No ecrã de Compras existem diversas opções:

Observar os totais desta compra
Observar os totais deste documento.
Permite observar informações sobre o documento de faturação criado. Desde os valores do documento, valores de IVA e a moeda de cálculo que também podem ser observados diretamente no documento. Quanto ao custo total, lucro total e margem bruta são calculados das seguintes formas:

CustoTotal = Custo unitário * Quantidade
Lucro Total = Preço venda total - custo total
Margem bruta % = ((Total da base de Incidência - Total do custo) / Total da base de Incidência)*100

Tem a ainda a possibilidade de fazer os arredondamentos necessários à sua compra.

Fornecedor
Esta opção serve para observar os dados do fornecedor, sendo assim possível alterar alguns dos dados referentes ao mesmo. Desta forma é possível gravar uma compra com outros dados (não pertencentes ao fornecedor), ficando no entanto uma ligação ao fornecedor original (número do fornecedor). Ao clicar em Re-chamar os dados é possível voltar a colocar os dados do fornecedor.
Quando se altera os dados originais do fornecedor surge uma opção nova: Atualizar os dados do fornecedor com estes dados e que permite alterar a informação na ficha do fornecedor.

Nota: Quando o cliente tem documentos certificados emitidos e não tem Nome ou Morada preenchido mas tem o Número de Contribuinte, é possível definir o Nome e a Morada do cliente mas não é possível alterar o Número de Contribuinte.
Se o cliente tem o Nome e Morada preenchido mas não tem o Número de Contribuinte definido na sua ficha, pode preencher o Número de Contribuinte ou alterar a Morada, não sendo possível alterar o Nome.

Este ícone permite imprimir a ficha.
Para mais informações sobre esta opção consulte por favor as Impressões Definidas pelo utilizador.

Este ícone permite imprimir etiquetas do documento. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre IDUs

Consultar/alterar os equipamentos incluídos neste documento
Esta opção permite definir ou consultar os números de série e outras informações das referências do documento de compra. Consoante a configuração da compra é possível dar entrada de equipamento, sendo para tal necessário indicar pelo menos o número de série. Esta opção só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo Suporte ou o módulo de Equipamento, módulo de Stocks e se a compra estiver configurada para tal. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre os Parâmetros.
Na consulta de números de série, caso as opções Abre o ecrã para preencher os nºs de série e Abre o ecrã para eliminar os nºs de série se encontrarem ativas, surge ao utilizador uma que permite ao utilizador localizar um número de série. Após a primeira procura surge um segundo botão que permite procurar a próxima linha com a mesma condição de procura.

Nota: Para correto funcionamento desta opção é necessário que a referência utilize os números de série e que esteja definida na ficha do equipamento. Para mais informações sobre estas situações consulte por favor o manual do módulo Suporte ou Equipamento.

Depois de preencher a informação da referência na linha da compra, clica-se neste botão para introduzir os números de série, sendo ainda possível indicar por exemplo o segundo número de série.

Neste ecrã é possível consultar os números de série existentes, bastando para esse efeito carregar o botão direito do rato no campo do número de série. Caso o utilizador esteja a tentar dar entrada de equipamentos e tenta introduzir um número que não existe no ficheiro de Equipamentos, será apresentada uma mensagem a adverter sobre tal situação.

Em documentos de Compra que dão entrada de equipamentos, ao atribuir números de série através do ecrã Equipamentos para dar entrada com o documento, existe uma coluna na grelha denominada Registo, que funciona como contador de novos registos. Por cada unidade colocada na quantidade do documento, é efetuada uma numeração sequencial neste campo, de forma a que o utilizador saiba sempre em que registo se encontra posicionado.
Esta funcionalidade tem como finalidade informar os utilizadores que inserem grandes quantidades de números de série nos documentos.
Por exemplo, numa Compra são introduzidas 3 unidades de um artigo com número de série.
No ecrã Equipamentos para dar entrada com o documento, por cada linha da grelha essa coluna vai contar de 1 a 3, sendo a última linha o registo 3.
Se mais tarde, acrescentar novas linhas na Compra, no ecrã Equipamentos para dar entrada com o documento, no campo Registo irão constar as 3 linhas antigas e as 5 novas linhas, que começam novamente do 1 e terminam em 5.

Caso o utilizador esteja a utilizar a opção de Numera sequencialmente o número de série principal para a entrada de equipamentos, surgirá mais um botão no ecrã anteriormente referido . Esta opção permite preencher automaticamente os números de série, ou seja, bastará indicar o número de série inicial que a aplicação preencherá as linhas que ainda não tenham nenhum número de série associado.

Caso o utilizador tenha o parâmetro Numera sequencialmente o Nº de Série Principal por referência ativo, ele consegue preencher automaticamente apenas os números de série da referência selecionada e da posição atual na grelha de dados até ao fim dos dados relativos a esta referência.
Quando se ativa este parâmetro, automaticamente o parâmetro Numera sequencialmente o Nº de Série Principal fica inativo e vice-versa.

Caso o utilizador tenha a opção de Mostrar os Nºs de série nas linhas da compra ativa, os números de série dos equipamentos, aqui selecionados, passarão a estar visíveis na linha da referência de stock, na coluna Nº de Série, separados por uma vírgula.

Conferir quantidades por referência
Esta opção serve para a conferência de quantidades, isto é, comparar as unidades registadas no documento de compra com as unidades contadas, apurar desvios e lançar os mesmos no documento. Para que esta opção surja no documento é necessário ativar o respetivo Parâmetro.
Assim, ao colocar as quantidades na conferência são atualizadas as quantidades principais e as quantidades alternativas, conforme a configuração do documento em questão.

Relativamente ao funcionamento, ao clicar no botão referido é apresentada uma janela que permite introduzir as Referências a confirmar.

Neste local é possível introduzir a Referência e a quantidade contada (fisicamente existente) para comparar com o documento emitido. É ainda possível Introduzir ou Apagar linhas com os botões deste ecrã.

Uma função importante é a opção Importar de ficheiro a conferência de quantidades. A opção de Importação, permite introduzir um ficheiro via ODBC.

Depois de efetuadas todas as configurações e de definir o Ficheiro a importar, ao clicar em Importar as linhas, são lidas as informações e colocadas no dossier, se não existir nenhum erro na configuração do ficheiro externo.

Ao Conferir e corrigir o documento as quantidades contadas ou importadas com o documento, é apresentada uma janela com diversas informações:



Este é apenas um exemplo das mensagens que podem surgir, depende da situação da conferência propriamente dita (se o artigo existe no documento, se tem mais ou menos quantidade do que foi referido, etc.).

Ao clicar em Executar correções no documento, serão lançados os respetivos desvios, tendo por base as diversas definições patentes neste ecrã:

• Apagar no documento as Referências não encontradas na conferência

Esta opção verifica quais as referências que estão no documento mas não estão na conferência e as que se encontrarem nesta situação são apagadas do documento.


• Introduzir nas linhas as referências da conferência não encontradas no documento

Esta opção é contrária à anterior visto que vai introduzir no documento as referências encontradas na conferência e não existentes no documento.


• Corrigir as quantidades no documento com as diferenças encontradas

Como o próprio nome indica esta opção corrige no documento as quantidades, tendo como base as quantidades da conferência.


• Apagar no documento as referências corrigidas com quantidade igual a zero

Ao ativar esta opção serão eliminadas as linhas do documento que tenham quantidade igual a zero. Esta opção está diretamente relacionada com a anterior, enquanto que a anterior apenas corrige os respetivos valores e efetua acertos quando necessário, esta opção, após correção dos valores, vai eliminar as linhas do documento que se encontrem com quantidade zero.


• Corrigir os preços no documento com as diferenças encontradas

Como o próprio nome indica esta opção corrige no documento os preços, tendo como base os preços da conferência. Esta opção apenas se encontra disponível se o respetivo parâmetro estiver ativo.

Notas: Para que seja possível corrigir uma referência é obrigatório que todas as linhas existentes no documento a corrigir, dessa referência, tenham o mesmo preço unitário. É aplicado o valor proporcional à respetiva quantidade indicada na linha do documento.

Este botão permite inserir ou atualizar uma compra num Registo de Entregas.
Apenas está disponível com os módulos PHC CS Qualidade desktop, PHC CS Documentos desktop e PHC CS Gestão desktop.

Nota: Antes da explicação dos ícones das linhas é importante referir que não é possível apagar compras com pagamentos já associados.

Ícones das linhas

Nota: Se um documento está configurado para ser assinado digitalmente não é possível criar, apagar linhas e copiar linhas de outro documento, em modo de consulta ou alteração. O botão do menu das opções das linhas, embora fique visível, não apresenta qualquer opção disponível (depende dos módulos que o utilizador tiver validados).

Esta opção permite adicionar uma linha no documento.

Esta opção permite apagar a linha selecionada do documento.

Esta opção permite copiar dados de um dossier interno. Também é possível aceder a esta opção através do conjunto de teclas CTR + D. Para mais informações sobre o processo de cópia, consulte por favor o capítulo sobre Cópias a partir de Dossiers internos.

Esta opção permite copiar dados de outro documento de compra. Também é possível aceder a esta opção através do conjunto de teclas CTR + L. Na cópia de dossiers o preço unitário e o total da linha por vezes são copiados outras vezes são recalculados, veja em que situações. Consulte por favor o capítulo sobre Opções na Cópia Entre Documentos de Compra .

Esta opção permite aceder ao menu das linhas. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre as Opções especiais.

Esta opção permite observar o documento que deu origem ao movimento atualmente selecionado, ou seja o movimento de conta corrente do documento de facturação.

Entra em Intrastat (entrada)
Esta opção apenas se encontra disponível se possuir o módulo Intrastat e se o documento estiver configurado para entrar em Intrastat. Ela permite identificá-lo como um documento dirigido ao sistema intrastat. Ao premir o botão pode-se consultar e alterar toda a informação que, relativa ao documento é essencial constar na declaração Instrastat, como se pode observar na próxima imagem.



As alterações efetuadas a qualquer um dos campos apresentados na imagem podem fazer-se sentir na tabela de fornecedores no registo do fornecedor selecionado no documento. Para tal basta premir o botão existente neste ecrã para o efeito.

Permite procurar documentos com os dados das linhas, de acordo com as condições definidas pelo utilizador.
Após efetuar uma pesquisa com os dados das linhas, esses dados são atualizados de forma que ao clicar no botão de Lista da Selecção, os documentos resultantes dessa pesquisa por linhas passam para a lista de selecção, podendo assim navegar pelos vários registos resultantes da pesquisa.

Fixar Colunas
Na grelha das linhas dos documentos de compra é possível fixar colunas (uma ou várias) através do botão direito do rato sobre o cabeçalho da coluna até onde se quer fixar.
Nessa altura surge um menu através do qual o utilizador pode escolher Fixar até esta coluna ou, caso já existam colunas fixas, pode Libertar as colunas fixas . Esta opção é particularmente importante, uma vez que, após fixar colunas, deixa de ser possível alterar as suas posições. Assim, caso se pretenda mover colunas, terá primeiro que as libertar.

A aplicação guarda, as configurações efetuadas nas compras, respeitando:

As colunas fixas por utilizador (por PC);

O tipo de documento;

Nas gamas Advanced e Enterprise, a configuração das colunas pelo workflow

.

Se uma das colunas fixas deixar de existir no documento por nova configuração do mesmo, como por exemplo, se um documento deixar de trabalhar produtos compostos, a coluna Comp? deixa de existir. A aplicação vai buscar outra coluna da grelha e coloca-a no lugar da anterior, para que o documento mantenha o número de colunas fixas definido.

Se tiver um documento em Euros, cujas primeiras 3 colunas fixas sejam, Referência, Designação e Quantidade e no mesmo documento noutra moeda, quiser que as colunas fixas sejam outras, tenho de, na moeda estrangeira, libertar as colunas fixas e definir nova ordenação para colunas. Por fim basta colocar de novo as três primeiras colunas fixas.
Esta configuração é respeitada.
Ou seja, apesar do número de colunas fixas ser sempre o mesmo, as colunas que estão efetivamente fixas podem ser diferentes, consoante a moeda em que se esteja a emitir o documento.

Para as Gamas Advanced e Enterprise

Para o mesmo tipo de documento, podem existir duas configurações de Workflow, que se podem aceder através do botão . Este botão também permite introduzir novas configurações de colunas no workflow operacional. Podem 2 utilizadores diferentes usar as duas de forma partilhada, ou usar cada um a sua configuração.
Relativamente às colunas fixas, usando por exemplo a mesma configuração de workflow, (como este número é guardado por utilizador), podem existir para os dois utilizadores números de colunas fixas diferentes. A aplicação respeita estas configurações.

Com Workflow Operacional, há que considerar que, se mudar a configuração das colunas das grelhas, caso a configuração escolhida tenha menos colunas que as que estavam fixas na configuração anterior, na configuração ativa não ficam quaisquer colunas fixas. Mas se voltar à configuração anterior, a aplicação volta a colocar o número correto e antes definido de colunas fixas.

Ainda, se a configuração escolhida tiver o mesmo número de colunas que as que se encontravam fixas, ao aplicar esta configuração, as colunas apesar de estarem em mesmo número, deixam de estar fixas. Se o utilizador pretender de facto trabalhar com todas as colunas fixas tem de, com clique direito, voltar fixá-las.

Conforme mencionado, este botão está ligado às configurações de workflow relacionadas com as colunas do documento selecionado. O funcionamento deste botão obedece ao tipo de utilizador e respetivos acessos, que se encontrar no documento em questão.

Para utilizadores configurados como Administrador de sistema

O botão permite ativar cada configuração disponível e ainda, aceder ao ecrã de Workflow Operacional para criar novas configurações para o tipo de documento atual, ou aceder à ficha da configuração atual, para proceder a alterações à mesma, que ficam disponíveis imediatamente após a gravação do Workflow Operacional.
Quando não existe qualquer configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, esse botão permite apenas criar uma configuração para esse tipo de documento.

Para utilizadores não configurados como Administrador de sistema

Quando existe mais do que uma configuração para o utilizador e tipo de documento atual, este botão permite ativar cada configuração disponível.
Quando existe apenas uma configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, não aparece o botão do lado direito da grelha, mas a configuração disponível é automaticamente ativada.
Quando não existe qualquer configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, não aparece o botão do lado direito da grelha e o ecrã comporta-se como sempre até aqui, ou seja, mostrando todas as colunas disponíveis para aquele tipo de documento.

De salientar que a aplicação guarda e ativa automaticamente, a última configuração utilizada por um utilizador num determinado tipo de documento.
A aplicação guarda também as posições e tamanhos das colunas por utilizador / tipo de documento / configuração.

Para mais informações relacionadas com o Workflow, se possuir a gama Advanced ou Enterprise, aceda ao respetivo manual.

Nota: Os restantes ícones de carácter geral encontram-se explicados nas Opções globais.