Este exemplo foi elaborado com o intuito de complementar a explicação deste módulo.
Ele parte da criação de um projeto e explica algumas funcionalidades da aplicação.

Tem como objetivo apresentar a flexibilidade e facilidade de acesso à informação bem como o rápido tratamento da mesma. Pretende-se ainda mostrar o sistema de segurança de dados através dos acessos atribuídos aos utilizadores.

Exemplo:

Numa Editora, a chefe de redação começa a preparar o Artigo de Natal. Depois de algumas reuniões e de algum trabalho preparatório, decidiu criar um projeto e atribuir algumas tarefas aos colaboradores do Departamento Editorial.

Como já existia um projeto idêntico relativo ao artigo de Natal do ano anterior, a chefe de redação, criou este novo projeto a partir de um projeto exemplo.

Ao projeto Preparação do artigo de Natal da Revista a chefe de redação Ana Isabel agregou os utilizadores Tânia Paiva e Inês Chaves.

À Tânia deu acesso total ao projeto e permitiu-lhe aceder à configuração do mesmo.
À Inês Chaves apenas deu alguns acessos, que lhe permitam trabalhar, salvaguardando assim a confidencialidade de algumas informações.

Após a criação do projeto, este passou a figurar no Portfólio de projetos da Ana Isabel. Neste local este projeto encontra-se definido como favorito. Como?

Clicando duas vezes sobre o projeto mencionado, a Ana acedeu ao seu Monitor. A partir deste decidiu ver também como ficaria ocupado o seu tempo daqui para a frente, com a realização deste projeto.

Observe agora as respetivas tarefas criadas pela Ana Isabel, no Monitor de Projetos:



1* - Com um clique, (por terem o respetivo acesso) a Ana Isabel e a Tânia acedem diretamente às configurações do projeto.
Como se pode visualizar este projeto é confidencial.
2* - As tarefas e passos fechados são visualizados no Monitor após configuração neste local.
3* - Todo o projeto é gerido a partir do Monitor.
4* - A Ana Isabel fechou este passo após conclusão do mesmo. Apenas se consegue visualizar este passo, porque o Monitor se encontra preparado para tal.
5* - A Ana Isabel atribuiu a tarefa Redação ao utilizador Inês Chaves. Ao fazê-lo, a aplicação criou um passo que registou esta atribuição. Como a atribuição foi um passo momentâneo, o passo foi fechado automaticamente pelo Equipa.
6* - Este campo permite efetuar procuras pelo nome do projeto.

Quando a Inês acedeu ao seu monitor viu a sua nova tarefa. Decidiu marcá-la para que esta se destaque no Monitor, por entre as restantes tarefas e ser assim tratada com a máxima rapidez.

Veja o que a Inês visualizou quando acedeu ao seu monitor de Projeto e como marcou ela a tarefa:



1* - Como não tem acesso à configuração do projeto o nome do mesmo não aparece sublinhado.
2* - A Inês não tem acesso às Notícias e aos Valores. Logo, estas opções não aparecem no seu Monitor.
3* - Não tendo acesso a criar Fases, o botão respetivo não aparece disponível.
4* - Com um clique direito, a Inês acedeu a determinadas opções, entre as quais existe uma que lhe permitiu marcar a sua nova tarefa.

No Monitor a tarefa marcada passou a visualizar-se da seguinte forma:

Passados alguns dias, o utilizador Ana Isabel a partir do Portfólio percebe que algo se passa com o seu projeto. Existe uma tarefa fechada e outra marcada a vermelho, o que significa que esta tarefa se encontra atrasada:

1* - A Ana Isabel consegue visualizar tarefas dos projetos no Portfólio devido à configuração que efetuou nas Opções.
2* - Se acedesse a esta página, a Ana podia ver as tarefas relativas a todos os projetos que ainda tem a seu cargo. Pode apenas ver as suas tarefas marcadas, ou seja, aquelas na tarefa têm a opção marcada pelo responsável ativa.
3* - Após selecionar a tarefa, resolveu consultá-la acedendo diretamente ao ecrã principal de tarefas.

img src="images\vgpeq.gif" class="img-responsive"> Se tiver PHC ON Otimize a sua agenda e saiba como visualizar tarefas e passos de tarefas fechadas na Agenda de Marcações aqui.

No ecrã de tarefas, a Ana decidiu que seria bom notificar a Inês, para que esta não descurasse mais a tarefa. Perguntou-lhe somente o porquê de ela se encontrar em atraso e marcou-a também como tarefa crítica.

No Monitor de projeto, a tarefa passou a visualizar-se da seguinte forma:

Quando a Inês entrou na aplicação no dia seguinte, viu que tinha mensagens não verificadas. As mensagens não lidas eram da Ana Isabel e diziam respeito a uma tarefa.

1* - A descrição da primeira notificação;
2* - A identificação de quem enviou a mensagem e quando;
3* - A notificação enviada quando a Ana Isabel colocou a tarefa em estado crítico;
4* - A Inês pode visualizar o registo diretamente a partir da mensagem. Se o fizesse, acedia diretamente ao ecrã de Tarefas, no registo em questão.
5* - A mensagem leva todas as informações que são relevantes para a Inês poder identificar a Tarefa muito rapidamente.
6* - Através do botão de reencaminhar a Inês Chaves pode responder rapidamente à Ana Isabel, através de Mensagem Interna.

De facto, o trabalho da Inês estava atrasado e esta decidiu enviar um e-mail a todos os utilizadores do projeto a explicar o porquê e a informar que nesse mesmo dia a tarefa estaria terminada.

Veja o e-mail enviado:



1* - Se na ficha de cada utilizador o campo do e-mail se encontrar preenchido ao clicar na opção o ecrã de mail abre automaticamente com estes campos já preenchidos.
2* - No e-mail, o Subject: é automaticamente preenchido com o nome do Projeto ao qual pertence a tarefa.
3* - O E-mail também leva a informação relativa à tarefa em questão.

Quando a Inês concluiu o seu trabalho fechou de imediato a tarefa.

Como?
A partir do Monitor, deu duplo clique na tarefa e acedeu diretamente ao ecrã de Tarefas. Aqui, escreveu o que achou necessário para a dar por terminada, alterou o respetivo Status para fechado e premiu o botão de fechar.
Na tarefa, pode ver-se agora a seguinte informação:



No Monitor de Tarefas da Inês, a informação relativa a esta tarefa aparece agora da seguinte forma:

A Ana Isabel tinha configurado a aplicação para que as tarefas que atribuísse tivessem notificações automáticas no caso dos responsáveis das mesmas as fecharem.

Logo, quando a Inês fechou a sua tarefa, a Ana Isabel recebeu uma mensagem interna.
Nota: Podemos observar que a Ana Isabel não trabalha com PHC Corporate, uma vez que as Notificações apenas existem nas Gamas Enterprise e Advanced.

Quando a Ana Isabel entrou na aplicação viu o seguinte no Navegador:



De seguida clicou no link de notificações de tarefas acedendo diretamente ao ecrã de Mensagens:



1* - A Identificação do remetente e do destinatário da mensagem. Neste caso, o remetente é o utilizador que fechou a tarefa.
2* - A data e a hora a que a mensagem foi enviada. Neste caso corresponde à data e hora de fecho da tarefa.
3* - O resumo da mensagem identifica o tipo de notificação, pelo que a Ana ficou automaticamente a saber que se tratava do fecho de uma tarefa.
4* - A mensagem tem agregada toda a informação relativa à tarefa que foi encerrada. De qualquer forma também através deste ecrã é possível aceder diretamente ao registo da tarefa e visualizar a restante informação, nomeadamente a Descrição, onde a Inês escreveu as suas notas finais antes do fecho da mesma.

Entretanto, no dia seguinte Ana Isabel decidiu fechar a sua tarefa de Revisão.

No Monitor passou a ver-se o seguinte:



Quando fechou esta tarefa também a Ana escreveu umas considerações finais na tarefa que vão originar o seguimento do trabalho da preparação do artigo de Natal. O que a Ana escreveu foi o seguinte:

Ao marcar uma reunião, a Ana fê-lo através das Datas, ficando a ver no seu Monitor de Projetos a data para dia 18.09.2006.

Quando a Inês entrou no seu Monitor viu o seguinte nas Novidades:

Por prevenção, decidiu verificar a sua Agenda, para se certificar que a reunião não iria coincidir com qualquer outra data ou marcação.

Durante o dia, a Inês Recebeu uma mensagem no Fórum da Ana Isabel à qual respondeu prontamente.

Caso não tivesse existido este diálogo, a Ana Isabel não poderia ter confirmado a entrevista com a Madame du Louvre para a data indicada.

Este exemplo, passou apenas por alguns locais fulcrais de funcionamento da aplicação de forma a apresentar a lógica de funcionamento do Equipa.