Este ecrã tem como funcionalidade gerir todos os projetos em que o utilizador está envolvido. O ecrã tem três divisões principais:

A área dos Relatórios

Do lado esquerdo do Monitor o utilizador pode retirar relatórios de diversa ordem;

A área dos Projetos e Tarefas

Onde aparecem as tarefas e projetos nos quais o utilizador se encontra envolvido. Lado direito do monitor;

Opções Gerais do PHC CS Equipa desktop

(parte inferior do monitor).Área de relatóriosNesta área o utilizador pode visualizar diversos relatórios resumidos:Novidades desteEste campo apresenta a data da última vez que o utilizador entrou no portfólio de projetos e permite visualizar as datas introduzidas para os próximos 30 dias e as últimas notícias introduzidas nos projetos.

Datas introduzidas para os próximos 30 dias - Esta listagem mostra as Datas ordenadas cronologicamente, identificadas por um pequeno resumo que serve de ligação ao registo; com um clique, sobre o Resumo acede-se diretamente ao mesmo. No campo Data é possível visualizar a data de calendário para a qual ficou marcada, com hora de início e de fim. Por fim o campo Projeto identifica o projeto correspondente a cada data.

Últimas Notícias - Permitem visualizar o Resumo e o Headline da Notícia, sendo que também o resumo se traduz num link direto para o registo em questão. São ainda apresentados os seguintes campos: a Data em que foi introduzida a notícia e a que projeto ela diz respeito.

Ao alterar a data no campo Novidades desde , o relatório apresentará os dados existentes desde a data introduzida até à data presente.Minhas tarefas por dataEste relatório apresenta as tarefas em aberto do utilizador, ordenadas por data de fim. Assim, elas são visualizadas da que tem a data final mais recente para a mais antiga. De cada Tarefa o utilizador visualiza o resumo e a descrição, sendo o resumo uma ligação direta para o registo em questão. Minhas tarefas por prioridadeNeste relatório pode consultar as tarefas que tem para executar, separadas por prioridade. As tarefas aparecem ordenadas por prioridade sendo apresentadas da mais para a menos prioritária.A informação relativa às tarefas em aberto apresentada por esta listagem identifica para cada tarefa o respetivo resumo, descrição e projeto, bem como os dias que faltam para o término da mesma de acordo com a data de fim estabelecida. Também neste caso o resumo se traduz numa ligação direta ao registo em questão.

Área de projetos e tarefas

Esta área tem várias páginas. Cada uma destas páginas tem uma função específica.ProjetosNesta página pode consultar os Projetos e Assuntos que tem acesso. Pode consultar as tarefas de cada projeto de forma imediata.Para consultar um destes projetos, ou seja, para aceder ao monitor destes projetos basta dar duplo clique no nome do projeto ou selecionar o projeto e pressionar o botão consultar.A informação relativa a cada projeto, que o utilizador pode visualizar neste local é a seguinte:

Projeto

Status

Responsável

Início

Fim

Quem abriu

O Portfólio permite visualizar, para além dos projetos, as respetivas tarefas. Também se encontra disponível, relativamente às tarefas, a informação a cima referida.Constitui exceção a informação de quem abriu a tarefa.Para filtrar os projetos que constam desta página pode colocar uma palavra na opção procurar. Ao digitar uma palavra a aplicação procura e mostra de imediato os projetos que contêm essa palavra na sua descrição. Pode ainda criar um filtro na opção de filtro. Sempre que aceder ao Portfólio de projetos, a informação aparece imediatamente filtrada pelo filtro definido.Se pretender imprimir a informação do Portfólio pode fazê-lo através do botão Através do botão do canto superior direito pode procurar no portfólio, projetos cuja descrição tenham determinada palavra ou frase.Os botões permitem abrir e fechar os nós dos dados apresentados.Colocar/Retirar de projeto favoritoSobre cada projeto pode clicar com o botão direito do rato e defini-lo como projeto Favorito. Os projetos favoritos são apresentados neste ecrã logo no seu início e separados dos restantes. Aparecem da seguinte forma como se pode visualizar na imagem a cima, no projeto preparação do Artigo de Natal. Com esta opção, quando existem muitos projetos em curso, torna-se mais simples aceder aos projetos a que se tem necessidade de aceder constantemente, evitando ter que os procurar na lista. Para retirar de Favorito basta clicar outra vez no projeto com o botão direito do rato e selecionar a respetiva opção.Relativamente aos Assuntos estes permitem que determinadas questões entre dois indivíduos, de resolução simples possam ser tratadas de forma rápida e prática. Cada assunto não é mais do que um projeto com uma única tarefa e, se preenchido, um único item. Os assuntos podem ser consultados e tratados no Monitor do Projeto à semelhança dos restantes projetos de PHC CS Equipa desktop.Se um assunto evoluir pode ser transformado num projeto normal, bastando para isso retirar a validação de Assunto da respetiva ficha de Projeto.Se fechar a tarefa de um assunto, ação esta que só pode ser efetuada pelo utilizador que iniciou o assunto, o projeto é automaticamente encerrado.O desenvolvimento do assunto pode ser seguido e tratado na página de Assuntos do Portfólio de Projetos ou no navegador.Se tiver acesso a introduzir projetos irá aparecer um botão nesta página para introduzir . Com esta opção o utilizador acede diretamente ao ecrã principal de projetos em modo de introdução.Existe ainda a opção para para excel ou para Open Office Calc as tarefas apresentadas.OpçõesNa página Opções podem definir-se as opções de visualização da página de projectos. Existem as seguintes opções:Observar as tarefas por projetoSe esta opção estiver selecionada para cada projeto serão apresentadas as tarefas em aberto e apenas se o utilizador as puder consultar. Com esta opção selecionada e se já existirem dezenas de projetos criados, poderá ficar muito lenta a apresentação e cálculo dos projetos na página projetos. A opção Todas as tarefas, desta listagem, não disponibiliza realmente todas as tarefas. Só aquelas, das quais o utilizador é o responsável ou que tenham sido criadas por ele.Observar as tarefas apenas do utilizadorCom esta opção pode consultar apenas as tarefas de um determinado utilizador. Assim, rapidamente pode ver, se possuir o acesso ver todas, quais as tarefas que um determinado utilizador tem para executar em todos os projetos. Quando um utilizador apenas pode visualizar as suas próprias tarefas, ao abrir o Portfólio, este campo aparece preenchido por defeito com o seu nome.Observar também as tarefas já fechadasPor defeito apenas aparecem as tarefas em aberto. Para consultar as tarefas fechadas é necessário selecionar esta opção.img src="images\vgpeq.gif" class="img-responsive"> Se tiver PHC ON Otimize a sua agenda e saiba como visualizar tarefas e passos de tarefas fechadas na Agenda de Marcações aquiObservar apenas as tarefas críticasCom esta opção apenas serão apresentadas as tarefas críticas. Assim poderá consultar nos vários projetos qual o estado das várias tarefas críticas.Calcular o estado para projetos com controlo críticoAo ativar esta opção fica visível um ícone com um fundo amarelo ou vermelho nas tarefas que se encontram atrasadas ou com data de limite ultrapassada.TarefasEsta página tem como objetivo melhorar a gestão do tempo de cada utilizador. Nela poderá consultar as tarefas selecionando as seguintes formas de visualização: Poderá ainda definir um filtro para que dentro de um dos critérios só apareçam determinadas tarefas.Com o clique da direita em cima da tarefa poderá alterar rapidamente diversa informação.Para além de imprimir pode:

Marcar/Desmarcar a tarefa - (Desta forma pode rapidamente marcar as tarefas que irá executar de seguida, de modo a que na opção marcadas apareçam apenas aquelas que estão determinadas para serem executadas de imediato);

Fechar/Reabrir a tarefa;

Atribuir a tarefa a outro utilizador - (o que ficará automaticamente registado como um passo dessa tarefa);

Adiar 1, 2 ou 3 semanas;

Adiar 1, 2 ou 3 meses;

Prioridade +1 (incrementar) - (o que significa que uma tarefa de prioridade 2 passará a assumir prioridade 3, ou seja, passa a ser menos prioritária do que o considerado anteriormente);

Prioridade -1 (decrementar) - (o que significa que uma tarefa de prioridade 2 passará a assumir prioridade 1, ou seja, passa a ser mais prioritária do que o considerado anteriormente);

Como se pode observar, as tarefas marcadas encontram-se com cores distintas. Estas cores dependem do que se encontra definido nos Parâmetros e permite distinguir as tarefas por duração das mesmas.AssuntosEsta página permite gerir todos os assuntos em que o utilizador se encontrar envolvido. É possível pedir a lista de Assuntos, dividida por:

Todos os assuntos - Todos os assuntos nos quais o utilizador se encontra envolvido;

Assuntos em que estou envolvido - Mostra todos os assuntos iniciados ou da responsabilidade do utilizador;

Assuntos que iniciei - Permite consultar apenas os assuntos iniciados pelo utilizador. Esta opção ajuda por exemplo a identificar os utilizadores com quem estão os assuntos iniciados;

Assuntos com e sem atividade nas últimas semanas - Esta opção permite verificar por exemplo, os assuntos que possam estar esquecidos evitando atrasos na resolução dos mesmos;

Nesta página é possível tratar de um assunto a partir do botão e executar as mesmas opções associadas a qualquer tipo de tarefa (adiar, fechar, etc). Pode abrir Assuntos novos através do botão .Ao introduzir um novo assunto a aplicação disponibiliza um ecrã específico no qual se podem preencher os campos necessários, como se pode observar na imagem:Na página Assunto pode escrever o Resumo do assunto, designar o seu Responsável e elaborar uma Descrição mais pormenorizada do mesmo. Pode ainda definir um nível de Urgência e de Importância para o mesmo, sendo que o nível 1 é o menos urgente e menos importante e o nível 5 o mais urgente e importante.Estes dados são guardados na tarefa que vai ser criada ao gravar o assunto.Por fim, pode ainda Notificar o responsável por mail ou mensagem interna, definir uma data de fim para o tratamento do assunto ou definir que não existe prazo para o fim do mesmo.A página Item permite escrever uma descrição ou um texto que pode ser consultado pelo responsável do assunto. Se possuir o módulo PHC CS Documentos desktop pode ainda inserir Anexos que ficarão ligados ao assunto que esta a criar.Não podem ser criados dois assuntos com o mesmo resumo.Ao gravar o novo assunto são criados todos os dados relacionados com o mesmo; um Assunto no portfólio de projetos, com uma tarefa, um Item e com os respetivos Anexos, caso possua o módulo PHC CS Documentos desktop.Os assuntos também podem ser consultados do ecrã de Ponto de Situação.Área inferior - Opções gerais do Portfólio de ProjetosNesta área encontram-se diversas opções gerais do PHC CS Equipa desktop:Ao premir o botão acede directamente à sua Agenda de Marcações onde poderá visualizar para além das suas marcações, tarefas e datas introduzidas.Este botão é um atalho através do qual pode aceder diretamente ao Monitor de Mensagens.Através da opção pode aceder ao ecrã geral de sincronização com o Outlook para sincronizar as áreas que desejar.Através do botão pode aceder ao ecrã de Ponto de Situação.O botão permite consultar um relatório de atividade de um utilizador. Análises de Valores Reais e BudgetAo clicar neste botão acede às análises relacionadas com a parte financeira do projeto, onde são confrontados e analisados os dados dos Valores Reais e do Budget. Calendário anualNesta opção é possível consultar em formato de calendário anual, todas as datas marcadas (ou apenas datas de determinados tipos) para um determinado ano. Assim pode por exemplo consultar todos os eventos de determinado ano, ou datas de um tipo específico. Procurar informaçãoEsta opção permite procurar informação em todas as áreas de todos os projetos a que tem acesso. É um motor de pesquisa para encontrar informação dentro do conjunto de dados disponíveis no PHC CS Equipa desktop.Com a opção pode consultar (apenas em modo de leitura, ou seja, sem poder alterar) o planeamento no tempo, dos projetos em que está envolvido. Pode filtrar a informação para que só sejam apresentados os projetos que se pretendem. Serão apresentados os vários projetos com a sua data inicial e final. Se possuir PHC ON saiba mais sobre como tirar proveito da área visível do ecrã "Planeamento", carregando aqui.Para atualizar a informação deve pressionar o botão .Como foi dito anteriormente, com duplo clique num projeto ou através do botão o utilizador acede diretamente ao Monitor do projeto em questão.