos mesmos podendo ainda imprimir as transferências.

 

Esta opção permite fazer a cobrança do recibo em que o utilizador estiver posicionado, via banco.

Com igual funcionamento, este processamento obriga às mesmas regras do anterior, residindo as maiores diferenças no ecrã da própria rotina.

Neste pode-se visualizar o n.º do recibo, a data do mesmo e o nome do cliente em questão. Depois do utilizador escolher a data da transferência pode exportar o ficheiro.

 

Nota: em ambos os casos, depois de efetuada a cobrança dos recibos via banco, a opção da tabela de recibos, Incluído em transferência bancária fica automaticamente selecionada.

 

Esta opção está disponível com o módulo de Gestão, e permite importar os ficheiros do tipo PS2 devolvidos pelo banco, relativos à cobrança dos recibos por transferência bancária, com os mesmos dados com que são exportados para o banco mais os códigos de retorno posteriormente preenchidos pelo banco.

Para o funcionamento desta opção é necessário que o utilizador, no menu Tabelas de Gestão, crie os códigos de retorno de acordo com as configurações utilizadas pelo banco, nos ficheiros devolvidos referentes às liquidações de faturação por débito direto.

Ao concluir a importação é dada ao utilizador uma mensagem a indicar se a mesma foi concluída com sucesso.

Caso o código de retorno importado esteja configurado para processar, ao importar o ficheiro do banco o recibo fica processado automaticamente.

 

Os códigos importados através da opção anterior são guardados no Histórico de Códigos de Retorno. O utilizador ao posicionar-se no documento de que pretende visualizar os dados, e selecionar esta opção poderá observar todos os registos relativos à(s) importação(ões) correspondentes ao documento selecionado. O mesmo documento pode ser importado por várias vezes, mas a sua importação só gera registos no histórico, se no ficheiro, na linha correspondente ao documento, no sétimo e oitavo dígito, tem preenchido o código de retorno.

 

Esta opção apresenta uma listagem com as cobranças via banco efetuadas para o recibo em causa.

 

Esta opção faz parte da integração online e é utilizada para integrar o recibo de c/c de clientes, quando o mesmo não foi integrado através da gravação do documento.

Apenas se encontra disponível se:

- Possuir o Módulo de Contabilidade;

- O recibo estiver configurado para efetuar a integração do documento aquando a gravação;

- O recibo tiver o campo Contabilizado inativo;

- O recibo estiver processado.

Caso o documento esteja nas condições anteriormente mencionadas e após corrigir os eventuais erros que impediram a criação do documento contabilístico aquando a gravação do documento, ao clicar nesta opção é efetuada a integração do Recibo de c/c do Cliente.

Para mais informações consulte, por favor, o Manual de <%= TopicLink([Contabilidade],[Funcionamento da Integração Online]) %>.

 

Lista Online de ficheiros de Cobranças de Recibos via Banco

Através desta opção poderá visualizar uma listagem onde é possível identificar as cobranças <%= TopicLink([online],[Configuração da Ligação a Webservice Bancário]) %> a clientes, a serem efetuadas através do banco.

 

Através desta opção poderá importar um ficheiro em formato PS2, onde é possível identificar as cobranças a clientes devolvidas pelo banco, realizadas através de transferência <%= TopicLink([online],[Configuração da Ligação a Webservice Bancário]) %>, com os mesmos dados com que são exportados para o banco acrescidos dos códigos de retorno posteriormente preenchidos pelo banco.

Para que esta opção funcione devidamente é necessário que o utilizador, no menu Tabelas de Gestão, crie os códigos de retorno de acordo com as configurações utilizadas pelo banco, nos ficheiros devolvidos referentes às liquidações de faturação por débito direto.

Ao concluir a importação é dada ao utilizador uma mensagem a indicar se a mesma foi concluída com sucesso.

Caso o código de retorno importado esteja configurado para processar, ao importar o ficheiro do banco o recibo fica processado automaticamente.

 

Se possuir <%= TopicLink([PHC ON],[O que é o PHC ON]) %> poderá obter mais informação sobre as opções do Portal de Empresas do Millennium BCP no Software PHC®, através da nossa idirecto, e poderá obter mais informação sobre «como integrar os serviços Bancários do Millenium BCP no Software PHC®» na nossa idirecto.

 

Se o recibo estiver <%= TopicLink([configurado],[Configuração de Recibos de Conta-Corrente para Clientes]) %> para receber e enviar documentos via XML é através desta opção que se enviam os documentos. Antes de se executar esta opção deve-se <%= TopicLink([configurar os documentos XML],[Configurações Documentos Xml]) %>.

 

Nota: ao exportar um documento pela segunda vez, se o ficheiro exportado anteriormente ainda permanecer no local da exportação, o utilizador terá que o sobrepor, caso contrário o documento não é exportado mantendo-se o anterior.